1. Acordar términos por adelantado
Cuando trabajes con un cliente nuevo, siempre es recomendable tener una reunión detallada sobre los términos y condiciones de facturación antes de aceptar un pedido. Comunícales cuáles son tus límites y qué esperas de ellos. Clarificar esto desde el principio no solo facilitará que las facturas se paguen más rápido, sino que también ayudará a construir una buena reputación entre ambos.
2. Pago por adelantado
Utiliza un modelo de negocio prepago. Cuando hayas acordado todos los detalles del pedido con tu cliente, indícales que enviarás la factura lo antes posible y que el pedido se realizará una vez recibido el pago. Es probable que algunos clientes, especialmente los nuevos, no estén de acuerdo con esto. Trabaja en fortalecer tu reputación para convencerlos. Testimonios de clientes anteriores y un portafolio bien elaborado son de gran ayuda.
Si no puedes exigir un pago completo por adelantado, siempre puedes solicitar un anticipo parcial como muestra de compromiso.
3. KISS: Facturas cortas y sencillas
Según una firma de investigación estadounidense, muchos empresarios reciben más de 100 correos electrónicos al día. Tener facturas largas y complejas solo cansará al destinatario y probablemente hará que las deje para revisar más tarde. Con tantos correos llegando, tu factura puede acabar enterrada y olvidada, hasta que envíes un recordatorio. Cuando finalmente la revisen, ya estarás en una situación complicada.
Mantén las facturas fáciles de leer. Incluye un resumen al inicio con el monto total. Los detalles pueden dejarlos para el departamento de contabilidad y auditoría.
4. La persona adecuada
Asegúrate de enviar la factura a la persona correcta. El director general o un gerente superior puede acelerar el proceso, pero también corre el riesgo de que se pierda entre muchos correos. Acordar con la parte en qué persona enviar la factura y dirigirla directamente a esa persona es clave.
También puedes mantener informado a algún gerente superior enviándole copia (CC).
5. Plazos de pago más cortos
Intenta negociar un intervalo más breve entre pagos. Si puedes manejar un esquema de pagos mensuales, considera pasar a pagos quincenales. Esto te dará mayor seguridad en caso de retrasos en el procesamiento.
6. Alinear ciclos de pago
Si tienes un cliente a largo plazo con facturación y pagos regulares, pregúntales por sus ciclos de pago. Si realizan pagos a mitad de mes, envía la factura antes del día 15 para asegurarte de que la reciban y procesen a tiempo. La mala gestión del tiempo puede costarte mucho, ya que enviar la factura después de su ciclo de pagos significa esperar hasta el próximo ciclo.
7. Opciones de pago
El mundo se ha vuelto un pueblo global y, aunque las transferencias bancarias y PayPal son comunes, es recomendable ampliar tus métodos de pago. Procesadores alternativos, microbanca y criptomonedas son opciones cada vez más atractivas y deberían formar parte de tus métodos aceptados.
8. Incentivar el pago
Relaciona esto con la primera recomendación de pagos por adelantado. Ofrece descuentos si el pago anticipado tiene un valor significativo. Esto puede fortalecer la relación con tu cliente, reducir sus gastos y dar un impulso a tu flujo de caja.
9. Invertir en un software de facturación
La automatización es fundamental en el mundo actual. Aunque crear, verificar y enviar una factura lleva tiempo, un software especializado en facturación puede hacerlo en una fracción del tiempo. Además, te permite ahorrar tiempo y dedicarte a tareas más productivas.
Muchos programas de facturación se conectan automáticamente con el correo electrónico para enviar las facturas, y ofrecen informes útiles, como el seguimiento de pagos recibidos y registros para tus declaraciones fiscales.
10. Recordatorios amistosos
No importa cuánto dependamos de la tecnología, somos humanos. Los retrasos en el pago de facturas son inevitables en cualquier negocio. Siempre envía recordatorios amables si la fecha de vencimiento ya pasó.
Si un cliente continúa retrasándose en los pagos, es momento de renegociar los términos o cerrar la relación en los mejores términos posibles.
Al final, todo depende de cómo manejes estas situaciones. Aunque no puedas controlar la liberación del pago, sí puedes hacer que las facturas se paguen más rápido.