¿Qué es una cuenta de control?
Una cuenta de control es un tipo de cuenta en el libro mayor que refleja exclusivamente el saldo de una o varias cuentas subsidiarias relacionadas. Las empresas llevan registros de sus transacciones en libros auxiliares, que luego se consolidan y resumen en la cuenta de control correspondiente.
El saldo final en una cuenta de control debe coincidir con el saldo total del libro auxiliar relacionado. Si los saldos no coinciden, puede indicar que se ha registrado una entrada en la cuenta de control pero no en el libro auxiliar.
Tipos de cuentas de control
Las dos cuentas de control más comunes son las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, debido al sistema de contabilidad de doble entrada. Otros tipos de cuentas de control incluyen:
- Inventario
- Activos fijos
- Nómina
El software de contabilidad puede ayudar a categorizar datos y generar cuentas de control y sublibros, lo que permite segmentar la información y mantener prácticas contables precisas.
Uso de una cuenta de control
Las cuentas de control se actualizan diariamente para reflejar la actividad en las operaciones de una empresa. Es importante completar el registro de todas las transacciones en las cuentas de control antes de cerrar los libros al final de un período de reporte. De lo contrario, las transacciones podrían quedar sin registrar en los estados financieros, causando discrepancias.
Las organizaciones grandes suelen usar cuentas de control, ya que su volumen alto de transacciones requiere una gestión organizada y eficiente. En cambio, las organizaciones pequeñas generalmente pueden gestionar todas sus transacciones en el libro mayor y no necesitan un libro auxiliar vinculado a una cuenta de control.
Ventajas de una cuenta de control
Como el libro mayor no puede manejar todos los detalles transaccionales, una cuenta de control mantiene todo ordenado. Es especialmente útil cuando el libro mayor registra varias cuentas.
Cómo funcionan las cuentas de control
Las cuentas de control constituyen la base del libro mayor y son un elemento fundamental del sistema de contabilidad de doble entrada. Sirven como un informe resumido de los saldos totales de cada sublibro, permitiendo un análisis más sencillo del balance general sin incluir todos los detalles de cada sublibro.
Una organización grande con operaciones complejas puede tener un libro mayor que contenga muchas cuentas de control, como cuentas por cobrar, basadas en diversos sublibros. Cada cuenta de control está vinculada a un saldo resumen en el libro mayor, que coincide con las transacciones de cada sublibro.
Por ejemplo, la cuenta por cobrar registra cada transacción, incluyendo información del cliente, detalles de ventas, devoluciones, reembolsos y pagos en su sublibro. Este sublibro se calcula en totales en cada período de reporte y conforma el saldo de la cuenta de control de cuentas por cobrar. Por lo tanto, la cuenta de control de cuentas por cobrar representa el monto total adeudado a la empresa, mientras que el sublibro muestra cuánto debe cada cliente.
La contabilidad de control es una forma de generar informes financieros limpios, manteniendo controles para una liquidación precisa. Los saldos de los clientes en los sublibros deben coincidir con la cuenta de control para obtener un informe financiero exacto. Cualquier discrepancia indica un error en los registros que debe corregirse.
Un ejemplo de cuenta de control
Una empresa tiene numerosos clientes con saldos pendientes en cuentas por cobrar. La empresa mantiene cuentas subsidiarias separadas para cada cliente para registrar estos saldos.
Al final del período de reporte, todos estos saldos individuales se transfieren a la cuenta de control de cuentas por cobrar. Esta cuenta de control se refleja en el libro mayor y en los estados financieros como un saldo único de cuentas por cobrar. Esto elimina la necesidad de mantener cientos de cuentas individuales.
Si la empresa desea información detallada, puede revisar las cuentas subsidiarias. La gestión mediante cuentas de control ayuda a mantener el libro mayor limpio y organizado, facilitando la gestión financiera para los contadores.
