Tipos de Organización
Si estás tomando cursos de gestión de proyectos para prepararte para tu certificación PMP, necesitarás aprender muchas cosas nuevas, y una de ellas son los tipos de organización según lo definido por el PMI. Los tipos de organización son un marco que determina la jerarquía de personas, funciones y flujo de trabajo, además del sistema de reporte en una organización.
Cada organización debe tener una estructura definida para trabajar de manera eficiente y alcanzar sus objetivos comerciales. Algunos dicen que sin un tipo y estructura de organización claros que apoyen sus metas, esa organización no tendrá éxito. Como gestor de proyectos, esto te ayudará a identificar a los interesados y otros miembros del equipo.
A continuación, la lista de diferentes tipos de organizaciones que te ayudará a entender con qué tipo de organización estás trabajando:
- Organización Funcional
- Organización en Matriz
- Organización por Proyectos
- Organización Compuesta
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Según el PMI, existen cuatro tipos básicos de organización: Funcional, en Matriz, por Proyectos y Compuesta. En este artículo, analizaremos cada uno de estos tipos de organización en detalle.
Tipo de Organización
Organización Funcional
La formación en gestión de proyectos para el examen PMP cubre la organización funcional, el tipo de organización más utilizado. En una estructura organizacional funcional, la organización se agrupa en departamentos donde las personas con habilidades similares trabajan juntas, por ejemplo, departamento de ventas, marketing, finanzas, etc. Esto ayuda a mejorar la eficiencia de cada grupo funcional.
Todo el poder (como la asignación de presupuesto, recursos y toma de decisiones) pertenece al gerente funcional en una organización funcional. Los recursos reportan directamente al gerente funcional. Este gerente tiene la autoridad para liberar recursos según su experiencia en la materia. Cuando finaliza un proyecto, los recursos vuelven al gerente funcional para tareas rutinarias.
Generalmente, los gestores de proyectos no existen en este tipo de estructura; si están, su rol será muy limitado, pudiendo tener títulos como coordinador o expedidor.
Organización en Matriz
La estructura de organización en matriz combina dos o más tipos de estructuras organizacionales, como la organización por proyectos y la organización funcional. Esta combinación puede ayudar a las organizaciones a mejorar la eficiencia, la preparación y la adaptación al mercado. Es especialmente adecuada para entornos dinámicos, permitiendo responder más rápido a la demanda del mercado o del cliente y reducir el tiempo de lanzamiento de nuevos productos.
La autoridad del gerente funcional se desplaza verticalmente hacia abajo, mientras que la del gerente de proyecto se mueve lateralmente. Debido a que estas autoridades fluyen hacia abajo y lateralmente, esta estructura se llama estructura en matriz. En una organización en matriz, los empleados pueden reportar a varios gerentes, algunos de un área y otros de diferentes áreas.
Al recibir formación en gestión de proyectos, aprenderás más detalles sobre los tres tipos de organizaciones en matriz y cómo varía el poder del gestor de proyecto según el tipo. A continuación, un resumen.
Matriz Fuerte
En una estructura de matriz fuerte, el gestor de proyecto tiene más poder que el gerente funcional. Por ejemplo, participa en la asignación de recursos.
Matriz Débil
En una matriz débil, el gestor de proyecto actúa como coordinador o expedidor. Un coordinador tiene cierta influencia en la asignación de recursos, mientras que un expedidor solo sirve como punto de comunicación entre el cliente y el equipo. En general, en una matriz débil, el poder reside en el gerente funcional.
Matriz Equilibrada
En una matriz equilibrada, ambos gestores tienen poder igual. Los recursos que trabajan en un proyecto pueden experimentar dificultades de comunicación debido a la falta de claridad sobre a quién deben reportar.
Organización por Proyectos
Una organización por proyectos es el tipo ideal para un gestor de proyectos. Los gestores de proyectos son los verdaderos jefes, con libertad para aplicar su experiencia y participar en las decisiones. Sin embargo, una vez entregado el proyecto, los gestores dejan de tener un rol activo. No hay seguridad laboral en este tipo de organización.
Organización Compuesta
Una organización compuesta combina los tipos funcional, en matriz y por proyectos. Es decir, puede tener diferentes estructuras según el proyecto, para simplificar o mantener el control del poder. La mayoría de las empresas modernas son de tipo compuesto.
Ejemplos para entender mejor las organizaciones compuestas:
- Una organización puede gestionar un proyecto en modo matriz equilibrada, mientras otro se realiza de forma funcional. También puede tener un proyecto en modo por proyectos.
- Una organización funcional puede necesitar un edificio pequeño y tener la capacidad de construirlo internamente, formando una organización compuesta al crear un equipo dedicado para esa tarea.
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Conclusión
Es muy útil para un gestor de proyectos saber de antemano en qué tipo de organización trabaja para entender mejor su nivel de autoridad. Los gestores de proyectos con experiencia suelen preferir una organización por proyectos frente a otras.
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PMP es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.