¿Quieres mejorar tu comunicación en el trabajo remoto?
Si sigues nuestro blog, seguramente conoces nuestra serie titulada «Armonía Virtual«, donde compartimos consejos sobre cómo comunicarte bien dentro de entornos de trabajo a distancia.
La guía se centra principalmente en las herramientas de comunicación más populares, como correo electrónico, Slack y Zoom. Está dividida en seis partes, cada una abordando diferentes aspectos de la comunicación en un equipo:
- Herramientas
- Relaciones interpersonales
- Gestión de equipos
- Salud mental
- Reuniones en línea
- Correo electrónico
Si aún no las has leído, puedes encontrar las partes anteriores de la guía en estos artículos:
Al igual que las partes anteriores, esta publicación ofrece consejos sobre «herramientas de comunicación y habilidades de comunicación personal». Continúa leyendo para mejorar tu comunicación y autoconciencia.
Asegurarte de que te entienden
Algunas personas sienten que no son comprendidas y tienden a culpar a otros por malentendidos en diferentes aspectos de su vida.
Cuando cada persona asume la responsabilidad de ser entendida, las probabilidades de malentendidos en cualquier relación, incluido el trabajo, disminuyen significativamente.
Por eso, cuando comuniques algo, asegúrate de que la otra persona lo ha entendido correctamente. Si parece confundida, anímala a hacer preguntas y ofrece ejemplos o más detalles para aclarar.
Pero, es importante hacerlo con respeto, sin ser arrogante ni hacer sentir mal a la otra persona por no entender tu punto la primera vez.
Evitar mensajes contradictorios
Un gran obstáculo para una comunicación efectiva es enviar mensajes contradictorios, lo cual solo genera confusión. Por eso, es fundamental que lo que dices esté alineado con lo que la otra persona percibe y escucha.
Esto implica ser consciente de tus señales verbales y no verbales y asegurarte de que el contenido de tu mensaje coincide con tu tono, contacto visual, gestos corporales, etc.
Mejorar tu memoria
Mejorar tu memoria puede potenciar mucho tus habilidades de comunicación. Recordar detalles de conversaciones te ayuda a encontrar información fácilmente en el futuro, compartirla cuando sea necesario o hacer seguimientos, lo que te hace destacar y agiliza la comunicación.
En lugar de depender solo de notas, trabaja en fortalecer tu memoria. Una buena memoria no solo ayuda en la comunicación, sino que también te permite crear momentos emotivos al recordar ocasiones importantes mencionadas por otros.
Hablar despacio
Hablar despacio puede mejorar la comunicación. Aunque algunas personas naturalmente hablan rápido, hablar a toda prisa puede indicar nerviosismo o incertidumbre.
Cuando notes que hablas demasiado rápido, haz una pausa, respira profundamente y continúa. Hablar muy rápido aumenta la probabilidad de cometer errores, y los oyentes pueden tener dificultades para seguirte.
Prepararte para reuniones puede ayudarte a ganar confianza y calmar los nervios, facilitando que hables a un ritmo cómodo.
Enfocarse en el problema, no en la persona
Para que la comunicación sea constructiva y sin tensiones, es importante separar el problema de las personas involucradas. La gente naturalmente defiende su identidad y puede reaccionar a la defensiva si siente que la atacan.
Si alguien comete un error sin intención, evita humillarlo. En su lugar, enfócate en el problema. Una estrategia efectiva es minimizar el uso de pronombres y usar oraciones pasivas.
Por ejemplo, si tu jefe detecta un error grave en un borrador, puede señalarlo diciendo algo como:
- “Se cometió un error importante en un dato sobre el Sr. X que podría haber causado problemas graves a la empresa si el artículo se hubiera publicado sin que yo lo hubiera notado y corregido.”
O puede decir algo como:
- “Hubo un error en los datos, que ya he corregido. Sería bueno que verifiques los datos antes de enviarlo para revisión. Muchas gracias.”
Ambos mensajes cumplen el mismo propósito, pero el primero puede parecer ofensivo y agresivo, mientras que el segundo es muy respetuoso.
El primer mensaje ataca más la personalidad del destinatario, mientras que el segundo se centra solo en el problema sin avergonzar a nadie. Además, contiene los detalles necesarios y omite los innecesarios.
Recuerda que la asertividad no equivale a mostrar falta de respeto hacia los demás.
Interesarse genuinamente en los demás
Cuando desarrollas interés genuino en los demás, la comunicación fluye de manera natural porque los respetas, los escuchas atentamente y no te pones a la defensiva en las interacciones.
Para lograr un interés auténtico, intenta encontrar tantas cosas positivas sobre ellos como puedas y recuérdalas constantemente.
Escribir respuestas claras
Es importante que escribas respuestas claras. Por ejemplo, si recibes un mensaje con dos solicitudes, es mejor aclarar en tu respuesta que has tomado nota de ambas en lugar de responder con un simple “Ok” o “Entendido”.
Comunicar con confianza
Si no tienes confianza al comunicarte, las personas lo notarán y parecerás poco profesional y puede generar confusión.
Por ejemplo, si mencionas una fecha, no solo adivines que será el 27 de agosto. Tómate el tiempo necesario para investigar y confirmar la fecha exacta.
Ciertamente, hay momentos en que hay dudas e incertidumbre, y no tienes toda la información. Sin embargo, aún puedes comunicar con confianza la falta de datos o información incompleta.
