El software de gestión de proyectos de marketing está en todas partes. La cuestión no es la falta de opciones, sino que hay demasiadas. ¿Cómo encontrar uno que se adapte a todas tus necesidades y te ahorre tiempo? ¿Existe un software milagroso que pueda cubrir todos los requisitos de tu empresa, ajustarse a tu presupuesto y facilitar tu trabajo?
Un software de gestión de proyectos de marketing debe poder atender las necesidades específicas de tu negocio. Uno genérico puede gestionar todas tus tareas y recursos generales, pero no resolverá problemas particulares que surgen en departamentos especializados. Como resultado, muchas empresas que usan estas herramientas terminan en un caos de publicaciones atrasadas y análisis de productos desordenados.
Este es un problema que enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas hoy en día. Los proyectos pequeños tienen menos recursos, pero también los mayores requerimientos. Por eso, su software debe ser flexible y fácil de usar. Necesitan un seguimiento detallado y coordinación entre diferentes áreas. Cada proyecto de marketing debe ser diverso, por lo que resulta difícil encontrar una herramienta que encaje perfectamente.
Si quieres ahorrar tiempo y manejar todos los requisitos de tus proyectos con precisión, te recomendamos que elijas un software de gestión de proyectos de marketing que tenga las siguientes cualidades:
1. Colaboración
Tu software debe integrar datos de otros equipos. Un proyecto ideal para el departamento de comercialización incluye a personas de diferentes áreas trabajando juntas. La herramienta que elijas debe facilitar esta colaboración externa sin complicaciones. Lo más importante es que sea gratuita, para permitir la colaboración con agencias, periodistas y clientes. Deberías poder compartir proyectos en línea y recibir opiniones recientes. Mantén un calendario de marketing visible para actualizaciones de ventas y otros departamentos.
2. Reusabilidad
Asegúrate de que las plantillas que usas actualmente sigan siendo útiles para futuros proyectos. Diseñar un software de gestión de proyectos de marketing perfecto lleva tiempo, pero si puedes reutilizar plantillas, ahorrarás recursos y mucho tiempo.
¿Sabías que usar plantillas reutilizables puede ahorrarte hasta 20 horas al mes? Esto aplica para publicaciones en línea, anuncios, anuncios en eventos y gestión de ferias comerciales. Muchos profesionales ya tienen sus plantillas listas antes de cada evento.
Analiza proyectos anteriores en tu campo. Aprende a clonar estos proyectos y a registrar información precisa en cada uno. Estas plantillas sirven como base para tu trabajo, permitiéndote incluir detalles clave como asistentes y cronogramas importantes.
3. Personalización
¿Qué sería de un buen software de gestión de proyectos de marketing sin opciones de personalización? Los servicios creativos y el marketing de contenidos tienen sus particularidades. No basta con elegir un software genérico etiquetado como “Gestión de Proyectos de Marketing” y esperar resultados brillantes.
Estos son tus proyectos individuales que conforman un plan de marketing completo. Puedes microgestionar todo, o bien optar por un software personalizado que solucione los problemas en la línea de producción. La buena gestión debe abordar los cuellos de botella y equilibrar los recursos disponibles. Deberías poder definir pasos específicos y gestionar el flujo de trabajo, similar a un embudo de ventas. Tu software debe permitir crear diferentes flujos para cada etapa del proyecto.
4. Transferencias entre funciones
Un proyecto de marketing involucra varios departamentos y funciones. Por eso, requiere múltiples transferencias de información. Tu software debe coordinar todo el proceso y facilitar la colaboración entre las distintas áreas. La colaboración dentro de un pequeño equipo ya no es suficiente.
En una startup, diferentes niveles trabajan en las transferencias funcionales. Es comprensible que quieran recibir alertas sobre futuras propuestas, presentaciones y reuniones. Tu software debe facilitar estas transferencias entre plataformas y funciones, sin que el proyecto quede estancado esperando retroalimentación de un equipo de revisión de marketing.
5. Informes y relaciones
Ningún recorrido de marketing está completo sin entregables claros. Necesitas una herramienta que permita a tu equipo crear informes completos, recopilando datos de todos los equipos involucrados. Esto vuelve a la importancia de las transferencias entre funciones.
Muchos programas de marketing se enfocan en las entradas, pero no en las salidas. Puedes mejorar esto con un software personalizable. Una herramienta multifuncional generará informes centrados en el mercado y con entregables claros, ayudando a fortalecer relaciones con clientes, influencers, diseñadores, productores y periodistas.
Un buen software de gestión de proyectos de marketing debe ofrecer capacidades similares a un CRM, permitiendo a tu equipo mantener relaciones y recuperar la relevancia en funciones de relaciones públicas, donde los sistemas genéricos suelen fallar.
Mientras que la mayoría de las soluciones existentes están diseñadas para gestionar un solo proyecto o equipo, también puedes optar por un software hecho a medida para cubrir las necesidades específicas de tu empresa. Un buen sistema debe integrar todos los equipos y generar informes completos.
Los informes de marketing interesan a todos los involucrados en el proyecto, no solo a un departamento. El software ideal debe incluir a todos los departamentos para coordinar informes exhaustivos y mejorar la comunicación.