Frustraciones Comunes
Una de las molestias más frecuentes tanto para dueños de negocios como para empleados es un sistema empresarial rígido y aislado, que requiere miles de trámites y papeleo. Cuando los empleados se ven atrapados en tanta burocracia para realizar su trabajo, la moral puede verse seriamente afectada. Ejemplos de exceso de trámites incluyen formularios en papel que hay que llenar para solicitar un servicio empresarial.
Por otro lado, las empresas con poca estructura interna también resultan difíciles de gestionar. Cuando no existen políticas y procedimientos claros sobre cómo debe operarse, los empleados pueden sentirse perdidos. Los vacíos de poder pueden ser ocupados por personas inadecuadas, generando un ambiente laboral negativo.
Otra frustración frecuente es el organigrama confuso. Los empleados a menudo no tienen claro quién es su supervisor directo o quién participa realmente en su línea de trabajo.
Los empleados que tienen más de un supervisor directo, especialmente si provienen de diferentes áreas de la empresa, reportan muy poca satisfacción laboral. Esto puede llevarlos a abandonar la empresa o a volverse poco productivos, incluso tóxicos en su entorno laboral.
Optimización de Procesos
Optimizar los procesos de un negocio puede ser una actividad muy gratificante. Con procesos más eficientes en áreas como ventas y atención al cliente, las empresas pueden operar de manera más efectiva y aumentar sus ganancias.
La optimización de procesos implica simplificar tareas y eliminar pasos innecesarios. También consiste en reducir desperdicios, lo cual es fundamental para mejorar la eficiencia.
El principio rector es que en cada etapa de la cadena de valor se debe agregar valor. Esto significa mayor eficiencia y menos trabajo desperdiciado. Si una tarea no aporta valor al producto o servicio final, no debe considerarse prioritaria.
Definiendo la Cadena de Valor
La cadena de valor ayuda a identificar las partes del proceso que son esenciales para obtener el resultado final. Cada paso debe ser revisado para determinar si realmente es necesario.
Por ejemplo, en una empresa de alimentos, la calidad y popularidad de los productos son clave. Todo lo relacionado con la producción, procesamiento y envasado tiene un alto valor en la cadena. Las tareas de menor prioridad pueden ser externalizadas si es conveniente.
Automatización de Tareas Repetitivas
Para aprovechar al máximo los avances tecnológicos, las tareas repetitivas deben ser automatizadas. En una fábrica de alimentos, tareas como pesar, medir, llenar y envasar pueden ser realizadas por sistemas mecánicos, liberando a los trabajadores para tareas más importantes.
Decidir si una tarea debe automatizarse puede ser complicado. Si el resultado requiere precisión y aporta mucho valor, lo mejor es que un trabajador calificado realice esa tarea, como un chef preparando platos de alta calidad cada día.
Identificación de Cuellos de Botella
Cualquier elemento que interrumpa el flujo de trabajo en tu negocio debe considerarse un cuello de botella. Estos generan frustración y suelen ocurrir cuando los empleados no tienen acceso a la información, materiales o servicios necesarios, o cuando no están bien capacitados o usan equipos deficientes.
Handoffs o Transferencias de Información
Una transferencia de información, o handoff, sucede cuando una persona o sistema pasa datos a otra parte. Estas transferencias pueden ser fuente de errores y retrasos si la información es incorrecta o llega tarde. Automatizar estos procesos ayuda a reducir errores y a agilizar el flujo de trabajo.
Interacciones con el Cliente
Las interacciones con los clientes son fundamentales. Es importante que puedan comunicarse con representantes de atención que sean justos, amables y competentes. Cuando la satisfacción en el contacto con el cliente es baja, toda la empresa puede verse afectada negativamente.
Implementación
Junto con expertos en la industria, los dueños y gerentes deben analizar cómo deben fluir las acciones dentro de la empresa. Dedicar tiempo a definir procesos claros, concisos y lógicos aumentará la satisfacción de los empleados, reducirá desperdicios y mejorará la experiencia del cliente. La elaboración de mapas de procesos, como se mencionó anteriormente, puede transformar cualquier negocio.