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El trabajo remoto está revolucionando el mundo, ofreciendo numerosos beneficios tanto para la economía de las empresas como para el bienestar de los empleados. La pandemia aceleró la adopción del trabajo a distancia en muchas compañías, y es probable que esta modalidad siga siendo una tendencia en el futuro cercano.
Con este cambio del trabajo en oficina, los gerentes están contratando y dando la bienvenida a empleados con los que nunca han tenido la oportunidad de conocerse en persona. Para asegurarte de que tu nuevo equipo tenga todo lo necesario para triunfar, aquí tienes la lista definitiva para la incorporación de empleados remotos.
Paso 1: Preparar la Documentación
La documentación, desde el formulario W-4 hasta el formulario de depósito directo, es una de las partes más importantes pero también más tediosas del proceso de incorporación. Para aliviar la carga del papeleo, lo mejor es dejar atrás los métodos anticuados.
Ya no deberías pedir a tu nuevo empleado que imprima un PDF, lo firme, lo escanee y lo envíe de vuelta. Esto puede ser muy lento e ineficiente, y el trabajo remoto se basa en aprovechar la tecnología.
En su lugar, digitaliza el proceso con herramientas como DocuSign o PandaDoc. Estas plataformas permiten a los empleados completar y firmar rápidamente cualquier papeleo en formato PDF en línea.
Paso 2: Tener Listos los Equipos y Herramientas
Asegúrate de enviar a tu nuevo empleado todo el equipo necesario (portátil, teclado, teléfono) antes de su fecha de inicio. Así, podrá configurar todo con tiempo y comenzar a trabajar desde el primer día.
También es importante que tu equipo de TI haya creado una cuenta en línea para el software que necesitará para desempeñar su trabajo. Es recomendable informar a tu especialista en tecnología sobre la fecha de inicio del empleado para que esté disponible ese día y pueda asistir en caso de problemas técnicos.
Agenda un tiempo para que el experto en TI guíe al nuevo empleado en el uso de las diferentes tecnologías y programas. Si no cuentas con un responsable de TI, asigna a un usuario avanzado o alguien del equipo que tenga conocimientos tecnológicos para que apoye al nuevo integrante.
Paso 3: Asignar un Compañero de Integración
Para reducir sentimientos de soledad o incomodidad en el nuevo empleado, asigna un compañero de integración. Este será su contacto virtual para resolver dudas o inquietudes mientras aprende sus funciones.
Esto también ayuda a aliviar tu carga de gestión y hace que el empleado se sienta más cómodo. Es más fácil para un nuevo colaborador abrirse con un compañero que con su jefe cuando enfrenta dificultades durante la incorporación.
Además, asignar un compañero fomenta la creación de relaciones y confianza, lo que facilitará que el nuevo empleado participe activamente en reuniones virtuales y comparta ideas y perspectivas.
Paso 4: Realizar una Orientación Virtual
Es fundamental realizar una orientación virtual para los nuevos empleados. En esta reunión en línea, el gerente debe explicar información relevante, desde las políticas de la empresa hasta las expectativas del equipo.
La sesión de orientación debe incluir:
- Presentación – Comparte tu historia y cómo defines el éxito en el equipo.
- Permisos y descansos – Explica las políticas de días libres, licencias médicas, etc.
- Documentación – La empresa debe proporcionar un paquete de bienvenida para el nuevo empleado.
- Manual del empleado – Envía una copia digital del manual con anticipación para que puedan hacer preguntas.
- Política de contacto – Indícales cómo y cuándo pueden comunicarse contigo.
Define un plan de incorporación documentado, que puede ser de 30, 60 o 90 días, con actividades de capacitación y hitos que el nuevo empleado debe completar en sus primeros meses.
Por último, es importante establecer claramente las expectativas. Por ejemplo, ¿cuándo se espera que inicien su jornada laboral? Si son vendedores, ¿cuáles son sus metas?
Para facilitar la comprensión de las expectativas, puedes enviar un documento titulado “Cómo Trabajar Conmigo”, que describa tus preferencias. Algunos aspectos que puede incluir son:
- ¿Cuándo quieres que te contacten?
- ¿Cuáles son tus canales de comunicación preferidos?
- ¿Qué te frustra?
- ¿Qué consideras un trabajo terminado en [nombre de tarea o proyecto]?
Al definir claramente tus expectativas, facilitas que los empleados puedan cumplirlas sin dificultades.
Paso 5: Presentarlos al Equipo
Es importante que los nuevos empleados se sientan bienvenidos durante la incorporación, aunque en un entorno remoto esto requiere un poco más de esfuerzo.
Al contratar a un nuevo integrante, informa al resto del equipo sobre su rol, con quién trabajará y cuándo comenzará.
Para presentar a un nuevo empleado a un equipo remoto, programa una reunión de bienvenida por videoconferencia donde tú y tu equipo puedan presentarse. No te limites a una sola reunión; más del 35% de los trabajadores remotos reportan sentirse solos dos o tres días a la semana. Programar reuniones adicionales durante el mes ayudará a que el nuevo empleado se integre mejor en la cultura de la empresa.
También es recomendable que los miembros actuales del equipo interactúen con el nuevo desde el principio. Una forma divertida de facilitar esto es que llenen hojas con datos curiosos sobre ellos mismos para compartir con el grupo.
Estos datos pueden variar desde su snack favorito hasta su destino soñado para vacaciones. Esto ayuda a que los colegas conozcan mejor al nuevo y encuentren puntos en común para romper el hielo.
En general, recuerda hacer un esfuerzo por hablar de temas distintos a los laborales. Cuando alguien empieza en una oficina física, suele tener oportunidades de almorzar contigo o charlar en eventos sociales. En el entorno remoto, es importante facilitar estas interacciones informales.
Sobre el Autor
Este contenido fue elaborado por un profesional en comunicación de marketing, especializado en soluciones de reuniones virtuales que ofrecen audio en alta definición, videoconferencias con compartición de pantalla y una aplicación móvil para facilitar y hacer más confiable el trabajo remoto.