¿Qué es la Estructura de Desglose del Trabajo en la gestión de proyectos?
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una fase fundamental en la gestión de proyectos. Se presenta generalmente como una estructura jerárquica, comenzando con el proyecto completo en la parte superior, seguido por subproyectos, paquetes de trabajo y, finalmente, tareas.
¿Para qué sirve la estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos?
El principal objetivo de la EDT es asegurarse de que todo el trabajo necesario esté incluido en el plan del proyecto y proporcionar un marco para asignar responsabilidades y seguir el progreso.
¿Por qué usamos la EDT en la gestión de proyectos?
- Permite proyectos más legibles
- El trabajo se simplifica y parece más directo
- Indica los hitos y puntos de control del proyecto
- Ayuda a estimar el alcance, tiempo, riesgos y otros factores del proyecto
- Proporciona una mejor comprensión del proyecto a los interesados y clientes
- Ofrece un marco para gestionar y delegar tareas
- Es una excelente herramienta para la toma de decisiones
- Asegura que no se incluya trabajo innecesario en el alcance
La EDT puede servir como entrada para cinco actividades clave en la gestión de proyectos:
- Estimación de costos
- Presupuesto de costos
- Planificación de recursos
- Planificación de gestión de riesgos
- Definición de actividades
¿Por qué usar una EDT en la gestión de proyectos?
Los principales grupos de procesos y dominios de conocimiento en la gestión de proyectos, como los siguientes, se benefician de una estructura de desglose del trabajo bien diseñada:
Además, la EDT ayuda a evitar problemas comunes como retrasos, aumento del alcance y sobrecostos.
¿Por qué es útil una EDT en la gestión de proyectos?
Por varias razones, la EDT en la gestión de proyectos es una herramienta valiosa. Primero, divide el esfuerzo en partes manejables, haciendo que sea menos intimidante.
En segundo lugar, proporciona una hoja de ruta para las muchas personas y equipos involucrados en el proyecto. Muchos proyectos requieren que varios equipos trabajen simultáneamente, y deben colaborar y comunicarse para completar el proyecto. La adopción de una EDT permite que cada individuo y equipo se concentre en sus tareas y entregables, entendiendo cómo encajan en el conjunto.
Ejemplos de estructura de desglose del trabajo
Veamos un ejemplo de la estructura de desglose del trabajo para un sistema de aeronaves:
- Nivel 1: Este es el primer nivel. Se divide el sistema en subpartes llamadas: Vehículo Aéreo y Capacitación
- Nivel 2: Se puede dividir aún más el Vehículo Aéreo en receptores, control de fuego y comunicación, y la Capacitación en equipos y depósito
- Nivel 3: Ahora que entendemos la importancia de la EDT, enfoquémonos en el método que seguimos para crearla
Una EDT típica podría verse así:
- Inicio del proyecto
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y control
- Cierre del proyecto
Cada una de estas fases del proyecto se divide en tareas más pequeñas y manejables. Por ejemplo, en la fase de ejecución, podrías tener sub-tareas como ‘diseñar el sitio web’, ‘construir el sitio web’, ‘probar el sitio web’, etc.
Tipos de EDT
EDT basada en entregables
Es una descomposición jerárquica del trabajo orientada a entregables. Si suena complicado, no te preocupes; significa que analizarás el alcance general del proyecto y dividirás el trabajo en entregables que lo soporten. Este método funciona bien para proyectos con duración limitada y un objetivo claro. Un ejemplo sería crear un informe de ingresos anual.
EDT basada en fases
En este método, se construyen paquetes de trabajo que contienen tareas usando las fases del proyecto. Luego, estos grupos de tareas se completan gradualmente. Es recomendable para proyectos más largos con objetivos menos definidos, como aumentar la retención en un 20% en los próximos tres años.
Tipos de diagramas de EDT
Lista de la estructura de desglose del trabajo
Esta colección de tareas, paquetes de trabajo y entregables también se conoce como vista de esquema. La EDT en gestión de proyectos a veces se crea usando la forma más sencilla, que es todo lo que necesitas.
Diagrama en árbol de la EDT
Es la representación en forma de organigrama que muestra todos los componentes de la lista de la EDT (entregables, fases, paquetes de trabajo y tareas) en un diagrama que refleja el flujo o progreso del trabajo.
Diagrama de Gantt de la estructura de desglose del trabajo
Un diagrama de Gantt funciona como una línea de tiempo y una hoja de cálculo. Es una EDT en gestión de proyectos más versátil que una lista estática o un diagrama en árbol. Permite enlazar dependencias, marcar hitos y establecer una línea base. Es la versión más común en los programas de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos permite crear rápidamente una representación en Gantt de tu sistema de desglose del trabajo en minutos.
Elementos de la EDT
Diccionario de la EDT
Es un documento que lista todos los componentes de la EDT. Facilita la comprensión del vocabulario de la EDT por parte de los interesados y participantes del proyecto.
Niveles de la EDT
Los niveles de la EDT determinan la jerarquía de un elemento. La mayoría de las estructuras de desglose del trabajo tienen tres niveles: entregables principales del proyecto, cuentas de control, entregables del proyecto y paquetes de trabajo.
Cuentas de control
Los paquetes de trabajo se agrupan en cuentas de control, que se utilizan para evaluar su estado. Sirven para regular elementos específicos del alcance del proyecto. En nuestro ejemplo, la fase de ejecución podría ser una cuenta de control, ya que está relacionada con varios entregables y paquetes de trabajo.
Entregables del proyecto
Son los resultados esperados de las actividades y paquetes de trabajo del proyecto. En nuestro ejemplo, algunos entregables son el presupuesto del proyecto o el diseño interior. Ambos surgen de tareas y paquetes de trabajo menores.
