El IVA es un verdadero desafío dentro de la Unión Europea, un impuesto que muy pocos empresarios logran entender completamente y ante el cual muchos no saben cómo actuar correctamente, al menos sin la ayuda de asesores fiscales especializados.
En nuestra serie de artículos sobre este tema, hemos tratado el IVA en productos digitales, pasarelas de pago y plataformas de venta, y en este nuevo artículo abordamos el IVA en la venta de productos y servicios, explicando todo lo que necesitas saber para evitar problemas y cumplir con la normativa. Por supuesto, también hemos hablado sobre cómo recuperar el IVA de las compras.
El artículo de hoy nos introduce en los fundamentos del IVA en la Unión Europea, centrándonos especialmente en el IVA en servicios y en la venta de bienes físicos. Como en los demás casos, también hoy compartiremos las mejores estrategias para gestionar este monstruo de 28 cabezas.
Estas son las partes del artículo:
Lo básico que debes saber sobre el IVA en la UE
En un tema tan complejo como el IVA europeo, es difícil decidir por dónde empezar. Este artículo no pretende cubrir todas las excepciones y casos especiales, sino ofrecer una visión general y mostrar algunas soluciones prácticas.
De todos los impuestos existentes, el IVA (un impuesto indirecto) suele considerarse el menos perjudicial. Solo se paga cuando el cliente final adquiere un producto o servicio. En principio, se supone que los empresarios no pagan el IVA, pero la realidad es diferente.
El IVA es algo que, como empresario, debes cobrar, deducir y declarar. Y a veces, no solo en tu país, sino también en el de tus clientes, por lo que debes gestionar el pago correcto a las autoridades de otros países.
La Unión Europea ha creado un sistema complejo, difícil (si no imposible) de entender desde el punto de vista contable para quienes no son expertos.
Así, un empresario en la UE puede que no pague efectivamente el IVA, pero en la práctica termina pagando mucho, ya que necesita contratar asesores fiscales, contables y pagar licencias de software para cumplir con las obligaciones.
Sea como sea, para la mayoría de los empresarios será inevitable familiarizarse con los aspectos básicos del IVA, al menos en relación con su negocio, ya que esto permite aprovechar ciertos vacíos y excepciones para tu beneficio.
Si tienes un negocio en marcha, seguramente conozcas los conceptos básicos: antes de comenzar a vender, debes inscribirte en la oficina fiscal competente para efectos del IVA.
A partir de ese momento, tendrás que informar al Estado sobre todas tus facturas y gestionar las cantidades de IVA para transferírselas trimestral o mensualmente. También deberás enviar información sobre tus compras para que te devuelvan el IVA soportado.
Si solo vendes a nivel nacional, la gestión es sencilla. Solo debes aplicar el porcentaje correspondiente al tipo de producto o servicio que ofreces. Si tienes tu empresa fuera de España y te acoges a la normativa de pequeños empresarios, ni siquiera tendrás que preocuparte por cobrar y tramitar el IVA.
Pero si vendes internacionalmente, la cosa se complica. La UE está formada por 28 países, cada uno con sus reglamentaciones y diferentes tipos de IVA. Según el producto que vendas, deberás cobrar el IVA de una u otra forma.
En el caso de productos digitales automatizados, por ejemplo, el país del domicilio social de la empresa no es relevante para determinar el IVA, sino el país del cliente (puedes consultar esta excepción en el artículo enlazado).
Para otros casos, donde vendes en la UE pero más allá de tus fronteras, se aplica el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, que explicaré en detalle en este artículo.
Si tienes un negocio de comercio, deberás tener en cuenta aún más aspectos. Cada país de la UE tiene diferentes umbrales de venta a partir de los cuales estás obligado a cobrar el IVA local sobre importaciones de productos. Además, deberás realizar notificaciones a las autoridades fiscales y emitir facturas según ciertas formalidades.
Todo esto es fundamental para evitar sanciones. Las autoridades fiscales europeas son estrictas y han sancionado a muchos empresarios que no siguieron las reglas correctamente.
Evitar el IVA (según un informe de la UE, en años recientes se perdieron ingresos por más de 150.000 millones de euros debido a la evasión del IVA) es cada vez menos recomendable. Aunque en tu país no tengas problemas con Hacienda, las autoridades de otros países podrían complicarte la vida.
El incumplimiento de los límites de IVA y la falta de registro pueden acarrear multas e intereses de mora que superan con creces el IVA adeudado.
Es común que te cobren intereses mensuales del 0,5%. Además, las autoridades de otros países podrían iniciar procedimientos penales por delitos fiscales, que no podrás evitar autodenunciándote. Como dice el refrán, el desconocimiento no exime de cumplir la ley ni de las sanciones.
Las Haciendas en la UE vigilan activamente el cumplimiento del reglamento del IVA. Por ejemplo, las autoridades alemanas usan un rastreador llamado Xpider para detectar comerciantes que no cobran IVA. En 2013, el Tribunal Fiscal Federal de Alemania autorizó solicitar información sobre ventas en plataformas como Amazon o eBay.
En un caso concreto, se solicitó información sobre todas las cuentas con volumen de negocios superior a 17.500 euros (por encima del régimen especial de pequeñas empresas). Otros países, como Austria, también solicitan información a servicios de entrega y paquetería para detectar incumplimientos. En Dinamarca, analizan las ventas mediante las tarjetas de crédito.
Por ello, es importante prepararse con tiempo para evitar problemas por infracciones del IVA. Muchos empresarios prefieren vender en otros mercados ante esta complejidad.
El IVA, aunque cada vez más presente en el mundo, aún no se aplica globalmente. Países como los Emiratos Árabes Unidos y Estados Unidos todavía no lo implementan (en EE.UU. existen impuestos locales sobre ventas, y en los Emiratos introducirán un IVA del 5% en 2018).
