Iniciar un pequeño negocio implica encargarse del mantenimiento anual continuo. Estas responsabilidades varían según la formación de tu entidad, ubicación y sector. Sin embargo, los pequeños negocios deben cumplir con estas obligaciones para mantener la conformidad con las leyes estatales y federales.
¿No sabes por dónde comenzar con tu mantenimiento anual? Aquí te presentamos algunas áreas internas y externas que debes atender para asegurar que tu negocio esté en regla.
Presentar un Informe Anual
¿Qué es un informe anual? Es un documento que registra los cambios realizados en un negocio a lo largo del año. Algunos cambios pueden incluir nuevos directores o funcionarios, sus nombres y direcciones, cambios en la dirección del negocio, cambios en el nombre o dirección del agente registrado, o modificaciones en las actividades comerciales.
Un informe anual no debe confundirse con un informe inicial. Este último se presenta al momento de constituir una empresa, como una LLC o una corporación. Incluye información básica sobre el negocio para que el estado entienda sus operaciones diarias. No todos los estados o tipos de entidad requieren un informe inicial, así que es recomendable consultar con la Secretaría de Estado local para verificar si tu negocio necesita presentarlo.
¿Cuándo deben presentarse los informes anuales? En algunos estados, cada año; en otros, cada dos años. Lo mejor es consultar con la Secretaría de Estado de tu estado para conocer la fecha límite específica para tu negocio.
Mantener Acuerdos de Operación, Actas Corporativas y Estatutos
¿Qué tipo de entidad has constituido? Si formaste una LLC, debes actualizar regularmente tu acuerdo de operación. Este es un documento escrito que define cómo se gestiona la LLC por sus miembros.
Las corporaciones, por otro lado, deben llevar actas y estatutos corporativos. Las actas son notas detalladas tomadas durante las reuniones, que sirven como registro escrito para futuras referencias. Los estatutos establecen las reglas y regulaciones para la operación de la corporación, incluyendo la elección de directores, derechos y responsabilidades de los propietarios, y cómo se realizan las reuniones anuales.
Aunque no es obligatorio mantener un acuerdo de operación para una LLC, se recomienda tener uno por escrito. Para las corporaciones, sí son requeridos los actas y estatutos.
Obtener Licencias de Negocio
Casi todos los negocios necesitan licencias o permisos que les permitan operar legalmente en su sector, ciudad, condado y estado. Sin esta licencia, tu negocio podría ser multado, quedar en mala situación o incluso ser cerrado de manera involuntaria.
Para mantenerte en regla, obtén las licencias específicas que requiere tu negocio. Puedes consultar con la Secretaría de Estado local para saber qué licencias o permisos necesitas.
Registrar un Nombre Comercial (DBA)
Un DBA, conocido como «hacer negocios como», permite que tu empresa opere bajo un nombre diferente al legal. Algunos estados también llaman a esto nombre supuesto, ficticio o comercial. Registrar un DBA te permite aceptar pagos y abrir cuentas bancarias bajo un nombre alternativo.
¿Qué significa esto? Con un DBA, puedes gestionar tu negocio con un nombre distinto al legal. No todas las empresas optan por esto, pero si decides hacerlo, deberás registrar y presentar el DBA para cumplir con la normativa.
Solicitar un Certificado de Buena Situación
Algunas empresas desean operar en un estado diferente al de su formación original. Para ello, generalmente necesitan solicitar una autorización de operación, acompañada de un certificado de buena situación.
Este certificado, emitido por un funcionario estatal, acredita que tu LLC o corporación está en regla y en buen estado con el estado. Es esencial para realizar operaciones en otros estados, abrir cuentas bancarias, renovar licencias o solicitar financiamiento.
Pagar Impuestos de Franquicia
Dependiendo de tu estado de incorporación, puede que debas pagar impuestos de franquicia. Consulta con la Secretaría de Estado local para verificar si esto aplica a tu organización.
Pagar Tasas de Presentación
No olvides que mantenerte en cumplimiento, como presentar un informe anual, requiere pagar las tasas correspondientes. Asegúrate de abonar las tasas asociadas para que tu negocio siga en buena situación con el estado.