Gestionar una empresa de transporte de carga: cosas que debes recordar
Sistemas de registro en la nube y electrónicos
La logística consiste en hacer que el proceso sea lo más eficiente posible. La forma tradicional de registrar datos en una empresa de transporte de carga es usando documentos en papel, cuadernos o pizarras que ayudan al equipo a mantener el control.
El problema de este sistema de registro es que es muy difícil ser 100% preciso y eficiente. Cuando un documento o cuaderno se pierde, todo puede descontrolarse. Por eso, el director de operaciones prioriza mucho la aplicación de tecnología en la gestión diaria. Recomienda usar algunas herramientas digitales para recopilar información, como:
Plataformas de gestión de información: Actualmente existen herramientas digitales que permiten a los equipos de transporte y logística compartir información, procesar pagos y rastrear entregas. Estas plataformas se actualizan en tiempo real y están integradas con varias herramientas como GPS y aplicaciones de pago. Muchas operan en la nube, por lo que la sobrecarga de datos no será un problema.
Comunicación basada en tecnología: Hay muchas plataformas de comunicación gratuitas y de pago que las empresas pueden usar, como Zoom, Skype y Google Meet. Cuando se necesitan tomar decisiones, la comunicación digital es esencial para tener acceso ilimitado. También existen plataformas de gestión empresarial con sistemas de comunicación integrados.
Programas especializados: Hay aplicaciones específicas que pueden impulsar tu negocio de transporte de carga, como marketing en línea, logística digital, planificación financiera o almacenamiento de datos, diseñadas para empresas de transporte. Con una buena investigación, puedes encontrar la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.
Operaciones colaborativas entre transportista y cliente
Otra práctica fundamental para mejorar el rendimiento de una empresa de transporte de carga es la colaboración entre el transportista y el cliente. El transportista actúa como el “puente de transporte” entre el origen y el destinatario, mientras que el cliente se encarga de gestionar a los clientes específicos.
Contar con un equipo coordinado en ambos lados asegura que los paquetes y documentos lleguen a tiempo. Normalmente, el transportista sabe la fecha de llegada de cada paquete y determina los costos de transporte. Cuando hay comunicación directa entre el equipo de transporte y el de envío, se reducen los retrasos en las entregas.
Algunas formas de mejorar la colaboración incluyen:
Uso de dispositivos de rastreo: Programas que permiten a ambas partes seguir la ubicación del transportista para que los clientes puedan recoger los envíos.
Comunicación directa: Algunas empresas pequeñas prefieren comunicarse directamente, especialmente cuando manejan pocos clientes con pedidos grandes.
Puntos de contacto: La colaboración a través de personas clave puede mejorar mucho la eficiencia. Por ejemplo, un líder del equipo de transporte puede informar sobre cuándo y dónde se entregarán los envíos.
Precisión en las cotizaciones de envío
Las cotizaciones de envío son un factor clave para el éxito financiero de una empresa de transporte de carga. Es muy laborioso que las personas responsables intercambien correos para crear una cotización precisa para cada cliente. A veces, las fechas, cantidades o modos de transporte cambian.
Una buena solución, según expertos en gestión, es usar programas con API. Las API, o Interfaces de Programación de Aplicaciones, son herramientas que se integran con socios como agencias de envío o empresas de transporte. Así, puedes obtener cotizaciones con alta precisión y ajustar costos adicionales para evitar pérdidas.
Uso de recursos de capacitación
Capacitar a tu equipo es una inversión importante en el sector del transporte de carga, ya que los procesos evolucionan constantemente, especialmente con los avances tecnológicos.
Las empresas de transporte pueden capacitar a su personal en áreas como:
Manejo de software: Cuando se implementan nuevos programas, el personal responsable puede recibir capacitación continua o especializada.
Seguridad y manejo de paquetes: Los empleados también pueden aprender nuevos métodos para manipular paquetes y equipos de forma segura y eficiente. Esto es importante cuando cambian los protocolos por actualizaciones en equipos o sistemas, y ayuda a mantener a los empleados seguros y libres de riesgos laborales.
Capacitación en gestión: Además de las operaciones diarias, es útil entrenar a los líderes en áreas relacionadas con el crecimiento y la eficiencia del negocio, identificando oportunidades y gestionando un crecimiento saludable.
Gestionar tu empresa de transporte: claves para el éxito
Como en cualquier negocio, la clave está en adaptarse a los cambios y en seguir desarrollándose. Al enfocarse en estas áreas de mejora, las empresas de transporte de carga pueden construir un camino sólido hacia el crecimiento presente y futuro.