¿Qué es un acuerdo de operación?
Un acuerdo de operación define y establece los procedimientos internos de funcionamiento y los acuerdos de relación entre los miembros (propietarios) de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL). El objetivo principal de un acuerdo de operación es crear pautas sobre cómo los dueños de un negocio se relacionan profesionalmente en términos de gestión y operaciones.
Las reglas internas son similares a los acuerdos de operación, pero se usan en corporaciones (corporaciones S y C) en lugar de SRL, y a menudo tienen requisitos legales específicos sobre la información que deben incluir.
¿Qué debe incluir un acuerdo de operación?
La información que incluyas en tu acuerdo de operación o en las reglas internas dependerá de los requisitos específicos de tu negocio y estado. Sin embargo, generalmente, un acuerdo de operación incluye detalles sobre propiedad, operaciones, gestión y financiamiento.
Un experto en leyes y gestión empresarial recomienda que el acuerdo cubra los siguientes elementos:
- Descripción de las operaciones del negocio.
- Separación entre el miembro de la SRL y la entidad empresarial (cómo son entidades separadas y cómo trabajan juntas).
- Plan de sucesión (cómo un propietario sale y qué sucede en caso de un problema inesperado con un propietario).
- Cómo se nombran los gerentes, sus responsabilidades y obligaciones con el negocio.
- Cómo los miembros/propietarios votan sobre temas importantes.
- Restricciones en la transferencia de propiedad y cómo se realiza.
- Cómo se recaudan y reembolsan fondos del negocio.
- Cómo se manejan las ganancias, pérdidas y distribuciones.
- Cómo se deben mantener los libros y registros.
El acuerdo de operación también puede incluir otros aspectos que consideres necesarios para el funcionamiento del negocio y la protección de los derechos de los propietarios.
¿Todo negocio necesita un acuerdo de operación?
Dependiendo del tipo de negocio (SRL, corporación S o C) y del estado, puede ser legalmente obligatorio presentar un acuerdo de operación. Por ejemplo, cualquier SRL que opere en California, Delaware, Maine, Missouri o Nueva York debe presentar un acuerdo de operación. Aunque en los otros 45 estados no es obligatorio, se recomienda mucho tener uno.
De manera similar, las corporaciones (corporaciones S y C) no están obligadas por ley a tener un acuerdo de operación, pero los expertos aconsejan a los propietarios crear y firmar su propia versión, conocida como reglas internas o bylaws.
“Las reglas internas establecen los derechos y deberes de las partes involucradas en la corporación y, si se siguen correctamente, limitan la posibilidad de que los tribunales ‘rompan el velo corporativo’ y hagan responsables a los accionistas por las deudas de la empresa,” explica un experto en derecho corporativo. “Además, algunos bancos y prestamistas solicitarán las reglas internas para verificar la legitimidad de la corporación antes de otorgar préstamos o abrir cuentas.”
¿Cuáles son los errores más comunes con los acuerdos de operación?
Los expertos señalan que los dueños de negocios a veces cometen los siguientes errores al crear sus acuerdos de operación:
- Excluir información importante. Al apresurarse a establecer la estructura del negocio, es tentador omitir secciones que parecen poco importantes del esquema. Sin embargo, todos los elementos incluidos en ese esquema tienen un propósito. Es fundamental incluir cada parte.
- Incluir demasiada información. Por otro lado, agregar demasiados detalles puede complicar el acuerdo. Un abogado especializado en asuntos de SRL puede identificar qué secciones podrían causar más problemas que beneficios.
- Usar un lenguaje vago. El acuerdo debe ser claro y preciso. Trabajar con un experto en acuerdos de operación ayuda a evitar ambigüedades o malentendidos en el documento.
- Mantenerlo igual para siempre. Revisar periódicamente el acuerdo para asegurarse de que sigue siendo válido y relevante es clave. Se recomienda revisarlo con un abogado una vez al año para detectar posibles cambios necesarios.
¿Se puede modificar un acuerdo de operación en el futuro?
Sí, es posible modificarlo. Generalmente, el proceso es sencillo y no requiere presentar revisiones ante organismos gubernamentales. Solo necesitas reunir a los miembros de la SRL para aprobar cambios mediante enmiendas por escrito. Luego, debes guardar este documento junto con el acuerdo original para fines de documentación.
¿Qué son los artículos de incorporación?
Los artículos de incorporación, también conocidos como certificado de incorporación o estatuto social (para LLC), son documentos legales que establecen formalmente una corporación ante el estado.
El principal beneficio de los artículos de incorporación es la protección legal de tus bienes personales, ya que separan los activos del negocio de los del propietario. Estos artículos suelen presentarse ante la secretaría de estado, con una tarifa que oscila entre $50 y $300.
¿Qué debe incluir un artículo de incorporación?
La información que debes incluir en tus artículos de incorporación dependerá de los requisitos específicos de tu negocio y estado. Sin embargo, generalmente, estos documentos cubren:
- Nombre legal y dirección del negocio.
