¿Por qué el diseño de procesos es importante?
El diseño de procesos empresariales define los flujos de trabajo, las necesidades de equipamiento y los requisitos de implementación en un proceso específico. Es un enfoque estructurado donde el proceso se mapea y optimiza para maximizar la eficiencia.
Utiliza diagramas de flujo, software de simulación de procesos y modelos a escala para responder preguntas como qué tareas se realizan, quién las realiza y cuándo se llevan a cabo.
El diseño de procesos es fundamental para las iniciativas de gestión de procesos de negocio (BPM) por varias razones. Busca:
- Alinear las operaciones diarias con la estrategia empresarial global
- Mejorar la comunicación de procesos
- Aumentar el control y la consistencia en el rendimiento de los procesos
- Incrementar la productividad y eficiencia
- Obtener ventajas competitivas
En pocas palabras, el diseño de procesos es la hoja de ruta clara y detallada que lleva a las empresas desde su situación actual hacia sus metas comerciales deseadas.
¿Por qué las opciones minimalistas no son suficientes?
Técnicamente, el diseño de procesos puede hacerse en cualquier lugar, incluso en una servilleta o en una pizarra olvidada. Pero lo que debes tener en cuenta es que el diseño de procesos no es un proyecto artístico infantil para pegar en la nevera y olvidar. Es necesario implementarlo mediante software de BPM para que sea útil a la organización.
Además, las pizarras pueden funcionar para procesos extremadamente simples con pocas tareas. En la práctica, los procesos rara vez son tan sencillos. Cuanto mayor es la empresa, más complejos se vuelven los procesos. Las pizarras, o sus equivalentes muy básicos, no están diseñadas para manejar esa complejidad.
El diseño de procesos es un componente clave de una iniciativa más amplia de BPM. Para ser realmente efectivo, requiere software de BPM con capacidades como:
- Un diseñador visual de flujos de trabajo intuitivo con constructor de formularios de arrastrar y soltar
- Integración entre aplicaciones
- Información en tiempo real sobre el rendimiento del proceso para realizar cambios en el flujo cuando sea necesario
- Gestión de documentos y datos para facilitar el acceso a la información necesaria para capacitación y auditorías
¿Significa esto que necesitas el equivalente en software de BPM del traje Hulkbuster de Iron Man?
Para nada.
¿Qué soluciones técnicas excesivas están faltando?
Las herramientas de BPM ultra técnicas suelen carecer del enfoque artístico del que hablamos antes. Puedes devolver el arte (y la efectividad) al diseño de procesos incorporando estas prácticas:
1. Obtener contexto
Una parte muy importante del diseño de procesos es el contexto. Es muy común que las empresas piensen que una nueva solución de BPM resolverá todos los problemas existentes sin considerar el panorama completo que rodea la necesidad del BPM.
Lo realmente necesario es que todos los involucrados en el diseño comprendan los objetivos comerciales, el estado actual de los procesos, los puntos críticos y cuellos de botella, y los recursos disponibles.
2. Colaborar
El diseño de procesos requiere que múltiples partes interesadas trabajen juntas para obtener los mejores resultados. Los responsables del proceso, los ejecutores, la dirección, los consultores de BPM, el departamento de TI, proveedores y todos los que contribuyen deben colaborar para crear un diseño que pueda cumplir con los resultados esperados.
3. Simplificar
Un peligro de volverse demasiado técnico es que el diseño de procesos termine pareciendo mapas indecifrables del tamaño de un gorila de montaña. El diseño de procesos debe simplificar, no intimidar. Tiene que ser accesible y fácil de entender para todos los involucrados.
La documentación debe ser sencilla. Ajusta el nivel de detalle según las necesidades del público objetivo. Guárdala en lugares accesibles y actualízala periódicamente.
4. Entender las necesidades del usuario
El BPM debe incorporar un diseño centrado en las personas para ser efectivo. Las experiencias y narrativas de los involucrados en el proceso deben formar parte del esfuerzo de diseño. Si el diseño no mejora la experiencia de los empleados, es poco probable que aumente la productividad como se espera.
5. Adoptar un enfoque a largo plazo
Otra característica importante del buen diseño de procesos es la capacidad de considerar las mejoras desde una perspectiva a largo plazo. Las iniciativas de BPM nunca son éxitos instantáneos ni generan retorno inmediato. Los cambios implementados también deben ser sostenibles.
Conclusión
La mejor opción para las empresas hoy en día es invertir en software de BPM que sea lo suficientemente flexible para incorporar enfoques creativos. Olvídate de usar una herramienta para el diseño de procesos y otra para informes y análisis. Opta por soluciones que te ayuden a gestionar todo tipo de trabajo, colaborar eficazmente y promover iniciativas de eficiencia como una organización cohesionada.