Las 40 mejores herramientas para potenciar tu productividad en 2026

Muchas de las aplicaciones diseñadas para facilitar nuestras tareas se clasifican como herramientas de productividad. Estas herramientas mejoran el uso del tiempo, reducen pérdidas, evitan distracciones y ayudan a los usuarios a sentirse relajados y en control, en lugar de abrumados por la lista de tareas.

Las herramientas de productividad también incorporan inteligencia artificial para automatizar tareas simples y repetitivas. La elección de la herramienta adecuada varía según las necesidades, pero la facilidad para rastrear, compartir información con seguridad y la integración de funciones clave deben ser prioridades en la decisión final.

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A continuación, una lista categorizada de herramientas de productividad personal y empresarial, seleccionadas con cuidado para ti.

Gestión de proyectos

1. Asana

Asana elimina la necesidad de correos y reuniones constantes, informando al equipo sobre actualizaciones en un solo lugar. Alinea tareas con los objetivos de la empresa y automatiza flujos de trabajo entre departamentos.

Funciones:

• Vista de progreso con diagramas de Gantt y líneas de tiempo.
• Panel de control basado en gráficos para una vista rápida.
• Plantillas personalizadas para proyectos.
• Formularios integrados para recopilar información.
• Reglas automatizadas para mantener la seguridad del proceso.

2. Trello

Trello es una herramienta sencilla, flexible y potente para gestionar tareas y proyectos. Utiliza tableros, tarjetas y listas para organizar flujos de trabajo, gestionar archivos, crear listas de verificación y automatizar tareas. Ofrece múltiples vistas para facilitar la colaboración y el seguimiento del progreso.

Funciones:

• Integración con otras aplicaciones de gestión de proyectos.
• Escalabilidad para crecer con tu negocio.
• Sistema de automatización incorporado con comandos predefinidos.
• Vista de línea de tiempo para mantener el rumbo del equipo.

3. ClickUp

ClickUp es una plataforma todo en uno con integración de inteligencia artificial, diseñada para adaptarse a las necesidades de cada proyecto. Promueve la colaboración entre miembros del equipo y la organización, con recursos como cursos en línea, seminarios y centro de ayuda para facilitar su uso.

Funciones:

• Amplia biblioteca de plantillas.
• Integración con más de 1000 herramientas de trabajo.
• Aplicable en diferentes industrias.
• Tablero intuitivo para una vista rápida.

4. Jira

Jira es una herramienta reconocida para automatizar flujos de trabajo complejos en proyectos. Ofrece una vista de línea de tiempo colorida y clara para obtener una perspectiva general y facilitar la comunicación de actualizaciones a los interesados.

Funciones:

• Tableros ágiles como Scrum y Kanban.
• Actualizaciones en tiempo real para mantener a todos informados.
• Planificación visual basada en gráficos.

5. Notion

Notion facilita el pensamiento, la escritura y la planificación. Permite personalizar y organizar páginas según las necesidades, además de ofrecer colaboración sin interrupciones. Los usuarios pueden comentar y mencionar colegas para llamar su atención.

Funciones:

• Visualización adaptable: calendario, tablero, lista, etc.
• Automatización de tareas con funciones de autopiloto.
• Espacios de trabajo específicos para cada equipo y proyecto.
• Respuestas instantáneas y edición con un editor personalizado.

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6. Monday.com

Una de las mejores herramientas para gestionar tareas diarias y procesos importantes. Facilita la creación de procesos, desarrollo de proyectos y soluciones personalizadas, además de gestionar flujos de trabajo. También permite crear aplicaciones a medida según las necesidades.

Funciones:

• Automatización de tareas con organización eficiente.
• Almacenamiento de notas, propuestas y conocimientos.
• Visualización clara con paneles y gráficos.
• Alternar entre vistas Kanban, tarjetas y tablas.

7. nTask

nTask es una herramienta centrada en proyectos, tareas, problemas, riesgos, tiempo y colaboración. Promete aumentar la eficiencia hasta cuatro veces mediante una planificación flexible y detallada.

Funciones:

• Gestión de severidad de problemas y asignación de tareas.
• Compartir agendas de reuniones para mejorar la productividad.
• Seguimiento del tiempo y aprobación de hojas de horas.
• Crear matrices de riesgos para identificar y mitigar amenazas.

8. ProofHub

ProofHub fomenta la colaboración y eficiencia en los negocios. Permite mantener el enfoque, es simple y confiable. Ofrece una visión global de las tareas y transparencia en el progreso, con comunicación en tiempo real y gestión de responsabilidades.

Funciones:

• Visualización en diferentes vistas: Gantt, tabla, calendario, proyectos.
• Seguimiento claro de tareas, plazos y chats en tiempo real.
• Interfaz sencilla con curva de aprendizaje mínima.
• Entrega puntual con distribución transparente de responsabilidades.

Colaboración y Comunicación

9. Slack

Slack se centra en facilitar la colaboración y comunicación en equipos. La app fomenta la transparencia con actualizaciones constantes. Es fácil de usar, permite acceso instantáneo a la información y cuenta con funciones de búsqueda en chats personales y de canales, eliminando la necesidad de respaldo adicional.

