Estimación al Finalizar (EAC)
La Estimación al Finalizar (EAC) es un método de pronóstico que se utiliza para determinar el costo estimado de un proyecto una vez que esté completo. Existen diferentes formas de calcular la EAC, dependiendo de los factores involucrados. Las cuatro fórmulas se emplean en escenarios específicos y ayudan a medir cuánto puede desviarse un proyecto. Al entender cada fórmula, podrás realizar los ajustes correctivos más adecuados en tu proyecto.
La estimación al finalizar es un elemento del marco de Gestión del Valor Ganado (EVM). Durante el ciclo de vida de un proyecto, este término se refiere a la actividad de estimar el presupuesto. En otras palabras, ¿cuánto dinero se gastará en el proyecto después de su finalización? Con esta información, puedes evaluar si has superado las expectativas presupuestarias iniciales.
En contraste con otras técnicas de estimación de costos, el cálculo de la estimación al finalizar considera gastos imprevistos y comprende que las previsiones presupuestarias originales probablemente no sean precisas a largo plazo. Por ello, se le suele llamar una herramienta de pronóstico del proyecto.
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Estimación al Finalizar vs. Estimación para Completar
Debido a la similitud entre estos dos términos, a menudo se usan de manera intercambiable. Sin embargo, es fundamental entender las diferencias y cuándo calcular cada uno.
La estimación al finalizar predice el gasto total del proyecto, mientras que la estimación para completar (ETC) indica cuánto dinero adicional será necesario para terminarlo. La ETC proyecta los fondos extras requeridos después de que el proyecto ya ha comenzado, sin considerar los gastos previamente realizados.
¿Por qué es importante la EAC?
Incluso los presupuestos más meticulosamente calculados no siempre son completamente precisos. Cambios y situaciones imprevistas, como aumentos o reducciones en los gastos, son comunes en la gestión de proyectos.
Para monitorear cómo un cambio puede afectar el presupuesto total, los gestores de proyectos pueden usar la técnica de la EAC. Tener una visión clara del monto de dinero en juego facilita la toma de decisiones informadas.
Partes de la Fórmula de Estimación al Finalizar
Varios factores intervienen en la determinación de una estimación al finalizar, incluyendo el presupuesto, los costos y, en ocasiones, el rendimiento del cronograma. Todos estos componentes están integrados en el sistema de Gestión del Valor Ganado (EVM). ¿Pero qué significan exactamente estos términos?
Presupuesto al Finalizar (BAC): Como su nombre indica, es el monto total necesario para ejecutar con éxito un proyecto. Para calcularlo, suma todos los gastos proyectados. Los presupuestos suelen dividirse en categorías, y el BAC es la suma de todas ellas.
Índice de Desempeño de Costos (CPI): Para saber cuánto estás gastando, puedes usar el CPI. Es la proporción entre el Valor Ganado (EV) del trabajo realizado y el Costo Real (AC).
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI): Similar al CPI, evalúa qué tan bien se está utilizando el tiempo. Se obtiene dividiendo el Valor Ganado (EV) entre el Valor Planificado (PV).
Cómo ayuda el gestor de proyectos en la estimación de costos y variaciones
Es fundamental contar con la información más actualizada para realizar predicciones precisas. Gracias a que el panel en la herramienta de gestión de proyectos se actualiza en tiempo real, no es posible tomar decisiones futuras basadas en datos desactualizados.
Con diversos filtros, puedes personalizar el panel según tus necesidades y enfocarte en la información más relevante. Todo lo que necesitas saber sobre el proyecto está en un solo lugar.
Podrás hacer comparaciones rápidas, como gastos previstos versus reales, avances planificados frente a los efectivos, y más, sin depender de calculadoras o herramientas externas para determinar tu EAC.
Categorías y fórmulas para calcular la EAC
Existen cuatro categorías principales para calcular la EAC.
Son las siguientes:
1. Fórmula 1
EAC = AC + ETC desde abajo hacia arriba
Se emplea cuando la estimación original es fundamentalmente incorrecta. Calcula el costo real más la nueva estimación del trabajo restante.
