Trabajar desde casa o en cualquier entorno sin supervisión directa puede hacer que sientas que el tiempo se escapa de tus manos. Seguro que alguna vez has tenido esa sensación, de que ya son las 14:00 y no has hecho nada productivo. Para aumentar nuestra productividad, en otra entrada hablamos sobre la estrategia de los 30 minutos y la gestión del tiempo, y cómo esto beneficia al teletrabajo. Ahora, profundicemos en la importancia de planificar tareas diarias.
¿Qué es la planificación de tareas? Te lo resumo en una frase…
Si tenemos toda la mañana para hacer todo, al final no logramos nada. Así de simple.
La planificación de tareas es fundamental para mantener la productividad y evitar que el tiempo se nos escape. Si dispones de toda la mañana para realizar tus actividades, es probable que no completes nada. La clave está en ser realista con las tareas diarias. Aunque parezca obvio, es crucial llevarlo a cabo correctamente.
La planificación de tareas consiste en identificar, organizar y priorizar actividades para alcanzar objetivos específicos en un período de tiempo determinado. Este proceso implica dividir proyectos grandes en tareas más manejables y establecer un cronograma para su ejecución. Una planificación efectiva no solo incrementa la productividad, sino que también reduce el estrés y mejora la gestión del tiempo.
¿Cómo planificar tareas?
Para planificar tareas de manera efectiva, sigue estos pasos:
- Define tus objetivos: Clarifica qué quieres lograr. Establecer metas claras te da una dirección y un propósito.
- Divide las tareas: Desglosa proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables. Esto facilita el seguimiento y evita sentirte abrumado.
- Prioriza: Determina qué tareas son más importantes y urgentes. Utiliza una matriz de prioridad (importante/urgente) para decidir en qué enfocarte primero.
- Asigna tiempo: Estima cuánto tiempo necesitas para completar cada tarea y reserva bloques específicos en tu calendario.
- Utiliza herramientas de gestión: Apóyate en aplicaciones y herramientas que te ayuden a organizar y seguir tus tareas. Más adelante, exploraremos algunas opciones gratuitas.
Por ejemplo, si quieres lanzar un blog personal, no puedes pretender hacerlo todo en una mañana, ya que los resultados serían desastrosos. Debes dividir el trabajo en tareas o «tasks»:
Planificar tareas para un blog personal sería más o menos así:
- Buscar un nombre para el blog.
- Elegir un dominio
- Buscar un proveedor de hosting
- Instalar WordPress
- Escribir un artículo
Cada tarea puede subdividirse aún más. Por ejemplo, «Buscar proveedor de hosting» puede dividirse en tres micro tareas de 15 minutos para estudiar los principales proveedores y sus tarifas. Calcula tu tiempo de trabajo y selecciona tareas que puedas completar en ese período, siendo realista.
Para planificar tareas, tienes dos opciones: el papel y bolígrafo de toda la vida, o algo más sofisticado. Más adelante, hablaré sobre herramientas gratuitas que facilitan nuestra organización.
¿Cómo organizar y planificar un trabajo?
Organizar y planificar un trabajo requiere estrategia, disciplina y las herramientas adecuadas. Aquí te dejo una guía práctica:
- Reúne toda la información: Antes de comenzar, asegúrate de tener toda la información necesaria, como objetivos, plazos, recursos disponibles y posibles obstáculos.
- Crea un esquema del proyecto: Elabora un plan general que incluya todas las tareas y sub-tareas necesarias. Un diagrama de Gantt puede ser muy útil para visualizar el proyecto.
- Establece plazos realistas: Asigna fechas límite para cada tarea. Sé realista para evitar el agotamiento y la procrastinación.
- Monitorea el progreso: Revisa regularmente tu avance y ajusta tu plan según sea necesario. La flexibilidad es clave para manejar imprevistos.
- Evalúa y ajusta: Al finalizar el proyecto, evalúa qué funcionó y qué no. Usa esta información para mejorar tu planificación en futuros proyectos.
¿Cómo planificar tareas laborales?
La planificación de tareas laborales es esencial para mantener la eficiencia y cumplir con las responsabilidades. Aquí tienes algunos consejos específicos:
- Empieza con una lista principal: Anota todas las tareas que necesitas completar. Esta lista será tu referencia principal.
- Clasifica y agrupa: Organiza las tareas en categorías según su naturaleza (por ejemplo, correos, reuniones, informes).
- Prioriza cada día: Cada mañana, revisa tu lista principal y selecciona las tareas más importantes para ese día. Enfócate en completar las tareas prioritarias primero.
- Utiliza técnicas de productividad: Métodos como la técnica Pomodoro (trabajar en intervalos de 25 minutos con descansos cortos) pueden ayudarte a mantenerte concentrado y eficiente.
- Elimina distracciones: Minimiza las interrupciones durante tus bloques de trabajo. Establece horarios específicos para revisar correos y atender llamadas.
5 herramientas gratuitas para planificar y programar tareas
Existen varias herramientas gratuitas que pueden ayudarte a organizar y programar tus tareas. Aquí te presento cinco de las más populares:
- Todoist: Una aplicación sencilla pero potente para gestionar tareas, crear listas, establecer plazos y prioridades. Su interfaz es fácil de usar y efectiva. https://todoist.com/es
- Trello: Usa tableros y tarjetas para organizar tareas y proyectos. Es muy útil para trabajos en equipo y ofrece una vista visual clara del avance. https://trello.com/es
- Google Keep: Una herramienta de notas que permite crear listas, agregar recordatorios y organizar notas con etiquetas. Ideal si ya usas el ecosistema de Google. https://keep.google.com/
- Microsoft To Do: Una app de planificación que se sincroniza con Outlook y otras aplicaciones de Microsoft. Permite crear listas, recordatorios y compartir tareas con otros. https://to-do.office.com/tasks/
- Asana: Aunque es más completa, la versión gratuita permite gestionar proyectos, asignar tareas y establecer plazos. Es perfecta para equipos pequeños y medianos. https://asana.com/es
Aplicación recomendada para planificar tareas
Te recomiendo usar To Do, mi herramienta secreta para la productividad.
En resumen: sencilla, intuitiva y, lo mejor de todo… gratis. Tiene versión para smartphone y para escritorio, todo en la nube. La mecánica es simple: añades tareas y las marcas cuando las completas. Puedes programar tareas desde cualquier lugar, lo cual recomiendo mucho, y acceder a ellas desde cualquier dispositivo.
Un consejo…
La noche anterior, visualiza cómo sería tu jornada de trabajo ideal y qué tareas debes completar para que el día tenga un 10 en productividad. Escríbelas, sé realista y al día siguiente ¡a por todas!
Combinando Time and Date y To Do, te convertirás en un trabajador más eficaz y tendrás más tiempo para dedicar a lo que realmente importa, como estar con los tuyos.
Si quieres saber más sobre Time and Date, haz clic aquí.
¿Qué opinas sobre planificar tareas? ¿Ya lo pones en práctica?
¡Espero tu comentario!