Muchas personas seguramente intentarán decirte que, por más que lo intentes, no puedes organizar un evento virtual que tenga el mismo atractivo que uno presencial. En cierto modo, tendrían razón, pero aún así puedes intentarlo.
Debido a la situación actual, quizás no tengas otra opción que digitalizar tu próximo evento de empresa, en cuyo caso, te conviene seguir estos consejos para recuperar algo de la magia habitual.
Construye una comunidad
Normalmente, cuando un evento presencial está en el calendario, los asistentes potenciales pueden interactuar en redes sociales para hablar con entusiasmo sobre lo que se viene. Nada impide que esto siga sucediendo en un evento virtual.
Una vez que alguien muestre interés en tu evento, puedes dirigirlo a un grupo en redes sociales donde otros invitados potenciales o confirmados ya están participando. También puedes crear un hashtag específico y animar a los participantes a usarlo regularmente.
Elige una plataforma de software adecuada para tu evento
Por supuesto, en eventos tradicionales, las personas pueden recorrer varias salas físicas, como auditorios, pabellones de exposición, centros de productos, lounges de networking y bibliotecas de recursos. ¿Sería posible replicar todo esto de forma virtual?
Sorprendentemente, sí, puedes hacerlo, incluso con una sola herramienta, como una plataforma de conferencias virtuales, que funciona muy bien para organizar conferencias y ferias en línea.
Deja espacio para descansos obligatorios
Un evento presencial no siempre necesita pausas integradas, ya que los asistentes pueden tomar descansos simplemente caminando de una sala a otra. Sin embargo, en eventos virtuales, cada participante debe estar frente a una pantalla durante largos periodos.
Por eso, se recomienda que, en lugar de programar sesiones seguidas sin parar, las dividas en segmentos de medio día, dejando tiempo para descansos alejados de la pantalla.
Permite que los invitados agenden sesiones virtuales uno a uno
Para muchas personas, uno de los principales atractivos de asistir a una conferencia es la oportunidad de conectar cara a cara con figuras influyentes del mismo sector.
Por eso, si vas a realizar una conferencia, puedes reservar un tiempo en la agenda para sesiones individuales. Estas pueden hacerse mediante videollamadas y permiten integrar “conversaciones en tiempo real, demostraciones en vivo e intercambios de tarjetas de presentación” con el evento, como se sugiere en un artículo.
Incluye entretenimiento en vivo
Piensa en esto: cuando eres invitado a un evento de prensa, tu entusiasmo puede aumentar si suena música enérgica justo antes de comenzar una presentación principal.
Tu evento en línea puede incluir entretenimiento transmitido en vivo, y no tiene que ser solo música que se deje sonar entre sesiones. También puedes dar el escenario a un comediante o mago, si crees que esto encajaría mejor con tu marca.