1. Crea una hoja de cálculo básica
En cualquier tipo de evento, hay ciertos costos que debes tener en cuenta. Por ejemplo, puedes incluir conceptos como:
- Lugares para el evento
- Comida y/o bebidas
- Personal (meseros, seguridad, recepción, etc.)
- Alquiler de equipos
- Entretenimiento
- Publicidad
Y esto es solo el comienzo. A medida que avances, encontrarás otros gastos que deberás agregar a tu hoja de cálculo. Es recomendable mantenerla abierta y, si es posible, alojarla en la nube para que otros puedan consultarla, como el CEO, la junta directiva o el departamento de recursos humanos. Con el tiempo, el presupuesto puede variar, así que prepárate para redistribuir los fondos según sea necesario.
Una vez que tengas los planes finalizados, la suma de todas las columnas debe ser igual o menor al presupuesto que hayas establecido tras obtener las estimaciones de todos los conceptos mencionados.
2. Define el propósito de tu evento
Los eventos corporativos pueden tener diferentes formatos y objetivos. Algunos son reuniones internas o seminarios, mientras que otros están abiertos al público o a colegas del sector. A veces, un evento dura varios días, y otras veces es una actividad de un solo día. Para comenzar a planificar, es importante que tengas claro qué quiere lograr tu empresa con ese evento.
3. Intenta prever la asistencia
El siguiente paso es estimar cuántas personas asistirán. Esta información te ayudará a decidir el tamaño y tipo de lugar, así como todo lo necesario para el evento, como sillas, comida y alojamiento.
Al hacer tu presupuesto, los números son fundamentales. La planificación de eventos se basa en análisis que también ayudan a hacer crecer tu negocio.
4. Todo empieza con el lugar
Generalmente, el mayor gasto en un evento es el lugar donde se realiza. Sin embargo, no existe un lugar único que sirva para todos los eventos.
Por ejemplo, la ubicación para una fiesta navideña corporativa será muy diferente a la de un seminario de reclutamiento o una exposición de lanzamiento de producto. Para ello, puedes trabajar con recursos especializados en espacios para eventos corporativos. Es importante tener una idea clara de dónde se destinará la mayor parte del presupuesto antes de comenzar a planificar.
5. Investigación comparativa de costos
Al crear un presupuesto, recuerda que generalmente necesitarás la aprobación de alguien más. Por eso, trata de mantener los costos bajos sin sacrificar calidad. Investiga y negocia con proveedores para obtener las mejores ofertas. La comparación de precios es clave en el mundo empresarial para optimizar recursos.
6. Suma todos los gastos
Existen dos enfoques principales para presupuestar un evento corporativo. Uno es asignar una cantidad fija desde el inicio y ajustarse a ella. El otro, es crear un presupuesto basado en las necesidades a medida que surgen, lo cual suele ser más flexible y efectivo. Sin embargo, siempre es recomendable contar con un monto inicial para presentar y justificar tu plan.
Conclusión
Al final, saber cómo hacer un presupuesto efectivo depende de seguir estos pasos. Sé estricto con los límites y evita que los gastos se descontrolen. Si es necesario, forma un equipo que te ayude a diseñar un presupuesto sensato. Varias mentes piensan mejor que una, y varias aún más.
Recuerda que cuanto más espacio para ajustes tengas en tu presupuesto, más fácil será gestionar los fondos asignados por los responsables en la empresa.