Las empresas que venden productos y servicios por internet desde fuera de la UE, en principio, tienen una gestión más sencilla, ya que no están obligadas a cobrar ni gestionar el IVA. Sin embargo, para vender en el mercado europeo, deben constituir una empresa o sucursal en un país de la UE y registrarse para efectos del IVA.
Los umbrales de IVA en las exportaciones a países de la UE
En el caso de productos, a diferencia de los servicios, no es posible aplicar la inversión del sujeto pasivo, como se explica más abajo. Para que los países de la UE puedan cobrar el IVA correspondiente, se establecen límites o umbrales de ventas, que también rigen en la venta de productos según el país de consumo.
En principio, solo debes declarar y pagar el IVA en el país donde tienes tu domicilio social. Si no exportas productos, solo importas desde fuera de la UE y pagas aranceles e impuestos de importación. Solo debes gestionar el IVA si superas el umbral de ventas del régimen de pequeñas empresas en tu país.
[Por cierto, el régimen de pequeñas empresas te exime de incluir el IVA en tus facturas, mejorando tu competitividad. Sin embargo, tiene limitaciones; puedes consultar más información aquí. Este régimen no está disponible en España, pero sí en otros países de la UE si constituyes tu empresa allí.]
Una vez que introduces el producto en la zona común europea, puedes venderlo en cualquier país de la UE sin pagar impuestos de importación. Hasta cierto límite de ventas, solo debes aplicar el IVA del país donde reside tu empresa (si no estás en régimen de exención).
Si superas estos límites, deberás obtener un número de identificación fiscal en cada país donde vendas y gestionar correctamente las transferencias de IVA.
Este reglamento busca evitar la competencia fiscal desleal entre países de la UE, ya que los tipos de IVA varían mucho, tanto en los tipos normales como en los reducidos.
Por ejemplo, una empresa registrada en Luxemburgo (17% de IVA) tendría ventaja sobre una húngara (27%). Para evitar estas ventajas, se establecen umbrales de IVA que impiden que países con IVA bajo, como Luxemburgo, atraigan más clientes.
Normalmente, el umbral de IVA es de 100.000 euros, aunque algunos países, como España, lo han reducido a 35.000 euros. La mayoría de los países, como Países Bajos, Luxemburgo y Alemania, mantienen el umbral en 100.000 euros.
Reino Unido no tiene umbral de IVA, por lo que las ventas están sujetas a impuestos desde el primer euro. Gracias a su régimen especial, las empresas pueden vender sin cobrar IVA si no superan los 100.000 libras anuales, lo que favorece a las ventas por correspondencia.
Para calcular si se supera el umbral, solo se considera el precio neto, incluyendo mercancías, gastos de envío y embalaje, pero no las ventas B2B dentro de la UE.
El IVA debe pagarse en el país de destino a partir de la primera venta que supere el umbral. Hasta entonces, se cobra el IVA del país donde está registrada la empresa.
Importante: el umbral solo aplica para el país del cliente final, no para el país donde se almacenan los productos. Aunque los almacenes deben llevar contabilidad y reportar movimientos, no están obligados a pagar IVA si no superan ciertos límites (como se explica más abajo).
Por ejemplo, un proveedor de alimentos con productos gravados en Francia al 5,5% que facturó 98.000 euros en Alemania desde un almacén francés, debe pagar IVA alemán si supera el umbral en ese país, aunque sus almacenes estén en diferentes lugares.
Las ventas por encima del umbral en un país se mantienen sujetas al IVA de ese país durante todo el año y el siguiente, incluso si en años posteriores las ventas bajan de ese umbral.
Por ejemplo, si en 2018 una empresa francesa supera el umbral en Alemania, tendrá que pagar el IVA alemán durante todo 2019, aunque en 2020 sus ventas vuelvan a ser menores.
Por supuesto, hay excepciones. Los productos con impuestos especiales (como tabaco, alcohol o hidrocarburos) se gravan en el país de destino desde el primer euro.
También existe la opción de renunciar voluntariamente al umbral y pagar el IVA en el país de destino desde la primera venta, incluso si no se supera el límite. Esto puede ser beneficioso si el IVA del país destino es menor.
Para ello, debes solicitarlo a la Hacienda del país donde quieres pagar el IVA. En algunos casos, se puede hacer de forma informal, pero generalmente requiere rellenar formularios y esperar varias semanas para la aprobación. Es recomendable demostrar que se venderá en ese país, por ejemplo, con un número de IVA local.
En la mayoría de los casos, también deberás llevar la contabilidad del IVA en los países donde almacenas mercancías, aunque no estés obligado a pagar IVA si no superas ciertos límites (como se explica más abajo).
Normalmente, si renuncias al umbral, este efecto dura todo el año natural, aunque algunos países tienen excepciones.
Este tema es especialmente relevante para los comerciantes de Amazon FBA, que envían mercancías desde diferentes almacenes en distintos países de la UE.
En el programa paneuropeo de logística de Amazon, las mercancías pueden enviarse desde la República Checa, Polonia, Alemania, España, Francia, Italia y Reino Unido. Sin embargo, al aceptar el programa, debes permitir que Amazon traslade la mercancía a su voluntad. Para evitar problemas, es fundamental entender cómo se gestionan fiscalmente estos envíos dentro de la UE.
Envíos a uno mismo en la Unión Europea, el IVA con Amazon FBA
Por suerte, los envíos a uno mismo no están sujetos a IVA. Sin embargo, hay aspectos importantes a tener en cuenta para evitar problemas.
Por ejemplo, si un producto (como un artículo de Amazon) se encuentra en un almacén en Francia y se traslada a otro en España, se trata de una entrega exenta de impuestos, conocida como env