Usar la mejor plataforma para compartir archivos
Si tu colega te pide por Slack que envíes preguntas para una entrevista, y sabes que las enviarán por correo, es mejor enviarlas directamente por email en lugar de hacerlo por Slack.
Así será más fácil para ellos reenviarlas. Si quieres, puedes avisarles en Slack que ya enviaste las preguntas por email.
Usar el sentido del humor de manera efectiva
Mucha gente piensa que divertirse en el trabajo puede impedir que tomen en serio sus tareas.
Sin embargo, un equilibrio saludable entre trabajo y diversión aumenta la productividad del equipo y fortalece las relaciones entre los miembros.
Esto es especialmente importante en el mundo remoto actual, donde no es posible experimentar algunas actividades presenciales que solían disfrutarse.
Aunque replicar la misma diversión en un entorno virtual puede ser difícil, no es imposible lograr un efecto similar mediante el uso creativo del humor.
Por ejemplo, los memes son una de las formas más efectivas de compartir chistes en plataformas digitales laborales, ya que se pueden crear fácilmente y rápidamente, personalizar de manera conveniente y transmitir el mensaje claramente en segundos.
Sin embargo, hay algunos puntos a tener en cuenta al incorporar humor en tu trabajo:
- Liderazgo: La iniciativa de usar humor debe venir de las autoridades principales en la plataforma. Cuando empiezan a contar chistes, están dando luz verde a los demás para hacer lo mismo.
- Observación: Observar es fundamental para introducir diversión en el trabajo. Notar eventos actuales, tendencias del sector y antecedentes de los miembros del equipo no solo hace los chistes más relevantes, sino que también demuestra interés por cada uno.
- Contenido: Elegir el contenido correcto es clave para crear un chiste decente. Por ejemplo, no se deben usar chistes para avergonzar a alguien por un error laboral. Temas que requieran una discusión privada y seria no son apropiados para bromas.
- Respeto: El respeto es esencial en un buen chiste. Es importante definir límites para que nadie se ofenda y prevalezca un ambiente respetuoso.
- Sensibilidad de género y edad: Las personas de diferentes géneros y edades pueden interpretar el humor de manera distinta y ser sensibles a diferentes temas. Por eso, todos deben tener en cuenta estas diferencias al hacer chistes.
- Conciencia cultural: Personas de distintas partes del mundo pueden sentirse ofendidas por ciertos temas, especialmente relacionados con religión. Es recomendable mejorar la comprensión de otras culturas para evitar ofender sin querer.
- Permiso: Algunos chistes requieren autorización de la persona a la que van dirigidos, dependiendo del contenido y la cercanía. Siempre evalúa si necesitas su permiso antes de compartir y, si es posible, menciona que tienes su aprobación.
- Canal adecuado: En plataformas como Slack, puedes crear canales específicos y agregar a personas seleccionadas. Esto evita distracciones en el trabajo. Por ejemplo, un canal llamado #random o #equipo solo para temas divertidos. Así, todos saben que no es urgente y pueden revisarlo cuando tengan tiempo. También, quienes no quieran estos mensajes pueden salir fácilmente.
- Momento oportuno: La sincronización es importante. Si alguien es nuevo en el equipo, es mejor esperar a que esté más cómodo antes de hacer bromas sobre él o ella.
- Inclusión: Como muchos equipos están formados por personas de diferentes nacionalidades y antecedentes, es fundamental usar una mezcla adecuada de chistes internos, culturales e internacionales que puedan entender todos.
Desarrollar la capacidad de reírse de las bromas dirigidas a uno mismo
Palabras como «ofensivo» o «insultante» varían según las perspectivas individuales, formadas por antecedentes culturales y experiencias de vida.
Algunos pueden sentirse ofendidos por bromas dirigidas a ellos simplemente porque no han aprendido a tomarse menos en serio o a entender el humor intercultural.
Con equipos distribuidos que incluyen miembros de diversas nacionalidades, es fundamental que todos desarrollen la habilidad de reírse de bromas inocentes, incluso si no corresponden a su humor habitual. Esto no solo hace el trabajo más agradable, sino que también crea un ambiente laboral más divertido para todos.
Evitar plataformas de comunicación basadas en números de teléfono
Es recomendable evitar usar comunicación por teléfono en entornos profesionales, a menos que alguien haya expresado claramente su preferencia o que la naturaleza del trabajo lo exija.
Por ejemplo, periodistas que cubren noticias de última hora pueden necesitar comunicarse constantemente mediante SMS y llamadas, lo cual es comprensible. Pero, en contextos donde no es necesario una comunicación inmediata, es mejor usar plataformas alternativas.
Esto demuestra respeto por el tiempo y la privacidad de la otra persona, facilita futuras consultas, reduce malentendidos y mantiene un ambiente de trabajo tranquilo al evitar una sensación de urgencia innecesaria.
Crear una hoja de tiempos
Una de las mejores prácticas en el trabajo remoto es crear una hoja de tiempos para registrar tus horas en tareas cada semana. Esto ayuda a evitar horas extras no intencionadas y facilita desconectarse del trabajo al finalizar el día, promoviendo un equilibrio saludable entre vida laboral y personal.
También mejora la comunicación con colegas y supervisores, ya que permite gestionar la carga de trabajo y ajustar plazos según sea necesario. Además, contar con una hoja de tiempos ayuda a los supervisores a identificar problemas de gestión del tiempo, facilitando mejorar habilidades o implementar cambios.