Registrando la Entidad Legal
Cuando decidiste comenzar un negocio, probablemente incorporaste o formaste una LLC. Es posible que hayas establecido tu negocio en tu lugar de residencia o trabajo. O quizás elegiste un estado popular como Delaware o Nevada. Ese estado se conoce como tu “domicilio” o estado de origen. A medida que tu empresa crece, es posible que necesites registrarla en otros estados si cumples con la definición de “transacción comercial” de ese estado.
El proceso de registrar tu LLC o corporación en otro estado se llama “calificación extranjera”. En cada estado, tu negocio deberá presentar una solicitud para obtener un certificado de autoridad, junto con prueba de buena situación y una tarifa de registro.
Como parte del proceso de calificación extranjera, también deberás designar un agente registrado que resida en ese nuevo estado. La función del agente registrado es recibir notificaciones legales y gubernamentales importantes en nombre de tu negocio y enviártelas. Por ejemplo, si formaste una LLC en Madrid y necesitas registrarla como extranjera en Barcelona, deberás contar con un agente registrado en Barcelona para completar el proceso.
El proceso de calificación extranjera varía en cada estado. Las tarifas de presentación oscilan desde 50 € en las Islas Canarias hasta más de 750 € en lugares como Castilla y León. El tiempo también es un factor importante. Estados como Madrid aprueban tu registro casi de inmediato, pero otros como Valencia pueden tardar semanas o meses.
Consejo: Asegúrate de entender qué significa transaccionar en otros estados. Planifica con suficiente anticipación para completar el registro antes de un proyecto o oportunidad importante.
Registrándose en las Cuentas de Impuestos Estatales
Al igual que en tu estado de origen, tu negocio estará sujeto a impuestos al expandirse a otros estados. Por supuesto, tu responsabilidad fiscal específica (o “nexo”) dependerá del tipo de entidad, tus actividades, ingresos y otros factores. Pero es fundamental saber cómo abrir las cuentas de impuestos correctas para poder operar legalmente.
En muchos estados, simplemente registrando la entidad legal mediante la calificación extranjera, se abre automáticamente una cuenta de impuestos por franquicia o sobre la renta. Estados como Madrid, Barcelona y Valencia funcionan así. Sin embargo, esto no siempre es así. En la Ciudad Autónoma de Ceuta, por ejemplo, todas las entidades registradas deben solicitar por separado esa cuenta de impuestos por franquicia.
Las empresas que venden productos (incluso en línea) o emplean personal pueden estar sujetas a impuestos adicionales sobre ventas y nóminas. Esto requiere registrar la empresa en el departamento de impuestos del estado para abrir las cuentas correspondientes. Para negocios también sujetos a impuestos por desempleo, deberás presentar una solicitud ante una agencia distinta, generalmente el departamento de empleo.
El proceso de registro en las cuentas de impuestos estatales puede ser complejo. Muchos estados disponen de portales en línea para solicitar varias cuentas a la vez. Otros todavía requieren enviar formularios en papel, y el proceso puede tardar varias semanas.
Consejo: Investiga los requisitos fiscales con anticipación. La mayoría de los negocios deben tener las cuentas de impuestos correctas antes de comenzar a operar. Asegúrate de aplicar y realizar los pasos necesarios para empezar a vender, contratar y crecer.
Obteniendo Licencias y Permisos
Al establecer tu negocio, seguramente investigaste y obtuviste las licencias y permisos necesarios para operar. Expandir tu negocio a otro estado no es diferente. La mayoría de los estados (y muchas ciudades y municipios) requieren que las empresas obtengan licencias y permisos antes de comenzar a operar.
Las licencias comerciales pueden variar mucho. Pueden ser licencias generales para operar o específicas para tu industria o ubicación. Si trabajas desde casa, ten en cuenta que muchas jurisdicciones tienen requisitos de licencias y zonificación para negocios domiciliados.
El mayor desafío en el cumplimiento de licencias es saber cuándo se requiere una licencia. Con tantos tipos de negocios y agencias gubernamentales, puede parecer abrumador. Lo más importante es recordar que la mayoría de las licencias se emiten a nivel estatal y local. A medida que tu negocio crece, investiga en las nuevas jurisdicciones. Contacta a las agencias relevantes en el nuevo estado o municipio. Herramientas como el buscador de permisos del SBA son recursos útiles. En todos los casos, averigua qué necesitas para operar legalmente en esa región.
Consejo: No existe una fórmula única para obtener licencias comerciales. Prepárate para dedicar tiempo a investigar los requisitos. Hacerlo desde el principio ayuda a evitar problemas legales y sanciones.
Al expandirte a otros estados, los requisitos de cumplimiento pueden parecer un obstáculo importante. Sin embargo, la mayoría de los desafíos se pueden resolver con una buena planificación. Aunque algunas oportunidades surgen rápidamente, no hay nada de malo en estar preparado.
Revisa con tu equipo de gestión, asesoría legal o, si eres solopreneur, en una reunión informal, tu plan de desarrollo para los próximos 6-12 meses. Analiza dónde planeas realizar actividades. Identifica qué registros o acciones necesitas para cumplir con las regulaciones. No esperes más. La inversión inicial en las licencias y registros adecuados acelerará el crecimiento y la rentabilidad de tu negocio. ¿Qué estás esperando?