- Propósito de la organización.
- Cómo debe operar la corporación (reglas internas o bylaws).
- Nombres de los directores y fundadores iniciales.
- Nombre y dirección del agente registrado.
- Qué acciones pueden ser adquiridas por los inversionistas.
- Restricciones en las actividades comerciales.
- Fecha de creación del negocio.
Es posible que tus artículos de incorporación requieran información adicional según el estado donde operes.
¿Todo negocio necesita presentar artículos de incorporación?
La obligación de presentar estos artículos dependerá del tipo de negocio. Por ejemplo, las LLC no están obligadas a presentar artículos de incorporación, pero sí es recomendable tener un certificado de formación. En cambio, toda corporación debe presentar estos artículos ante el estado.
“Cada corporación debe crear sus artículos de incorporación y presentarlos en el estado donde decidan constituirse,” explica un experto. “Este es el primer paso para establecer una corporación; no existe hasta que se presentan los artículos.”
¿Cuáles son los errores más comunes al crear artículos de incorporación?
Algunos errores frecuentes incluyen:
- No revisar y seguir las directrices del estado. Es importante verificar que las guías que sigas sean específicas para tu estado, ya que las reglas varían mucho. También, asegurarte de que los abogados con los que trabajes conozcan las normativas locales.
- Elegir un agente registrado inválido. No cualquier persona o empresa puede ser agente registrado. Debe residir en el estado donde presentas los artículos y estar disponible durante horas laborales.
- Confundir los artículos de incorporación con los de organización. La corporación presenta artículos de incorporación, mientras que una LLC presenta artículos de organización. Verifica en la página oficial los formularios correctos para tu tipo de negocio.
- Presentar en la oficina equivocada. Algunos estados requieren presentar ante la secretaría de estado, otros ante el departamento de comercio u otra entidad. Confirma que estás en la oficina correcta para evitar retrasos.
¿Se pueden modificar los artículos de incorporación en el futuro?
Sí, puedes hacer cambios. El proceso suele comenzar con la presentación de un documento llamado certificado de enmienda y el pago de una tarifa. La información que debe incluir puede variar, pero generalmente se requiere:
- Los nombres y cargos de quienes certifican los cambios (normalmente el presidente y el secretario del consejo).
- El artículo de incorporación que se modifica.
- Confirmación de que la enmienda fue aprobada por la junta mediante una resolución corporativa.
- Confirmación de que la enmienda fue aprobada por los accionistas en una votación.
¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo de operación y los artículos de incorporación?
El acuerdo de operación (bylaws) es un documento interno que define cómo los dueños del negocio se relacionan profesionalmente. Los artículos de incorporación (certificado de formación) son documentos públicos que establecen legalmente la existencia de la empresa como corporación. Ambos documentos conforman el marco legal de tu organización.
Además, difieren en estructura legal, obligaciones, requisitos estatales, resultados fiscales, nivel de detalle y flexibilidad. Los acuerdos de operación suelen ser menos formales y más fáciles de modificar.
“Los artículos de incorporación se presentan en la fecha de creación y generalmente no se actualizan para incluir información de accionistas, distribución de ganancias u otras relaciones comerciales, mientras que los acuerdos de operación son más fáciles de ajustar para reflejar la situación actual,” explica un experto.
También es importante entender que, aunque cumplen funciones similares, los acuerdos de operación son más detallados que los estatutos internos de una corporación.
“En el caso de una corporación, es muy común crear acuerdos adicionales, conocidos como acuerdos de accionistas, que detallan aún más la información que normalmente se incluiría en un acuerdo de operación,” añade el experto.
¿Cuáles son las similitudes entre un acuerdo de operación y los artículos de incorporación?
Ambos documentos trabajan juntos para definir la estructura del negocio y cómo operará legalmente. Sin embargo, comparten algunas características:
“Ambos presentan información esencial del negocio, como el nombre, propósito y modo de operación,” explica un especialista. “También definen la estructura de propiedad y son necesarios para entender cómo funciona la empresa.”
Es recomendable que toda LLC tenga un acuerdo de operación y un certificado de formación, y que toda corporación tenga bylaws y artículos de formación. Recuerda que presentar estos documentos incorrectamente puede causar retrasos. Para asegurarte de que todo esté en orden, es aconsejable buscar asesoría legal especializada.
Cómo iniciar tu negocio de la manera correcta
Empezar un negocio implica más que abrir las puertas a clientes potenciales. También requiere establecer protocolos internos formales y registrarse ante las autoridades. Aunque estos pasos pueden parecer tediosos, hacerlo bien desde el principio te coloca en una buena posición para el éxito.
Este proceso de formación puede ser complejo, pero si lo haces correctamente, te ahorrarás problemas futuros. La planificación y el cumplimiento legal son clave para un inicio sólido.