¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos no es un fenómeno nuevo. En alguna forma u otra, el concepto de gestión de proyectos se remonta a la construcción de las Pirámides de Egipto, hace más de 4,500 años. Los egipcios utilizaban los mismos principios y herramientas de gestión de proyectos para coordinar a un gran equipo y erigir lo que hoy reconocemos como una de las siete maravillas del mundo.
Aunque la disciplina ha evolucionado exponencialmente, gracias en gran parte a los avances tecnológicos, los resultados siguen siendo tan impresionantes como las pirámides.
El potencial de la gestión de proyectos dentro de una empresa es prácticamente ilimitado. En su esencia, los principios básicos de la gestión de proyectos pueden ayudar a una organización a planificar, organizar, gestionar y liderar equipos y recursos para alcanzar un objetivo o meta deseada.
Pero la realidad es que una gestión de proyectos efectiva mejora las operaciones comerciales desde adentro hacia afuera. Por eso, no debería sorprender que algunas de las empresas más exitosas del mundo confíen en la gestión de proyectos para mejorar su productividad y aumentar sus beneficios.
Veamos más de cerca el papel de la gestión de proyectos en una organización y los múltiples beneficios que puede aportar a tu equipo y a la empresa en general.
Beneficios de la gestión de proyectos
Al entregar un resultado exitoso que cumple o supera las expectativas de los interesados, los beneficios de la gestión de proyectos no pasarán desapercibidos.
A continuación, te presentamos seis beneficios clave de la gestión de proyectos para tu organización:
1. Gestionar presupuestos y cronogramas
Los presupuestos y cronogramas estrictos dificultan que las organizaciones completen un proyecto con éxito. En su núcleo, si un pequeño elemento amenaza uno de estos aspectos, el otro se verá afectado también.
Contar con un equipo dedicado a la gestión de proyectos proporciona las herramientas y la experiencia necesarias para crear estrategias de presupuesto y cronograma que respalden las prioridades del proyecto. La gestión efectiva de recursos y suministros, junto con una buena administración del equipo, ayuda a cumplir con presupuestos ajustados y plazos apretados.
2. Mejorar la productividad y la calidad del trabajo
Los gestores de proyectos trabajan arduamente para definir mejor los objetivos y optimizar los flujos de trabajo, mejorando así la productividad y la calidad del proyecto. Con una hoja de ruta clara, los equipos pueden navegar mejor por las tareas y cumplir con los requisitos, produciendo un trabajo de alta calidad y un producto final sobresaliente.
3. Mitigar riesgos en los proyectos
Todos los proyectos enfrentan riesgos que van desde costos y cronogramas hasta rendimiento. Analizar, comunicar y priorizar estos riesgos son áreas en las que los gestores de proyectos destacan y apoyan a su organización. Con un equipo dedicado a la gestión de proyectos, puedes identificar y reducir riesgos antes de que causen daños duraderos al proyecto o, peor aún, a la empresa.
4. Mejorar las relaciones con los interesados
Trabajar con diferentes interesados, desde inversores y ejecutivos hasta proveedores y socios, puede parecer una tarea complicada.
Formar un equipo central de gestión de proyectos puede mejorar la comunicación con todas las partes involucradas, gestionar riesgos mutuos y fortalecer las relaciones con los interesados. Un gestor de proyectos debe entender las necesidades e intereses de cada uno para garantizar que el resultado refleje fielmente los objetivos.
5. Aumentar la satisfacción del cliente
Cada proyecto se realiza para satisfacer las necesidades del cliente. Un equipo de gestión de proyectos que mantiene el proyecto en marcha y desarrolla un producto o servicio de alta calidad contribuirá en gran medida a incrementar la satisfacción de tus clientes.
6. Obtener una ventaja competitiva
Es probable que tu organización compita en un mercado muy competitivo, donde no hay mucho margen para errores. Aprovechar los beneficios de la gestión de proyectos puede darte una ventaja sobre la competencia, mejorando tu producto y fortaleciendo las relaciones con clientes y stakeholders.
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Independientemente de la tarea, contar con un equipo de gestión de proyectos puede garantizar el éxito de tu próxima iniciativa. A medida que la demanda de gestión de proyectos continúa creciendo, también aumenta la necesidad de capacitar continuamente a tu equipo en esta disciplina. Encuentra los recursos y cursos que tu equipo necesita para mantenerse a la vanguardia y aprovechar todos los beneficios de la gestión de proyectos.