1. Comunícate en exceso
La comunicación es fundamental en cualquier actividad empresarial, especialmente en la gestión de proyectos. Es importante que puedas comunicarte con todos los interesados en el proyecto desde el inicio. Esto facilitará o complicará los siguientes pasos, dependiendo de cómo manejes la comunicación.
2. Establece un equipo de respuesta a riesgos
Siempre existen amenazas que pueden poner en riesgo el éxito de tu proyecto. Como gestor, no puedes intentar apagar cada incendio que surja. Es necesario delegar esa tarea. Por eso, crea un equipo de respuesta a riesgos como tu primera línea de defensa ante problemas en el proyecto.
3. Realiza una reunión antes de comenzar el proyecto
Las reuniones no siempre son prácticas o divertidas. Pero si debes limitar las sesiones, asegúrate de que una sea obligatoria: la reunión de inicio del proyecto, para que todos estén en la misma página. Es imprescindible que asistan todos los involucrados en esta reunión clave.
4. Define reglas claras mediante un documento detallado de alcance
Tu proyecto necesita un conjunto de directrices, que se reflejan en un documento detallado de alcance. Como su nombre indica, contiene toda la información que los interesados deben conocer sobre los detalles del proyecto.
5. Crea un plan de trabajo detallado
Similar al punto anterior, necesitas directrices para la ejecución del proyecto. Siempre que sea posible, elabora un plan de trabajo basado en proyectos similares anteriores.
6. Documenta todo, absolutamente TODO
Pasos detallados, obstáculos, cambios, etc., deben quedar registrados para no dejar ningún detalle fuera. Esto será útil para revisar el proyecto posteriormente y aprender de la experiencia.
7. Solicita retroalimentación
Es importante recibir retroalimentación periódica. Tu liderazgo debe evaluarse a diario. Pide a los miembros del equipo que te den su opinión sobre tu gestión y cómo puedes mejorarla.
8. Muestra el impacto de nuevas solicitudes de proyecto
Los interesados siempre propondrán nuevas solicitudes. Es fundamental que les hagas saber cómo afectarán los cambios en el cronograma y el presupuesto del proyecto.
9. El alcance puede cambiar, pero asegúrate de que todos firmen un nuevo acuerdo
Cuando el alcance del proyecto cambie por las solicitudes mencionadas, solicita siempre que todos firmen un nuevo documento de acuerdo para formalizar los cambios.
10. ¡Eso es todo!
Al finalizar el proyecto, realiza una reunión final para analizar los resultados y las lecciones aprendidas durante el proceso.
Para resumir, aquí tienes una infografía con los puntos clave:
Infografía proporcionada por Wrike, líder en software de gestión de proyectos