¿Qué es la Mejora de Procesos Empresariales?
Implica revisar, identificar, evaluar y optimizar los procesos de negocio. Cuando se busca mejorar estos procesos, las empresas suelen tener en mente tres objetivos principales.
El primero es reducir el tiempo dedicado a tareas específicas. Otro objetivo importante es mejorar el producto o servicio ofrecido sin modificar los insumos. Finalmente, las empresas se enfocan en eliminar o reducir pasos innecesarios en el proceso. Algunas invierten en proyectos de optimización puntuales, pero las empresas proactivas integran esta mejora de forma continua en sus operaciones.
¿Cuáles son algunas metodologías para la mejora de procesos?
Existen varias formas de abordar la mejora empresarial. En los últimos años, tres ejemplos de metodologías de mejora de procesos se han destacado como las estrategias más populares:
Gestión de la Calidad Total
La Gestión de la Calidad Total (TQM) es una de las metodologías más antiguas para mejorar procesos, popularizada desde los años 80. Se centra principalmente en mejorar la calidad del producto final o la entrega del servicio. Esto requiere un esfuerzo de evaluación y mejora a nivel de toda la organización, desde la dirección hasta los empleados. La TQM suele abordar la mejora de procesos considerando el panorama general en lugar de centrarse en detalles específicos.
Lean
La metodología Lean, creada por Toyota, se basa en optimizar procesos eliminando desperdicios y tareas que no aportan valor. Esta estrategia se enfoca en mejorar la eficiencia mediante pasos claros y prácticos:
- Identificar qué valor percibe el cliente final.
- Detectar qué procesos o pasos no aportan valor.
- Modificar o eliminar esas actividades.
- Repetir el proceso hasta alcanzar los niveles deseados de eficiencia.
Seis Sigma
Seis Sigma ganó popularidad en la gestión de proyectos, especialmente en industrias manufactureras. Su objetivo es reducir defectos a un nivel muy bajo, con una meta de 3.4 defectos por millón de unidades producidas. La metodología DMAIC resume sus pasos en:
- Definir qué aspectos necesitan mejora.
- Medir el rendimiento actual con métricas precisas.
- Analizar las causas de las inconsistencias o defectos.
- Eliminar o reducir los problemas identificados para mejorar el proceso.
- Controlar y mantener las mejoras mediante revisiones continuas.
¿Cuáles son los pasos generales para la mejora de procesos empresariales?
Aunque existen diferentes metodologías, todas siguen pasos similares que ayudan a las empresas a optimizar procesos laboriosos y mejorar la eficiencia.
Paso 1: Mapeo
Algunos managers asumen que conocen los problemas solo por experiencia, pero la verdadera mejora comienza con una evaluación exhaustiva. El mapeo consiste en representar visualmente los procesos empresariales, ya sea a mano o mediante software especializado. Las herramientas digitales ofrecen ventajas como:
- Automatización: Facilita la identificación y mapeo de tareas, actualizándose en tiempo real para mejorar continuamente.
- Responsabilidad: Permite asignar tareas claramente a cada responsable, promoviendo la responsabilidad individual.
- Seguimiento de procesos: Proporciona información valiosa para mejorar y evaluar el desempeño en cada etapa.
Paso 2: Evaluación
Con los datos recopilados, los líderes analizan si hay procesos que consumen más tiempo del necesario o si hay retrasos frecuentes. Es importante entender qué factores contribuyen a estos problemas y qué procesos aportan mayor valor para optimizarlos aún más. La técnica de los cinco porqués ayuda a identificar la causa raíz de los problemas, preguntando “¿por qué?” varias veces hasta llegar a la causa fundamental.
Paso 3: Rediseño
El éxito en la optimización depende de entender qué está mal y por qué. Luego, se diseña una solución creativa en colaboración con quienes realizan las tareas. La participación del personal operativo es clave, ya que conocen mejor los procesos y pueden detectar posibles obstáculos o mejoras prácticas. Se recomienda seguir estos pasos:
- Seleccionar métricas relevantes para evaluar el problema y su solución.
- Coordinar con los empleados para recibir retroalimentación en momentos adecuados.
- Definir el alcance de los cambios a implementar.
- Abordar los problemas a corto plazo, pensando también en soluciones duraderas.
- Realizar análisis de riesgos para anticipar posibles dificultades.
Paso 4: Implementación
Este paso es crucial. No basta con decir qué hacer o automatizar la implementación; es necesario un enfoque práctico y controlado. Antes de comenzar, asegúrate de contar con los recursos necesarios y de realizar pruebas en pequeña escala. Si algo no funciona como se planeó, podrás ajustar antes de extender los cambios a toda la organización.
Paso 5: Revisión
Muchas veces, los gerentes confían tanto en la mejora que dejan de monitorear los resultados. Sin embargo, a medida que el proyecto crece, aumentan las variables y también las posibilidades de error. Es fundamental detectar y corregir los problemas rápidamente para evitar costos adicionales. Mantener una comunicación abierta con el personal y realizar inspecciones periódicas ayuda a mantener el control y garantizar el éxito.
¿Cuáles son las razones comunes para buscar la mejora de procesos?
El motivo detrás de una iniciativa de mejora influye en la estrategia y en los recursos que se asignan. Las motivaciones principales suelen ser:
Cumplimiento
Todos los productos, servicios y campañas deben cumplir con normativas específicas, especialmente en industrias reguladas como la automotriz o farmacéutica. Incluso en sectores con menos regulaciones, puede ser necesario mejorar métodos de nómina o contabilidad para cumplir con nuevas normativas fiscales.
Competencia
En mercados monopolísticos, la presión para mejorar puede ser menor. Pero cuando surgen competidores o nuevas alternativas, las empresas deben revisar sus procesos para mantenerse competitivas y ofrecer mejores productos o servicios.
Desempeño económico
El rendimiento de una empresa depende tanto de su gestión interna como de la economía en general. En épocas de auge, la competencia puede aumentar, y en recesiones, optimizar operaciones ayuda a reducir costos y mantener la estabilidad.
Cambios en la industria
Innovaciones tecnológicas o cambios en las tendencias de consumo pueden obligar a las empresas a ajustar sus procesos para adaptarse a nuevas demandas del mercado.
Nueva dirección
Antes o después de un cambio de propietarios, los nuevos gestores suelen buscar mejorar los procesos para maximizar la rentabilidad y preparar la organización para el futuro.
¿Cómo puede ayudar el software en la mejora de procesos?
Automatizar tareas repetitivas permite a las empresas capacitar a sus empleados para roles más estratégicos y satisfactorios. Además, el uso de herramientas digitales ayuda a reducir papeleo, agilizar procesos y mejorar la calidad del servicio. Creemos en el poder de la creatividad humana, mientras que las máquinas se encargan del resto.