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Ya sea que estés planeando la apertura de tu negocio o mudándote a una nueva ubicación, contar con un espacio de oficina para tu negocio pequeño requiere planificación para asegurarte de recordar todo lo necesario y crear un ambiente de trabajo productivo y acogedor. Aquí tienes algunas ideas para organizar tu nuevo espacio de oficina.
Configura los sistemas de comunicación en la oficina
Para crear un sistema de comunicación moderno en tu oficina, necesitarás un proveedor de servicios de internet. Busca uno que ofrezca las velocidades más altas y la mejor fiabilidad para reducir al mínimo los tiempos de inactividad.
Muchos sistemas telefónicos que utilizan números gratuitos para negocios pequeños dependen de una conexión estable a internet para funcionar. Las mejores opciones son la centralita privada, la voz sobre protocolo de internet y el sistema de teclas. Cada uno tiene ventajas y desventajas que puedes investigar para determinar cuál es el más adecuado para tu oficina.
Compra y coloca el mobiliario
Cualquier espacio de oficina necesitará escritorios, sillas, mesas, computadoras y teléfonos. Haz un plan de distribución para asegurarte de tener suficiente espacio para el mobiliario que deseas adquirir.
Debes decidir si prefieres espacios abiertos, cubículos o mesas grandes para colaboración en grupo. Mide todo y revisa las especificaciones para crear un flujo de trabajo óptimo en tu oficina.
Compra suministros y equipos de oficina
Dependiendo del tamaño de tu negocio y la cantidad de empleados, debes asegurarte de tener suficientes impresoras, papel, archivadores y otros suministros para soportar las operaciones diarias.
Cualquier equipo grande debe incluirse en tu plan de distribución para verificar el flujo en los pasillos de la oficina. Si tienes una habitación separada para usar como sala de descanso, considera comprar suministros básicos de cocina para que tus empleados puedan usarlos.
Abrir una cuenta bancaria para tu negocio
Si estás comenzando tu negocio, es importante tener cuentas separadas de cheques y ahorros para los gastos del negocio. También puedes considerar una tarjeta de crédito empresarial independiente. Solo asegúrate de usarla de manera responsable para evitar que tu empresa acumule demasiada deuda.
Considera las necesidades de seguridad
Cuando tienes varios computadoras y equipos electrónicos en tu oficina, puede ser una excelente idea instalar sistemas de seguridad y vigilancia para prevenir robos.
Si tu negocio maneja información altamente personal de los clientes, como datos médicos o financieros, contar con seguridad puede darles tranquilidad de que sus datos no serán robados.
Configurar un espacio de oficina altamente funcional requiere tiempo y planificación. Con estos consejos en mente, podrás crear un plan detallado de qué incluir y qué omitir para tu espacio de oficina.