Introducción a los Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos
Un sistema de información para la gestión de proyectos recopila, organiza y utiliza datos del proyecto mediante una o varias aplicaciones de software. Estos programas ayudan a los gestores de proyectos en la planificación, ejecución y cierre de sus proyectos, además de organizar el flujo de información.
Existen diferentes tipos de software PMIS, la mayoría con funciones similares como recopilación de información, autorización de trabajo, herramientas para programación y entrega, entre otras. Algunas funciones adicionales incluyen la recopilación y reporte automatizado de indicadores clave de rendimiento (KPI).
¿Para qué se usa un PMIS?
Un Sistema de Información para la Gestión de Proyectos está diseñado para asistir en todos los aspectos de la gestión de proyectos, incluyendo la monitorización y recopilación de información necesaria. El PMIS puede ser utilizado para gestionar el alcance del proyecto, integración, cronograma, costos, calidad, riesgos, comunicaciones y más.
Funciones esenciales de un PMIS
Cuando una avalancha de información necesita ser organizada y controlada para garantizar el progreso fluido de un proyecto, un Sistema de Información para la gestión de proyectos se vuelve una herramienta imprescindible. Además, ayuda a reducir costos, mejorar la eficiencia y disminuir riesgos en futuros proyectos.
El software cuenta con diversas herramientas para almacenar datos, hacer que sean fácilmente buscables, analizables, recuperables y bien organizados.
Programación y planificación
Es una de las funciones principales de la gestión de proyectos. El PMIS calcula la ruta crítica, los tiempos de holgura y los cronogramas tempranos y tardíos.
Gestión de recursos
Los recursos en un proyecto incluyen desde materiales hasta personal. El Sistema de Información para la gestión de proyectos facilita esta gestión mediante la entrada, asignación y nivelación de recursos, además de controlar los gastos en adquisición y asignación.
Presupuesto
El PMIS realiza un seguimiento de todos los costos asociados a cada tarea, ya que el presupuesto total del proyecto depende de las estimaciones de cada una. Para una estimación más precisa, se consideran el presupuesto del cliente, los recursos disponibles y el tiempo, y luego se genera el presupuesto final.
Control y rendimiento
El PMIS ofrece gestión del rendimiento analizando y controlando costos y resultados, actualizando los planes según nueva información o cambios en los datos existentes, y simulando escenarios «qué pasaría si».
Reportes y comunicación
El sistema genera informes para cada tarea, crea gráficos y análisis de toda la información recopilada, y facilita la comunicación efectiva entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
Integración y facilidad de uso
El PMIS puede acceder a datos de varios proyectos para análisis multi-proyecto e integrarse con otros sistemas como inventarios o nóminas. Cuanto más fácil sea operarlo, menor será el tiempo y costo de capacitación.
¿Cómo funciona un PMIS en la gestión de proyectos?
Dependiendo de la fase del proyecto, el PMIS puede desempeñar diferentes funciones. Se ajusta a las necesidades específicas del gestor de proyectos en cada etapa. Un PMIS básico permite rastrear tiempo, alcance y costos, mientras que uno avanzado ofrece funciones completas para gestionar todo el ciclo de vida del proyecto.
Fase de inicio del proyecto
Durante esta etapa, un PMIS puede ayudar en:
- Estimar un presupuesto preliminar incluyendo costos y recursos
- Definir el alcance y preparar licitaciones
- Programar actividades y asignarlas a los miembros del equipo
- Organizar datos del proyecto y preparar informes para los principales interesados
Fase de planificación
En esta etapa, el PMIS ayuda con:
- Programación detallada, análisis de rutas críticas y tareas relacionadas
- Gestión de costos y presupuesto, incluyendo análisis y controles
- Planificación de recursos, identificación de recursos existentes y desarrollo de planes de respaldo
- Creación de métricas base para tiempo, costo y alcance
Fase de ejecución
El PMIS es fundamental para una ejecución fluida, facilitando la comunicación con todos los interesados y el seguimiento de conversaciones y respuestas.
- Almacena en un centro unificado las discusiones, documentos y archivos accesibles de forma segura
- Permite comparar fácilmente los datos actuales con las estimaciones iniciales
- Los gestores pueden evaluar costos, presupuesto y cronogramas a mitad del proyecto y hacer ajustes según sea necesario
- Facilita la gestión eficiente de módulos como informes, control de costos, gestión de materiales y medición del rendimiento
Revisión y cierre del proyecto
En esta etapa, el PMIS ayuda a evaluar si se lograron los objetivos del proyecto.
- Permite una evaluación exhaustiva para confirmar si se cumplieron o superaron las metas
- Organiza y almacena toda la información en un centro centralizado para futuras consultas y evaluaciones
- Archiva toda la información para proyectos futuros
- Ayuda a generar métricas de productividad y reportes finales para la toma de decisiones
Ventajas de un Sistema de Información para la Gestión de Proyectos
Existen sistemas manuales y basados en la nube. La utilización de estos últimos ofrece ventajas superiores, como mayor velocidad, eficiencia, capacidad, precisión y economía en la gestión de proyectos complejos, siendo la velocidad la característica más destacada.
Mantiene el proyecto en marcha
El seguimiento de cronogramas, costos y presupuestos ayuda a evitar desviaciones costosas. El sistema permite recibir notificaciones instantáneas y monitorear el proyecto en tiempo real. A través de SMS o correos electrónicos, informa sobre discrepancias y posibles desviaciones, permitiendo ajustes inmediatos y reasignación de recursos.