Paquetes de trabajo
Un paquete de trabajo es el «nivel más bajo de la EDT», según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) en su guía del PMBOK. Esto permite asignar a un miembro del equipo o departamento un conjunto de actividades relacionadas, de tamaño manejable. Estos paquetes son fundamentales en la EDT, ya que permiten prever costos y duración.
Tareas
Las tareas conforman los paquetes de trabajo y determinan el alcance del proyecto. Con una EDT en gestión de proyectos, puedes especificar los requisitos, estado, descripción, responsable, dependencias y duración de cada tarea.
Enfoques para desarrollar la EDT
- Guías: Cuando las organizaciones preparan directrices para crear las estructuras de desglose del trabajo (EDT)
- Enfoque por analogía: Útil si tienes un proyecto similar y puedes adaptarlo, por ejemplo, si ya trabajaste en un sitio de comercio electrónico similar.
- Enfoque de arriba hacia abajo: Comienza con la tarea o módulo más grande y descompón en partes más pequeñas. Requiere más lógica y estructura, y es el método preferido para crear EDT. Primero identifica la solución y luego la divide en pasos más pequeños.
- Enfoque de abajo hacia arriba: Elige tareas específicas que puedas realizar fácilmente y complétalas. Es ideal para generar ideas para resolver un problema.
- Técnica de mapas mentales: Técnica útil que utilizan la mayoría de los especialistas en proyectos, creada especialmente para gestores. Consiste en escribir las tareas en un formato no lineal y crear la estructura de la EDT. Existen muchas herramientas de mapas mentales en el mercado que permiten dibujar y plasmar ideas en formato no lineal.
Puntos importantes al hacer una EDT:
- Asegúrate de que la EDT sea la suma de todo el trabajo involucrado en tu proyecto
- La lista de la EDT puede ser trabajada por varias personas
- La estructura de desglose del trabajo debe ser coherente en la forma en que se realiza el trabajo
- Es importante incluir a los miembros del equipo en la EDT para que todo funcione sin problemas
- Cada EDT debe estar documentada en un diccionario de la EDT para garantizar una comprensión precisa del alcance del proyecto
¿Cómo crear una estructura de desglose del trabajo?
Crear una EDT suele ser uno de los primeros pasos al comenzar un nuevo proyecto, ya que proporciona un marco claro y conciso para toda la planificación posterior.
Al crear una EDT, ten en cuenta algunos aspectos importantes:
- Comienza con la visión general: Divide los entregables principales en partes más pequeñas y manejables
- Trabaja de arriba hacia abajo: Una vez identificados los entregables principales, descompónlos en elementos cada vez más pequeños hasta alcanzar el nivel de detalle adecuado
- Mantén la sencillez: La EDT no debe ser tan detallada que sea difícil de entender o usar. El objetivo es crear una herramienta útil para planificar y ejecutar, no un documento demasiado complicado
- Sé coherente: Usa el mismo formato en toda la estructura para que todos entiendan y usen la misma terminología
- Hazla flexible: La EDT debe adaptarse a cambios durante el proyecto. A medida que avances y obtengas más información, actualízala para reflejar la nueva comprensión del trabajo
Características de una estructura de desglose del trabajo
Existen muchas formas de crear una EDT, pero comparten algunas características comunes:
Primero, una EDT siempre comienza con una declaración clara y concisa de los objetivos generales del proyecto. Esto garantiza que todos entiendan lo que se debe lograr.
Luego, la EDT se descompone en partes más pequeñas y manejables, ya sea por fases, tareas o sub-tareas.
Finalmente, cada elemento en la EDT debe asignarse a una persona o equipo específico, para que todos sepan quién es responsable y que ninguna tarea quede sin atender.
Crear una EDT bien diseñada es clave para el éxito de cualquier proyecto. Siguiendo estas sencillas pautas, podrás asegurarte de que tu EDT sea una herramienta efectiva para gestionar tu proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre la EDT y un cronograma de desglose del trabajo?
En gestión de proyectos, existen varias herramientas y recursos para garantizar la finalización exitosa de un proyecto. Dos de las más comunes son la estructura de desglose del trabajo (EDT) y el cronograma de desglose del trabajo (también conocido como WBS). Aunque parecen similares, en realidad cumplen funciones muy distintas.
La estructura de desglose del trabajo es una herramienta que se usa para dividir un proyecto en tareas más pequeñas y manejables, ayudando a crear un plan de acción detallado. Por otro lado, el cronograma de desglose del trabajo se usa para seguir el progreso del proyecto, identificando posibles problemas o retrasos durante su desarrollo.
Software para la estructura de desglose del trabajo
El entregable final de un proyecto se puede planificar mediante software de estructura de desglose del trabajo, que también ayuda a definir los pasos necesarios para completarlo.
El software facilita el proceso de varias maneras. Algunos utilizan diagramas de Gantt, otros diagramas de red. Todos, sin embargo, desglosan las etapas y sub-etapas necesarias para completar el entregable final en forma visual.
Funciones imprescindibles en el software de EDT
Desglosar tareas
Es importante especificar las tareas y entregables, pero muchas tareas necesitan ser subdivididas para completarse. Los sub-tareas ayudan en esto. Son parte de tareas más complejas, por lo que esta funcionalidad es esencial en tu software de EDT.
Enlazar tareas dependientes
No todas las tareas son iguales. Algunas deben comenzar o terminar antes que otras. Si no detectas estas dependencias, pueden convertirse en cuellos de botella. Es fundamental contar con una función para enlazar tareas dependientes.