Transformación Digital y Automatización de Procesos de Trabajo
Las iniciativas de transformación digital están en auge en todos los sectores y tamaños de empresas. Los emprendedores que lanzan nuevos negocios tienen la oportunidad de construir una infraestructura digital escalable y preparada para el futuro, sin necesidad de abandonar sistemas heredados ni enfrentarse a complejos procesos de gestión del cambio.
Uno de los componentes clave de cualquier transformación digital es la automatización del workflow, especialmente en lo que respecta a los procesos de negocio. Muchas organizaciones aún dependen de procesos manuales que persisten a pesar de su evidente ineficiencia y alta tasa de errores.
Ejemplo de Workflow
Tomemos un proceso sencillo de gastos de capital, que es muy común en el sector manufacturero, pero también presente en muchas otras industrias. En este proceso, alguien solicita la compra de un artículo de alto valor para la empresa. La solicitud se distribuye manualmente a todas las personas que deben aprobar la compra, generalmente por correo electrónico. Finalmente, la solicitud se aprueba o rechaza y, si se aprueba, se realiza la compra.
Aunque a simple vista parezca un proceso sencillo, cualquiera que haya trabajado en ello sabe que no lo es. Veamos cómo se inicia:
- No siempre existe un formulario estándar para completar.
- Puede haber un formulario, pero la persona que solicita no sabe dónde encontrarlo.
- El formulario puede estar:
- Oculto en una unidad compartida o portal intranet y estar desactualizado.
- En una versión antigua (o moderna) de Word, Excel o Acrobat.
- Ser difícil de completar y dejar campos críticos en blanco.
- Luego, el formulario debe enviarse a alguien específico, pero ¿a quién?
Una vez que se encuentra el formulario correcto, se completa con precisión y se envía a la persona adecuada, comienza el proceso de aprobación. Dependiendo del tipo de solicitud y la complejidad del proceso, puede tardar semanas en recorrer el sistema de correos electrónicos. Mientras tanto, la persona que solicitó el artículo no tiene idea de qué está pasando ni cuándo recibirá una respuesta.
Este proceso es solo un ejemplo, pero la triste realidad es que la mayoría de los procesos de negocio funcionan de esta manera. Muchas iniciativas de transformación digital buscan resolver esto mediante la automatización del workflow.
¿Qué es la automatización del workflow?
La automatización del workflow consiste en diseñar, ejecutar y automatizar procesos basados en reglas predefinidas. Las tareas humanas, datos y archivos se distribuyen entre personas o sistemas según las reglas de negocio establecidas.
Los workflows se diseñan definiendo tareas, por ejemplo, “Dar una aprobación” o “Completar un formulario de solicitud”, y luego visualizando esas tareas para simular el proceso real lo más fiel posible. Cada tarea se asigna a la persona o grupo correspondiente según las reglas de negocio configuradas.
Un ejemplo sería: “Si una solicitud supera los $50,000, asignar la aprobación directamente al Vicepresidente de Finanzas de la región del solicitante.”
Una vez iniciado este workflow, generalmente por alguien que completa un formulario, la automatización se encarga de gestionar el proceso de forma automática, enviando tareas de un individuo a otro y de sistema a sistema.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización del workflow?
Reducir la ineficiencia y mejorar la productividad
Al disminuir la gestión manual de la distribución y asignación de tareas, los empleados tienen más tiempo para enfocarse en las tareas mismas y en trabajos de mayor valor. En lugar de depender de reuniones, correos electrónicos y llamadas telefónicas para avanzar en un proceso, el sistema de automatización mantiene el flujo en movimiento.
Este impulso no solo se logra mediante la distribución y asignación de tareas, sino también a través de alertas, recordatorios y delegaciones. Estas herramientas son fundamentales para reducir los tiempos de ciclo, especialmente la delegación, que permite asignar tareas de respaldo si la persona originalmente responsable no está disponible.
Gracias a la visibilidad total del proceso, todos saben quién tiene asignada cada tarea y en qué estado se encuentra el workflow. Esta transparencia reduce la necesidad de múltiples reuniones de seguimiento o “check-ins”.
Reducir riesgos y aumentar la estandarización
Las normas y políticas bien definidas pueden ser ignoradas si no existe automatización. Las personas pueden enviar formularios incorrectos, enviarlos a las personas equivocadas, aprobar cosas que no deberían, y en general, saltarse los estándares establecidos.
En procesos donde un error o retraso puede costar miles de dólares, como en el desarrollo de productos farmacéuticos, contar con un workflow automatizado es una gran ventaja. Al crear un proceso repetible, auditable y transparente, las probabilidades de seguir los procedimientos según las normas de la organización aumentan significativamente.
Adaptarse a cambios en el proceso
Una de las ventajas de construir una representación visual efectiva de un proceso es que es fácil modificar o ajustar cosas sobre la marcha. Por ejemplo, en el escenario de la solicitud de más de $50,000, si el CFO decide aumentar el límite a $100,000, el administrador del workflow simplemente cambia ese valor y el proceso se actualiza de inmediato.
Esta adaptabilidad también aplica a cambios en el personal, tareas, formularios, integraciones y roles. Cualquier aspecto del proceso puede modificarse y reflejarse instantáneamente en el workflow.
Estas modificaciones pueden deberse a cambios en las políticas o a iniciativas de mejora continua. Se pueden hacer sugerencias y ponerlas en práctica para optimizar los procesos con el tiempo.
¿Cómo prepararse para la automatización del workflow?
Antes de invertir en un sistema de automatización de procesos, es importante que la organización o departamento esté preparado.
En nuestro blog, hay un artículo sobre la planificación para automatización del workflow, pero aquí te comparto cuatro consideraciones clave:
- Involucra analistas de procesos o gestores de proyectos capacitados para entrevistar a los miembros involucrados. Ellos pueden crear modelos precisos de cada proceso y subproceso.
- Documenta las normas, reglas y procedimientos operativos de todos tus procesos, incluyendo excepciones.
- Reserva tiempo para revisar y validar toda la documentación con las partes interesadas y los responsables ejecutivos.
- Designa a una persona o grupo responsable de mantener el software de automatización y de desarrollar los procesos iniciales.
Con suerte, esta información te ha ayudado a entender qué es la automatización del workflow y por qué puede ser muy beneficiosa para tu organización. Invertir en herramientas de automatización puede tener un impacto positivo tanto en los empleados como en los resultados de la empresa a largo plazo.