Presentado por Imperial Movers:
No importa cuán estable parezca un negocio, es probable que en algún momento pase por una transición que requiera cambiar de ubicación. Puede ser para mejorar, como la necesidad de más espacio en la oficina a medida que expandes tus operaciones, o peor, como reducir el tamaño para ahorrar en alquiler. Sea cual sea tu motivo, una cosa es segura: la mudanza de oficina no es tarea fácil.
Pero no te preocupes. No tiene que ser tan estresante como piensas. Solo necesitas un plan sistematizado para poner todo en marcha. A continuación, te mostramos cómo crear uno efectivo.
Empieza con tiempo
Hay una razón por la que el dicho ‘el que madruga, encuentra la oportunidad’ es tan popular. Porque en la mayoría de los casos, es cierto. Cuanto antes tengas una estrategia, mejores serán tus chances de una transición exitosa.
Si los expertos recomiendan un mes de planificación para una mudanza doméstica, en una mudanza de oficina deberías dedicar al menos seis meses para planear.
En estos seis meses, puedes:
- Diseñar la distribución de tu nueva oficina
- Comenzar a respaldar tus archivos
- Prepararte para cambios imprevistos
- Asignar personas que faciliten la mudanza
- Crear una línea de tiempo con objetivos realistas
- Eliminar poco a poco el desorden en la oficina
- Trabajar con una empresa especializada en mudanzas de oficina
Puede parecer mucho tiempo, pero te sorprenderá lo rápido que pasa.
Contrata una empresa de mudanzas profesional
Cuando se trata de mover un negocio, el tiempo de inactividad (y las pérdidas de ingresos que conlleva) son los mayores enemigos. Para volver a la productividad lo antes posible, lo mejor es dejar que los profesionales manejen la logística.
Al trasladar una oficina, necesitas más que unos buenos mudanceros. Necesitas trabajar con una empresa que mueva rápido, con habilidad y sin errores para minimizar el tiempo de inactividad. Un profesional en mudanzas de oficina generalmente:
- Proporciona un coordinador que actúe como enlace entre los mudanceros y tu equipo durante todo el proceso
- Colabora contigo para diseñar el plano de la nueva oficina
- Ofrece un sistema de embalaje para documentos y escritorios
- Desmonta y envuelve muebles voluminosos, cubículos, etc.
- Trabaja con el equipo de IT para garantizar que los sistemas críticos vuelvan a funcionar rápidamente
- Carga y transporta todos los artículos a la nueva oficina
- Organiza el nuevo espacio según el plan establecido
- Brinda soporte fuera del horario laboral y en fines de semana para reducir el tiempo de inactividad
Que los empleados empaquen sus escritorios
Aunque los mudanceros se encargan de todo lo relacionado con la mudanza, es mejor que los empleados se encarguen de empacar sus escritorios.
Los escritorios no son solo mesas con computadoras. Cada uno es un espacio personal para cada empleado, que puede tener objetos sentimentales o decorativos, como marcos de fotos y plantas, que requieren cuidado especial al empacar.
Normalmente, la empresa de mudanzas proporciona cajas de plástico reutilizables que los empleados pueden usar para empacar sus pertenencias. Una vez selladas, estas cajas numeradas y etiquetadas se entregan en los nuevos escritorios para que los empleados puedan desempacar después de la mudanza.
Prioriza el departamento de IT
Como ya sabes, el departamento de IT es uno de los componentes más importantes en la oficina moderna. Respaldar los datos, asegurar los archivos y mover los servidores no será fácil. Además, no es algo que puedas dejar en manos de los mudanceros.
El equipo de IT debe ser el primero en conocer la fecha de la mudanza. ¿Por qué? Para comenzar a planear transferencias de datos, eliminar equipos defectuosos y realizar mantenimiento paso a paso en los dispositivos electrónicos.
Puedes donar o vender los artículos que ya no necesitas o entregarlos a empleados que los puedan aprovechar. Y no olvides llamar a una empresa de eliminación de residuos electrónicos para deshacerte de la basura tecnológica.
Medir dimensiones y eliminar lo innecesario
Al mudarte a un espacio con un plano diferente, debes medir las dimensiones del nuevo lugar. Verifica pasillos, esquinas y corredores para asegurarte de que tus muebles y electrodomésticos cabrán. No temas en deshacerte de objetos que solo llenarán de desorden el nuevo espacio.
¿De qué sirve llevar ese archivador grande si solo estorbará? Aprende a soltar. Si hay muebles que no se trasladarán, pregunta a tu empresa de mudanzas si pueden ayudarte con la liquidación de muebles.
También es buen momento para deshacerte de suministros de oficina que ya no necesitas. Revisa cada armario y cajón con calma.
Etiqueta cada caja
Etiquetar las cajas es fundamental para reducir el tiempo de inactividad. Nada consume más tiempo que tener que buscar y organizar todo en el nuevo espacio.
Utiliza un sistema de etiquetas con colores para reconocer rápidamente dónde debe ir cada caja. Por ejemplo, puedes poner etiquetas azules en las cajas destinadas a la cocina. Agrupar objetos similares también ayuda a mantener el proceso más ordenado.
Realiza reuniones periódicas
Imagina que tu gerente te dice que te mudas un día y luego no vuelves a escuchar nada durante seis meses. Es fácil que la idea de la mudanza se te olvide, ¿verdad? Por eso, es importante mantener a los empleados informados y preparados.
Organiza reuniones ocasionales para conocer cómo se sienten respecto a la mudanza y asegurarte de que cumplan con las tareas asignadas en tiempo y forma.
Informa a tus contactos
¿Sabes qué más puede afectar tu negocio además del tiempo de inactividad? La falta de comunicación con tus clientes y proveedores. Es tu responsabilidad informarles sobre tu próxima mudanza.
Envía correos electrónicos a tus clientes al menos una semana antes de la mudanza. Comunícales cuánto tiempo estimas que durará la interrupción para que sepan cuándo volver a contactarte.
Y no olvides coordinar con tus proveedores para gestionar entregas y servicios en tu nuevo espacio una vez que estés listo.
En resumen
La mudanza de oficina puede parecer estresante ahora, pero pasará. Mira más allá de los inconvenientes, acepta la situación y visualiza un futuro brillante con tu empresa en su nuevo hogar.