¿Qué es una estimación de Orden de Magnitud (ROM)?
Las estimaciones de Orden de Magnitud, conocidas como ROMs, son cálculos aproximados del esfuerzo y el costo involucrados en completar un proyecto. El proceso de estimación ROM se realiza en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto y sirve como guía para la selección de estrategias y opciones de planificación.
Una estimación de Orden de Magnitud es una estimación general del esfuerzo y el costo asociados a un proyecto. Este método se suele usar para determinar presupuestos sin entrar en muchos detalles. Normalmente, este paso se realiza al seleccionar y aprobar un proyecto.
Una estimación ROM generalmente se realiza en las primeras fases de un proyecto. Cuando una empresa o cliente solicita una ROM, busca una cifra aproximada en lugar de un número exacto.
La variación entre el costo estimado y el real con una estimación ROM puede fácilmente ser de más o menos un cincuenta por ciento. Quien prepare una estimación ROM debe indicar claramente que la precisión puede variar mucho, especialmente en las etapas iniciales del proyecto.
¿Cómo preparo una estimación ROM?
Aunque existe una variación aceptada más amplia en una estimación ROM, es fundamental que un profesional de gestión de proyectos realice el trabajo para que la estimación sea lo más precisa posible. Hay límites en lo que respecta a la variación del precio aceptable.
Frecuentemente, los proyectos se extienden durante varios años. Puede ser difícil prever y planificar el costo de materiales o mano de obra a lo largo de un período prolongado. Sin embargo, hay datos conocidos que el gestor del proyecto debe obtener con certeza. Como regla general, cuanto mayor sea el horizonte temporal del proyecto, mayor será la posible variación en el costo final.
Por ejemplo, si alguien estimara que la construcción de una casa nueva costaría 200,000 euros y el costo final fue de 1,2 millones, la variación sería inaceptable. Al preparar costos usando este método, lo más importante es obtener correctamente los factores conocidos.
¿Qué herramientas puedo usar para hacer estimaciones ROM?
Existen varias herramientas útiles en el mercado que ayudan a los gestores de proyectos a realizar estimaciones de Orden de Magnitud. SEER es un conjunto de productos interoperables que facilitan varias etapas del proceso, incluyendo soluciones de software para estimaciones ROM y definitivas.
También hay plantillas ROM, como esta de ejemplo, que ayudan a organizar todas las variables a tener en cuenta.
¿Qué es una estimación definitiva?
Una estimación definitiva es muy diferente de una ROM. Primero, el nivel de variación aceptada entre el costo proyectado y el costo final suele ser de -10% a +10%. Una empresa o cliente que solicita una estimación definitiva generalmente tiene menos margen de error que uno que acepta precios de Orden de Magnitud.
Quien ha trabajado en gestión de proyectos durante bastante tiempo sabe lo difícil que puede ser preparar una estimación definitiva en proyectos largos o complejos. Esto implica que la persona que realiza la estimación debe investigar mucho para reducir la variación a ese nivel.
Una estimación definitiva también puede estar equivocada, ya que se basa en varias suposiciones, incluyendo factores fuera del control de cualquiera. Las variaciones en las estimaciones son normales, y la mejor forma de gestionar la incertidumbre es actualizarlas regularmente. Cuanto mayor sea la incertidumbre, más a menudo deben revisarse. Esto se conoce como “planificación en oleadas” en la gestión de proyectos.
¿Cómo preparo una estimación definitiva?
La preparación de una estimación definitiva requiere un enfoque más detallado que una ROM. Además, se necesita contar con datos sólidos para que la estimación sea fiable. Una empresa no puede esperar una estimación definitiva precisa sin los datos adecuados. En general, se basa en documentos contractuales y un alcance de trabajo definido, además de planes completamente diseñados con diferentes escenarios proyectados.
Todos los costos directos, como materiales y mano de obra, deben estar desglosados. También se debe incluir una contingencia para cubrir posibles cambios en las condiciones del mercado. Por ejemplo, si el precio de los ladrillos sube un 50%, no sería razonable que el costo estimado de los ladrillos en la construcción sea igual al final. Para reducir el impacto de estos cambios, también se deben presupuestar costos indirectos.
¿Qué herramientas existen para hacer estimaciones definitivas?
Muchas empresas ofrecen plantillas y calculadoras para facilitar las estimaciones definitivas. Smartsheet ofrece una plantilla y una guía útil para la estimación de costos en proyectos.
Es importante entender que una estimación solo será tan buena como los datos que se ingresen. Las variaciones en los costos del mercado o desviaciones del plan pueden hacer que las estimaciones sean menos precisas.
¿Cómo calculo la variación en estas estimaciones?
Como gestor de proyectos, es fundamental poder calcular con precisión la variación. Si el costo estimado de un proyecto es de 200,000 euros y el costo real termina siendo de 250,000 euros, la variación en euros es de 50,000. Pero lo que realmente importa es el porcentaje de variación. En este caso, se divide la diferencia (50,000) entre el costo estimado (200,000), resultando en una variación del 25%. Esto sería aceptable en una estimación ROM, pero no en una definitiva.
En general, una estimación solo será tan buena como los datos que se ingresen. Las variaciones en costos del mercado o desviaciones del plan pueden reducir la precisión de las estimaciones.
Conclusión
Las estimaciones ROM y definitivas funcionan de manera diferente en cuanto a alcance y nivel de detalle. Un cliente o empresa que solicita una estimación ROM tendrá expectativas distintas a las que pide una estimación definitiva. Comprender las diferencias entre costos ROM, precios ROM, estimación ROM y estimación definitiva es un paso crucial para definir el alcance de un proyecto.
Una estimación definitiva debe incluir un alcance de trabajo y una lista detallada de costos. A diferencia de una ROM, una empresa no suele tolerar grandes variaciones entre el costo estimado y el final. Como gestor de proyectos, también es importante comunicar claramente las expectativas sobre la precisión de cada método de estimación. La empresa debe entender que una estimación ROM no será tan precisa como una definitiva.
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