Equipos virtuales en el lugar de trabajo
La llegada de tecnologías avanzadas en el lugar de trabajo en la década de 1950, incluyendo fibra óptica y módems de computadora, permitió que equipos de personas separadas por zona horaria, geografía, cultura o idioma trabajaran juntas hacia un objetivo común. Las computadoras personales en los años 60, los teléfonos móviles en los 70, el correo de voz en los 80 y la internet en los 90, cada uno avanzó la capacidad de personas dispersas para colaborar como un equipo. Para finales de los años 90, según Guía de Estudio de Gestión, grandes empresas tecnológicas como Sun Microsystems experimentaban con equipos virtuales. Hacia 2010, el trabajo virtual se había extendido fuera del laboratorio de Silicon Valley y cruzado líneas de industria. Hoy en día, los equipos remotos, los lugares de trabajo virtuales y los entornos de trabajo híbridos son la norma en los negocios.
Un ejemplo de ello es un fundador y CEO que inició su equipo virtual en 2014, debido a la dificultad de encontrar talento técnico en su región. “Había muy pocos de nosotros comprometidos con el trabajo remoto”, comentó, “y la sabiduría colectiva era que estábamos en una misión fallida que seguramente terminaría en desastre”. Para él, el experimento fue exitoso. Atribuyó ese éxito a ser claro sobre el enfoque de su empresa, contratar personas que quieran trabajar de forma remota y invertir en sistemas para el éxito.
Equipos virtuales vs equipos tradicionales
Al principio, la idea de equipos virtuales se conocía comúnmente como “trabajar desde casa”. En este modelo, vendedores o administradores de oficina dedicaban uno o dos días a la semana a trabajar desde un hogar. Algunas empresas temían que la productividad disminuyera y asumían que los empleados sin supervisión directa no cumplirían con sus tareas. Sin embargo, ese temor resultó infundado. Los equipos virtuales a menudo pueden superar a los tradicionales. “Un estudio exhaustivo de 80 equipos de desarrollo de software con programadores de Estados Unidos, Sudamérica, Europa y Asia demostró que los equipos virtuales pueden conducir a mayor eficiencia y mejores resultados comerciales”, reportó Harvard Business Review, “pero solo si se gestionan para maximizar los beneficios y minimizar las desventajas”.
Ventajas de los equipos virtuales
- Reduce costos: Los equipos virtuales disminuyen los gastos generales. Las empresas ahorran al comprar o alquilar espacios de oficina más pequeños; reducir costos de calefacción, refrigeración, iluminación y seguridad; minimizar gastos de seguros; y reducir gastos en comida, snacks y eventos de oficina. Las herramientas de colaboración en línea han democratizado el emprendimiento, permitiendo que casi cualquier persona con una buena idea arme un equipo disperso con mucho menos dinero que en el pasado.
- Aumenta la satisfacción laboral: La mayoría de los empleados disfrutan trabajar desde casa. La flexibilidad en horarios, más tiempo con la familia, la posibilidad de trabajar mientras viajan y la oportunidad de realizar tareas personales durante los descansos hacen que el empleo remoto sea muy atractivo. Según una empresa de recursos humanos, aproximadamente el 73% de los empleados con arreglos laborales flexibles consideran que estas opciones aumentan su satisfacción en el trabajo.
- Mejora la productividad y eficiencia: El profesor de economía Nicholas Bloom realizó un estudio para una de las mayores agencias de viajes en China, para determinar qué aumentos de productividad podrían generar el trabajo desde casa. Bloom encontró que los empleados que trabajan desde casa trabajan una jornada completa más cada semana que sus colegas en oficina. Es decir, trabajan seis días por cinco días de salario.
- Reuniones con propósito: La sabiduría convencional dice que las reuniones son uno de los mayores desperdicios de productividad en muchas empresas. Cuando las personas deben presentarse en una oficina física todos los días, es fácil convocar o asistir a reuniones sin un propósito claro. Sin embargo, las reuniones virtuales requieren planificación y un objetivo definido. Si los gerentes hacen el esfuerzo extra de reunir a su equipo, probablemente será por una razón válida.
Desafíos de los equipos virtuales
- Falta de comunicación: A menos que una empresa proporcione las herramientas y capacitación necesarias, los miembros del equipo no podrán comunicarse eficazmente. La duplicación de trabajo o tareas pendientes puede ser un problema. Sin embargo, reuniones regulares y herramientas colaborativas de gestión de proyectos pueden solucionar esto.
- Falta de interacción social: Parte de construir una cultura laboral consiste en divertirse juntos. Los trabajadores en un equipo virtual no pueden pasar por la oficina de un compañero para charlar unos minutos. Enviar correos, organizar reuniones de equipo o crear canales de chat para conversaciones informales ayuda a que las personas se conozcan en un espacio digital.
- Herramientas insuficientes: Si los líderes no proporcionan un conjunto completo de herramientas colaborativas y no capacitan a los empleados en su uso, el experimento puede fracasar. La buena noticia es que existen varias herramientas asequibles o gratuitas disponibles.
Herramientas para la colaboración en línea
Los beneficios de los equipos virtuales dependen en gran medida de la tecnología que los respalda. Aunque los softwares y plataformas cambian con el tiempo, las empresas deben invertir en tecnología para diseño, comunicación, documentación, seguimiento del tiempo, compartición de archivos y gestión de proyectos.
Algunas de las mejores y más económicas tecnologías de colaboración en uso hoy en día incluyen tanto herramientas de comunicación como de gestión de proyectos. Las herramientas de comunicación mantienen a los empleados en contacto, mientras que las de gestión permiten a cada miembro tener una visión general del proyecto.
Herramientas de comunicación
- Plataformas de chat: Sirven principalmente para comunicarse. Los miembros del equipo pueden chatear, hacer preguntas o solicitar ayuda.
- Videollamadas y llamadas: Facilitan la comunicación cara a cara y por voz. Son sencillas, fáciles de instalar y familiares para la mayoría de los trabajadores.
- Plataformas de reuniones virtuales: Permiten que los equipos se reúnan sin complicaciones técnicas, sin necesidad de un soporte de TI especializado.
Herramientas de gestión de proyectos
- Gestores de tareas: Como una de las primeras opciones basadas en la web, ayudan a organizar y seguir el trabajo. Permiten crear proyectos, asignar tareas, adjuntar documentos, establecer fechas límite y comunicarse en la plataforma.
- Tableros de tareas: Utilizan notas movibles para mostrar las tareas de cada miembro. Incluyen fechas límite y notificaciones para recordar cuándo expira una tarea.
- Plataformas de colaboración: Ayudan a mantener a los trabajadores al tanto de sus asignaciones, facilitar la comunicación con supervisores y colegas, y planificar tareas futuras.
No es necesario invertir en la tecnología más avanzada para disfrutar de las ventajas de los equipos virtuales. Cuando se usan de forma regular y con propósito, herramientas básicas como videoconferencias y correos electrónicos pueden mantener a un grupo disperso geográficamente unido y trabajando en conjunto. Después de todo, la mejor tecnología de comunicación es aquella que tu equipo usará bien y con frecuencia.
En el lugar de trabajo del futuro, los gerentes reconocerán las ventajas de los equipos virtuales y los empleados se sentirán cómodos moviéndose sin problemas entre el trabajo presencial y el remoto. Los profesionales emergentes necesitan conocimientos tecnológicos y habilidades para afrontar los desafíos de los equipos virtuales. Para aprender más sobre este tema y otras tendencias en los negocios, considera obtener tu licenciatura en línea con una institución reconocida.
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