Una vez implementadas las correcciones, los equipos pueden supervisar su rendimiento. La función de seguimiento rápido del PMIS proporciona una ventaja competitiva ayudando a gestionar proyectos dentro del presupuesto y en tiempo.
Fomenta mejor colaboración y trabajo en equipo
Cuando los miembros usan diferentes versiones de documentos, el proyecto puede retrasarse. El PMIS evita esto mediante la circulación de la versión más actualizada, permitiendo compartir, controlar y actualizar documentos, y notificando a los miembros sobre la última versión.
Proporciona ventaja competitiva
Un sistema de información para la gestión de proyectos se basa en datos. Las empresas que toman decisiones basadas en datos tienen 23 veces más posibilidades de captar nuevos clientes y 19 veces más probabilidades de obtener rentabilidad superior a las que no usan datos para decidir. Un PMIS es clave para el éxito en la gestión de proyectos, mejorando las capacidades de las organizaciones frente a sus competidores.
Acceso completo a datos para la toma de decisiones
El equipo puede acceder a toda la información necesaria para comenzar, desde procesos detallados del proyecto hasta resultados de pruebas y horas trabajadas. Tener una visión integral y granular del proyecto ayuda a los gestores a tomar mejores decisiones, brindando ventajas competitivas y mejorando el rendimiento organizacional.
Gestión de múltiples proyectos simultáneamente
El PMIS facilita la gestión de varios proyectos a la vez, permitiendo a los gestores tener una visión clara del avance, cronogramas y gestión de recursos en cada uno, independientemente de su estado: finalizado, en marcha o en planificación.
¿Cómo elegir un Sistema de Información para la gestión de proyectos?
Los diferentes sistemas de información comparten funciones similares, aunque algunas características pueden variar. Al seleccionar un buen PMIS, considera los siguientes factores:
Compatibilidad
La compatibilidad con el tamaño del proyecto, del equipo, el costo del software y otros aspectos es fundamental. Antes de decidir, verifica que sea compatible con las necesidades de la organización.
Facilidad de uso
El sistema debe ser intuitivo y fácil de manejar por los miembros del equipo. La usabilidad varía entre diferentes PMIS, por lo que es importante considerarlo.
Funciones
Todos los PMIS ofrecen funciones básicas, pero la organización debe escoger uno que incluya características adicionales necesarias para sus proyectos específicos.
Aplicación móvil
Una app móvil facilita la gestión del progreso cuando no hay acceso a una computadora.
Comunicación
El sistema debe contar con funciones de compartición y comunicación efectivas, ya que la comunicación constante entre los miembros del proyecto es clave.
Integración con aplicaciones de terceros
Debe permitir integrar aplicaciones externas para potenciar su efectividad, facilitando la colaboración y gestión de tareas.
Retos en la implementación de un Sistema de Información para la gestión de proyectos
El equipo puede mostrar resistencia al cambio que implica usar un PMIS. Algunos desafíos comunes incluyen:
Falta de coordinación
Una comunicación y coordinación adecuadas son cruciales para el éxito del PMIS. La dispersión geográfica y la gestión de múltiples proyectos pueden ocasionar que información importante se pase por alto o que las prioridades cambien entre equipos.
Recursos desperdiciados
La mala coordinación puede generar desperdicio de recursos por incompatibilidad en los cronogramas y retrasos en la implementación. Es necesario realizar reuniones regulares y establecer planes de respaldo efectivos.
Falta de interés del equipo
La implementación puede ser difícil si la comunicación, delegación, capacitación y recursos son insuficientes, lo que puede disminuir la motivación del equipo.
Falta de habilidades necesarias
Se requiere personal calificado para una correcta implementación del PMIS. Si el equipo no está familiarizado con la gestión del cambio o si el proyecto involucra aspectos técnicos complejos, puede presentar dificultades. Es importante involucrar al personal adecuado con las habilidades correctas antes de comenzar.
¿Cuáles son las características de los Sistemas de Información para la gestión de proyectos?
Para una gestión exitosa, el software PMIS debe recopilar, organizar, gestionar y rastrear información relacionada con:
- Alcance del proyecto
- Gestión de costos
- Comunicación del equipo
- Gestión de riesgos
- Integraciones y aplicaciones
- Gestión de calidad
- Gestión de proveedores y vendedores
- Participación de las partes interesadas
El uso de un PMIS ayuda a reducir riesgos, disminuir costos y aumentar la eficiencia.
Ejemplos de PMIS
Algunos ejemplos incluyen:
- Sistemas de archivo de documentos que recopilan y organizan datos usando hojas de cálculo
- Un sistema completo con múltiples herramientas de gestión y procesos personalizados
Elige el programa adecuado
Mejora tus habilidades en gestión de proyectos con cursos especializados. Obtén conocimientos prácticos, perspectivas del sector y certificaciones reconocidas internacionalmente. Toma el control de tu carrera y alcanza el éxito en gestión de proyectos.
Nombre del programa
Curso de Certificación PMP
PMP Plus
Programa de Posgrado en Gestión de Proyectos
Global Todos los países Todos los países Todos los países Universidad PMP Simplilearn Universidad de Massachusetts Amherst Duración del curso 90 días con acceso flexible a clases en línea Requiere experiencia en programación No Habilidades que aprenderás Más de 8 habilidades en gestión, incluyendo estructura de desglose del trabajo, diagramas de Gantt, asignación de recursos, liderazgo y más. Beneficios adicionales Aprendizaje experiencial con estudios de caso, asistencia global, 35 PDU Costo $$
Conclusión
Un sistema de información para la gestión de proyectos cubre funciones clave, permitiendo recopilar y organizar datos, facilitando la comunicación, colaboración y gestión eficiente. Implementar un