Funciones:

• Automatización con inteligencia artificial para simplificar flujos de trabajo.
• Comunicación mediante chat, clips de audio y video, y llamadas rápidas.
• Mejora la conectividad entre departamentos, oficinas y zonas horarias.

10. Microsoft Teams

Una de las aplicaciones de mensajería más conocidas, ofrece opciones como compartir archivos y aplicaciones, reuniones y comunicación en tiempo real. Incluye Microsoft 365 Copilot para ahorrar tiempo y obtener ideas efectivas para diferentes tareas.

Funciones:

• Microsoft Mesh con avatares y experiencia en 3D para comunicación inmersiva.
• Opciones de llamadas dentro de la app.
• Colaboración en aulas con PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard y notas automáticas con IA.
• Creación de canales, aplicaciones colaborativas y listas de tareas sincronizadas.

11. Zoom

Zoom es una plataforma de comunicación en la nube que conecta equipos, departamentos y organizaciones. Permite realizar reuniones simultáneas en salas privadas y cambiar entre ellas fácilmente. Es útil para trabajo remoto, educación a distancia, salud, manufactura, retail, gobierno y eventos sociales.

Funciones:

• Grabación de reuniones.
• Organización de webinars con herramientas de moderación.
• Resumir conversaciones en chats.
• Crear contenido en pizarras digitales.

12. Miro

Miro es una plataforma de pizarras digitales que fomenta la colaboración en equipo y mejora la gestión de proyectos. Ofrece un lienzo efectivo para agregar y leer contenido fácilmente, con diagramas, tablas y líneas de tiempo que facilitan seguir los detalles sin complicaciones.

Funciones:

• Integración con plataformas como Google, Adobe y Microsoft.
• Convertir ideas en prototipos, esquemas y diagramas con IA.
• Resúmenes automáticos para enfocar en lo importante.
• Recibir retroalimentación con AI Sidekick.

13. Figma

Figma es una herramienta de diseño basada en la web, muy valorada por equipos de diseño, desarrollo, escritura y gestión de productos. Permite colaboración en tiempo real y ofrece funciones como ajuste automático, creación de prototipos de alta fidelidad, edición en lote y conversión rápida de diseños en código.

Funciones:

• Ajuste automático de diseños según tamaño y disposición.
• Prototipos interactivos y de alta fidelidad.
• Edición en masa de múltiples marcos.
• Transformar diseños en código fácilmente con flujos integrados.

14. Chanty: Colaboración en equipo

Chanty es una herramienta de colaboración segura para empresas. Permite comunicación por mensajería, gestión de tareas y videollamadas, garantizando la seguridad mediante cifrado y cumplimiento de normativas.

Funciones:

• Soporte para videollamadas y audio en alta definición para hasta 1000 participantes.
• Crear y gestionar tareas, convertir mensajes en tareas con fechas límite.
• Seguridad avanzada y protección de datos.
• Cumplimiento con regulaciones de protección de datos.

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Seguimiento del tiempo y concentración

15. Toggl Track

Toggl Track es un software para registrar el tiempo que garantiza un uso eficiente del mismo. Genera informes personalizados y fáciles de entender, permitiendo facturación precisa, comparación entre estimaciones y realidad, previsiones de costos y más.

Funciones:

• Aplicaciones móviles, extensiones para navegador y versiones de escritorio en diferentes plataformas.
• Vista de calendario con opción de copiar tiempos.
• Seguimiento en segundo plano con opción de convertir actividades en entradas de tiempo.
• Integración con más de 100 herramientas como Jira, Asana y Salesforce.

16. Clockify

Clockify es una aplicación para registrar horas y gestionar hojas de tiempo, con calificación de 4.8 estrellas basada en más de 9000 reseñas. Permite rastrear horas en múltiples proyectos de forma gratuita, con funciones como hojas de tiempo, quioscos, informes, seguimiento automático, calendarios y gestión de proyectos.

Funciones:

• Informes fáciles de analizar y comprender.
• Exportar datos para sesiones de brainstorming y planificación.
• Generar informes sobre actividad, tarifas, presupuestos y ubicación.
• Gestión, control, programación, aprobación, permisos y facturación.

17. RescueTime

RescueTime identifica el tiempo en pantalla y realiza un seguimiento automático y sin posibilidad de editar. Ofrece informes detallados sobre en qué se invierte el tiempo, hábitos laborales y pérdidas de productividad.

Funciones:

• Seguimiento offline para análisis completo del día.
• Sesiones de concentración para aumentar la productividad.
• Asistente RescueTime que simplifica tareas como revisar alertas y horarios de reuniones.
• Integración con calendarios, aplicaciones de gestión y mensajería.

18. Focus@Will

Software basado en música que ayuda a mantener la concentración y potenciar la productividad. Diseñado por neurocientíficos y productores musicales, ofrece pistas únicas que evitan distracciones sensoriales y mejoran el enfoque.

Funciones:

• Funciona en