Diferencia entre cuenta de control y cuenta de suspense
Estas son las principales diferencias entre las cuentas de control y las cuentas de suspense:
- Una cuenta de control funciona como una versión resumida de las cuentas del libro mayor y se usa para monitorearlas. En cambio, una cuenta de suspense se usa para registrar entradas no explicadas o dudosas en los estados financieros.
- Una cuenta de control debe coincidir con las cuentas subsidiarias, ya que es un resumen. Las cuentas de suspense son cuentas temporales que almacenan transacciones no explicadas antes de ser identificadas y transferidas a la cuenta correspondiente.
- Las cuentas de control contienen principalmente cuentas por cobrar y pagar a o desde las cuentas subsidiarias, mientras que las cuentas de suspense contienen la diferencia entre los débitos y créditos totales.
Cuenta de control vs Paquete de trabajo
Una vez que se divide el alcance del proyecto en forma de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), paquetes de trabajo y nivel de actividad, es necesario seguir si el proyecto está alcanzando sus hitos. Sin embargo, es muy difícil hacer un seguimiento a nivel muy alto o en el nivel más bajo (el nivel más bajo es el de la actividad).
Para gestionar mejor el proyecto, se establece un punto de control entre la EDT y el paquete de trabajo, llamado la Cuenta de Control.
La Cuenta de Control es un punto de control de gestión donde se integra y compara el alcance, costo y cronograma con el valor ganado para medir el rendimiento. Las Cuentas de Control se ubican en puntos de gestión seleccionados en la EDT. Cada Cuenta de Control tiene un código único o número de contabilidad que se puede vincular al sistema de cuentas.
El ‘Paquete de Trabajo’ es un entregable obtenido tras descomponer la EDT. Los paquetes de trabajo se dividen en niveles de actividad. Una Cuenta de Control generalmente incluye uno o más paquetes de trabajo. La figura siguiente explica las relaciones o jerarquías en las que se sitúan cada uno de los componentes.
Línea base de costos vs Presupuesto de costos
Durante la estimación de costos, el gerente del proyecto calcula una cifra y añade una reserva de contingencia que se convierte en la Línea base de costos. Sobre esta línea base, se añade una reserva de gestión de riesgos. Esta cifra combinada se convierte en el presupuesto del proyecto. La diferencia entre la línea base de costos y el presupuesto se llama reserva de gestión de riesgos o riesgo desconocido.
Gestión del valor ganado (EVM)
Veamos algunos términos y la fórmula utilizada para calcular el avance del proyecto en términos de ganancias. La siguiente tabla proporciona tanto la definición como la fórmula:
Por ejemplo, consideremos un proyecto valorado en 4 millones de dólares que debe completarse en 4 meses. Se asume que la distribución del trabajo estimado es lineal, es decir, que al finalizar el primer mes se debe completar el 25% del trabajo con un costo de 1 millón de dólares, al final del segundo mes el 50% y un gasto de 2 millones, y así sucesivamente. Supongamos que al final del tercer mes, el proyecto está al 60% y ha costado 3.5 millones de dólares. ¿Cuál es la condición del proyecto?
De este caso, podemos definir los siguientes valores:
Costo real (CR) = 3.5 millones de dólares, Valor ganado (VG) = 60% de 4 millones = 2.4 millones de dólares, y Valor planificado (VP) = 75% de 4 millones = 3 millones de dólares.
Los cálculos son los siguientes:
CV = VG – CR = 2.4 – 3.5 = -1.1, SV = VG – VP = 2.4 – 3 = -0.6, CPI = VG / CR = 2.4 / 3.5 ≈ 0.69 y SPI = VG / VP = 2.4 / 3 ≈ 0.8.
¿Qué significa esto?
En resumen, el proyecto está en malas condiciones: por los valores negativos en las variaciones y porque los índices de rendimiento están por debajo de 1. El proyecto está sobre el presupuesto y retrasado en el cronograma en 1.1 millones y 0.6 millones respectivamente.
Por cada dólar gastado, solo se obtiene el 69%, y el proyecto progresa al 80% de lo planeado inicialmente.
Este ejemplo ilustra cómo realizar cálculos de EVM.
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Conclusión
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