2. Fórmula 2
EAC = BAC / CPI acumulado
Se usa cuando la estimación original se cumple sin desviaciones. Indica que el proyecto va bien: mantienes el CPI y SPI en uno, y debes continuar en esa línea. Es recomendable que el CPI y SPI se mantengan en uno o más.
3. Fórmula 3
EAC = AC + (BAC – EV)
Se aplica cuando la desviación actual respecto a la estimación original se espera que sea diferente en el futuro. Generalmente, es el costo real más el valor restante del trabajo por realizar.
4. Fórmula 4
EAC = AC + [BAC – EV / (CPI acumulado x SPI acumulado)]
Se emplea para calcular el costo real hasta la fecha más el presupuesto restante ajustado según el rendimiento. Es útil cuando se cree que la proporción actual es la planificada, y se necesita ajustar la estimación para cumplir con el cronograma previsto.
Ejemplo de Fórmula 1:
Abraham es gestor de un proyecto de servicios tecnológicos. De repente, recibe una solicitud de cambio en el alcance por parte del cliente, y la dirección solicita una nueva estimación del costo total del proyecto con este nuevo alcance. El proyecto ya ha incurrido en gastos de $250,000 y tiene un CPI de 1.08. Tras consultar con el equipo y las partes interesadas, decide realizar futuras inversiones, como costos administrativos de $60,000, costos de control de calidad de $25,000 y gastos diversos de $11,000. ¿Cuál sería la estimación al finalizar en este caso?
¿Cómo calcularlo?
En este ejemplo, las estimaciones originales son deficientes porque se basan en un enfoque equivocado. Por ello, se emplea la fórmula del primer escenario: Estimación al Finalizar = Costo Real + ETC desde abajo hacia arriba. Usando la fórmula, se obtiene: $250,000 + ($60,000 + $25,000 + $11,000) = $346,000.
Ejemplo de Fórmula 2:
Kate es gestora de un proyecto grande y complejo. A mitad del proyecto, la dirección le solicita una estimación actualizada del costo total. Al inicio, los costos estimados eran $150,000 para desarrollo, $170,000 para diseño y $120,000 para control de calidad. El CPI del proyecto es 1.04. ¿Cuál sería la estimación al finalizar en este momento?
¿Cómo calcularlo?
En este caso, el CPI no se considera anormal, por lo que se emplea la fórmula que usa CPI:
Estimación al Finalizar = Presupuesto al Finalizar / CPI
Sumando los costos: ($150,000 + $170,000 + $120,000) / 1.04 = $423,076.92.
Ejemplo de Fórmula 3:
Dave es gestor de un proyecto de desarrollo de software. Durante la ejecución, detectó errores en los requisitos y los corrigió, además de implementar un plan de mitigación. Al inicio, los costos estimados eran $200,000 para diseño, $300,000 para desarrollo y $200,000 para control de calidad. Hasta ahora, ha gastado $400,000 y el valor del trabajo realizado es de $500,000. ¿Cuál sería la estimación al finalizar?
¿Cómo calcularlo?
En este caso, el CPI se considera anormal. Se emplea la fórmula del tercer escenario:
Estimación al Finalizar = Costo Real + (Presupuesto al Finalizar – Valor Ganado)
Aplicando la fórmula: $400,000 + ($700,000 – $500,000) = $600,000
Ejemplo de Fórmula 4:
Lisa trabaja en un proyecto. El CEO informó a los accionistas que el nuevo sistema estará en marcha en seis meses, sin consultar previamente con la Oficina de Gestión de Proyectos. Al inicio, los costos estimados eran $150,000 para diseño, $700,000 para desarrollo y $225,000 para aseguramiento de calidad. Hasta ahora, ha gastado $450,000 y el CPI es 0.9, mientras que el SPI es 0.8. El valor del trabajo realizado es de $375,000. ¿Cuál sería la estimación al finalizar?
¿Cómo calcularla?
En este escenario, el CPI se considera anormal. Se emplea la fórmula del cuarto escenario:
Estimación al Finalizar = Costo Real + [(Presupuesto al Finalizar – Valor Ganado) / (CPI x SPI)]
Aplicando la fórmula: $450,000 + [($1,075,000 – $375,000) / (0.9 x 0.8)] = $450,000 + [$700,000 / 0.72] = $450,000 + $972,222.23 = $1,422,222.23
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Conclusión
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