Si estás familiarizado con los conceptos básicos de la contabilidad para pequeñas empresas, sabes que firmar un nuevo cliente no significa que recibirás su pago de inmediato. De hecho, puede que tengas que esperar varias semanas o incluso meses antes de que el dinero en las cuentas por cobrar de tu empresa llegue a la cuenta bancaria de tu negocio. Y si no envías facturas por tu trabajo, quizás nunca recibas ese dinero.
Omitir el envío de facturas puede retrasar los pagos de tus clientes, ya que muchas veces, los clientes necesitan recibir la factura para activar sus procesos de pago. Como probablemente registran las facturas en cuentas por pagar al recibirlas y pagan según su calendario interno, tus clientes pueden pasar por alto o ignorar pagos si no reciben una factura que active su proceso de pago. Afortunadamente, enviar facturas es sencillo. A continuación, te explicamos cómo crear una factura.
[Artículo relacionado: Cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar y en qué se diferencian]
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento detallado y enumerado que lista los precios de todos los productos y servicios que un cliente ha comprado a tu empresa durante un período determinado. Cuando tu cliente recibe la factura, debe pagarla dentro del plazo establecido en tus términos y condiciones.
Sin facturas, pequeñas empresas como la tuya tendrían muchas más dificultades para cobrar a los clientes y recibir los pagos a tiempo. Además, las facturas sirven como registros de tu trabajo para el cliente, útiles para la contabilidad, renegociar términos o incluso en caso de una auditoría fiscal. Tus clientes también pueden usar las facturas para llevar sus registros y contabilidad.
Cómo crear una factura
Es una cosa saber qué debes incluir en tu factura, pero otra muy distinta es presentar esa información de manera clara y comprensible para tus clientes. Para asegurarte de que tu factura sea fácil de entender, sigue estos pasos:
1. Agrega un encabezado.
Tu factura debe comenzar con un encabezado que incluya la fecha de emisión y la información de contacto tanto de tu empresa como del cliente. Generalmente, la información de tu negocio va a la izquierda y la del cliente a la derecha, aunque también puede colocarse en la parte superior de la factura.
2. Asigna un número o identificador a la factura.
Si es la primera factura que envías a un cliente, puedes incluir “Factura #0001” en el encabezado (los ceros adicionales evitan cambios en el espacio si alcanzas miles de facturas). Alternativamente, puedes usar un identificador relacionado con el período del servicio, como “Factura #2025Q1” o “Factura #FEB2025.” Incluso si tu identificador indica el período cubierto, debes incluir también la fecha exacta de emisión. [Relacionado: Cómo llenar un reporte de gastos]
3. Incluye tu tabla detallada.
El núcleo de tu factura es la tabla con los servicios y precios. Aquí, listarás cada concepto, su cantidad, tarifa por unidad (puede ser precio por artículo o tarifa por hora) y el costo total. En la esquina inferior derecha, sumarás los costos de cada línea y registrarás el total de la factura. Es recomendable que destaques este número en negrita o que lo pongas en un lugar visible, con un tamaño grande. En algunos casos, también deberás incluir impuestos.
En tu tabla detallada, puedes agregar la fecha o período en que brindaste cada servicio y describir en qué consiste cada uno. Esto ayuda a que tu trabajo y precios sean más transparentes para el cliente y puede facilitar pagos más rápidos. También puedes incluir varias tablas si brindas servicios en diferentes ubicaciones, por ejemplo, en la oficina del cliente y en otro sitio.
4. Agrega notas al pie.
Las facturas suelen ser listas autoexplicativas de servicios, cantidades y precios, pero a veces necesitan aclaraciones adicionales. Por ejemplo, si aplicaste un descuento en algún concepto, puedes agregar una nota explicativa al final de la factura. Así, el cliente entenderá que en futuras facturas puede ver tarifas diferentes por el mismo trabajo. Si tu factura no requiere aclaraciones, también puedes incluir un mensaje de agradecimiento; un pequeño gesto de gratitud siempre es bien recibido.
Ejemplo de factura
Ahora que sabes cómo funcionan las facturas, puede ser útil ver un ejemplo práctico:
15 de marzo de 2026 FACTURA #MAR2026
Juan Pérez Facturado a: Cliente Excelente, S.A.
Av. de la Innovación 123 Calle del Progreso 45
Ciudad, Estado 28001 Ciudad, Estado 28002
+34 912 345 678 +34 987 654 321
juan@miempresa.com cliente@cliente.com
FACTURA
*Como se acordó previamente, dejaremos de ofrecer el servicio 3 a partir del próximo mes.
^Para el servicio 6, se aplica un descuento de 50 € por unidad. ¡Gracias por confiar en nosotros!
Plantillas y generadores de facturas
Ahora que sabes cómo crear una factura y has visto un ejemplo real, puedes comenzar a hacer las tuyas usando plantillas o generadores. Aquí tienes cinco opciones:
- Invoice Home ofrece 100 plantillas diferentes, desde diseños sencillos hasta opciones más llamativas.
- Invoice Simple tiene tres plantillas que puedes descargar en Word, Excel u otros formatos personalizables.
- Hablando de Word y Excel, Microsoft ofrece varias plantillas descargables para ambos programas.
- FreshBooks cuenta con varias plantillas en Word, Excel, PDF o Google Workspace.
- Canva ofrece cientos de plantillas de facturas altamente personalizables, con diseños modernos y claros.
Una vez que elijas tu plantilla, solo sigue los pasos anteriores para crear facturas que tus clientes entenderán y en las que actuarán rápidamente.
Preguntas frecuentes sobre facturación
¿Una factura es una cuenta o un recibo?
Una factura es un documento que detalla los servicios prestados y que genera y envía la empresa o profesional que realizó el trabajo al cliente que recibió el servicio. La factura generalmente muestra los servicios realizados línea por línea, con su precio individual, el monto total y la fecha de vencimiento para el pago.
¿Qué información debe incluir una factura?
Deberías incluir en tus facturas:
- La fecha de emisión
- El nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de tu empresa y del cliente
- Un número o identificador único de la factura
- Condiciones de pago, como neto 30 días, o una fecha límite específica
- Una lista detallada con precio unitario, cantidad y total por cada concepto
- El valor total claramente indicado
Consejo: Una factura contiene los datos básicos de tu trabajo realizado para un cliente junto con los términos de pago.
¿Qué significa Net 30 en una factura?
El término Net 30 indica que el cliente tiene 30 días desde la fecha de emisión para pagar la factura. Después de ese período, podrían aplicarse cargos por retraso, si así se acordó.
Crear facturas es sencillo e importante
No necesitas hacer facturas demasiado complicadas, pero hacerlo te proporciona un registro del monto que tus clientes deben pagarte y la fecha límite. Si un cliente se retrasa, podrás consultar tus registros de facturas. Además, las facturas apoyan tu contabilidad, creando un archivo del trabajo realizado, los pagos pendientes y cuándo recibiste el dinero. Esto no solo es importante para gestionar tu negocio, sino también para cumplir con tus obligaciones fiscales. El primer paso para convertirte en un negocio consolidado es tener tu documentación y procesos en orden, y las facturas son una de las herramientas más importantes para lograrlo.