¿Quieres saber cómo estimar el coste de tu proyecto y qué necesitas para hacerlo?
Recientemente, tuve la oportunidad de interactuar con un gestor de proyectos en una capacitación que impartí. Su forma de manejar los proyectos me sorprendió. En ese momento, me preguntaba cómo convencerlo sobre ciertos aspectos, como la estimación del coste del proyecto. Finalmente, me dijo que estimar simplemente consiste en calcular el coste que implicará el proyecto. Sin embargo, no pudo darme un proceso claro para realizar esa estimación. Me sorprendió su confianza. ¿Crees que tiene razón? Claro, el coste total del proyecto es la respuesta, pero hay formas correctas de determinarlo.
Al estar en la etapa inicial y aún sin comenzar el trabajo, es fundamental considerar diversos factores para hacer una estimación precisa. Al finalizar la capacitación, él quedó muy satisfecho con mi explicación, y yo también con la suya. Permíteme explicarte cómo logró convencerme, o mejor dicho, qué otros factores (inputs según PMI) son necesarios para realizar una buena estimación:
1. Líneas base del alcance
El trabajo que necesitas realizar para cumplir con los objetivos del proyecto está definido en las líneas base del alcance. Estas generalmente incluyen la declaración del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y su diccionario. Como gestor de proyectos, debes saber qué tareas adicionales debes estimar o qué trabajo está fuera del alcance. Toda esta información la puedes obtener de las líneas base del alcance.
2. Cronograma del proyecto
Es importante conocer las fechas clave o hitos para la estimación. Debes saber cuándo se terminará cada actividad. Con esa información, podrás calcular el coste asociado. Por ejemplo, si necesitas comprar algo, debes saber cuándo realizar esa compra o cuándo será necesario ese material para el proyecto. Los precios varían con el tiempo; un artículo puede costar 3,000 INR en marzo, pero en septiembre ese mismo artículo puede tener un precio diferente. Por eso, es fundamental conocer el cronograma de entregas o hitos para hacer una estimación de costes más precisa.
3. Plan de recursos humanos
El coste del personal, incluyendo las tarifas que pagas a tus empleados, se obtiene del plan de recursos humanos. También debes considerar el sistema de recompensas o incentivos, ya que estos motivan al equipo y pueden influir en los costes. No olvides incluir estos gastos en tu estimación.
4. Costes de gestión del proyecto
Muchos gestores cometen el error de no incluir sus propios costes ni los del equipo de apoyo. Es imprescindible considerar los costes de gestión, documentación y otros gastos relacionados en la estimación. Estos son elementos clave que no debes olvidar.
5. Registro de riesgos
La planificación de riesgos es iterativa y se va elaborando a medida que avanza el proyecto. Cuantos más riesgos se identifiquen, más costará implementar las medidas de control. Por eso, debes incluir en la estimación los costes asociados a la gestión de riesgos. La planificación anticipada de riesgos siempre ahorra dinero y tiempo.
6. Activos de los procesos de la organización
Es importante usar plantillas, registros históricos y políticas de la organización para realizar una estimación más precisa.
7. Factores ambientales de la empresa
Debes conocer las condiciones del mercado, desde dónde ejecutarás el proyecto, dónde adquirirás los materiales y considerar la conversión de moneda si compras fuera del país. Estos factores afectan directamente la estimación de costes.
Todos estos aspectos son fundamentales y ninguno debe ser ignorado al estimar los costes del proyecto. Como gestor de proyectos, debes tener un conocimiento completo sobre ellos.
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