Organizar un evento corporativo exitoso puede marcar la diferencia para el éxito de una empresa durante todo el año. Estos eventos pueden atraer a clientes que estaban a punto de firmar una extensión con la compañía y ayudarlos a tomar la decisión final.
Los eventos de reconocimiento a clientes pueden ser un ejemplo de evento corporativo que no solo genera un buen retorno de inversión en términos de cierre de negocios, sino que también mejora la lealtad de los clientes. Los clientes y clientes potenciales quieren sentirse valorados, y un evento bien organizado puede lograrlo, lo cual es invaluable.
Planificar uno de estos eventos es una tarea enorme, ya que el éxito o fracaso del evento recaerá en una o varias personas responsables de la logística. Desarrollar una estrategia y ejecutarla puede ser sencillo si los procesos son claros y existe un flujo de trabajo fácil de seguir.
A continuación, compartimos algunos consejos que te ayudarán a desarrollar y ejecutar una estrategia para un evento corporativo del que los asistentes hablarán durante meses.
Una solución fiable para la planificación de eventos facilita el flujo de trabajo
Gestionar un proyecto con tantas variables como un evento corporativo requiere herramientas que ayuden a mantenerse organizado y a cumplir con cada tarea en su plazo. La capacidad de asignar tareas a otros miembros del equipo, quienes se harán responsables de ellas, es fundamental, y enviar interminables correos electrónicos para hacer seguimiento no siempre es la opción más eficiente. La planificación estratégica de eventos considera todos los factores que impactarán la calidad del evento y la experiencia de los asistentes.
No contar con una solución de planificación de eventos corporativos para optimizar todo el proceso limita la eficiencia en la organización del evento.
Aprovechar la automatización para el evento
Las tareas que pueden ser automatizadas deben automatizarse, permitiendo que las personas puedan enfocarse en otras tareas menos tediosas. Por ejemplo, enviar un correo masivo o agregar automáticamente a un asistente a una lista tras la compra de un boleto o registro.
Es imprescindible poder conectar diferentes soluciones, ya sea un sistema de contabilidad o un CRM. Esto ayuda a aumentar las inscripciones y garantiza que ciertos clientes o prospectos de ventas asistan al evento. Los procesos automatizados asignan tareas automáticamente, eliminando errores humanos y facilitando la gestión, especialmente cuando se trabaja con equipos grandes.
Enfocarse en la experiencia del asistente
La experiencia del asistente es un factor clave en un evento, ya que una experiencia positiva hará que los participantes quieran volver año tras año.
Solicitar retroalimentación es fundamental para identificar tendencias que refuercen los aspectos positivos y señalar áreas de mejora. Aunque algunos asistentes puedan no quedar completamente satisfechos, buscar patrones en sus comentarios puede ofrecer ideas valiosas para mejorar futuros eventos.
Monitorear las redes sociales también puede ser útil, ya que permite responder preguntas o resolver problemas que los asistentes puedan publicar.
La tecnología en el lugar del evento, como una aplicación móvil, puede mejorar significativamente la experiencia del asistente. Estas aplicaciones facilitan la navegación del evento, permitiendo a los asistentes crear su propia agenda, comunicarse con otros participantes, localizar puntos clave en un plano y mucho más.
Establecer el presupuesto del evento y obtener lo mejor por ese dinero
Elegir un lugar y negociar con los proveedores para un evento debe ser manejado por un buen negociador, ya que estos factores pueden afectar significativamente el presupuesto. Utilizar tecnología como plataformas de búsqueda de lugares puede ayudar a maximizar los recursos disponibles, simplificando y gestionando el proceso de negociación.
El lugar es un buen punto de partida para negociar, ya que ofrecer la realización de múltiples eventos en ese espacio puede reducir los costos. Además, colaborar con empresas que se encarguen del catering y puedan promocionar su marca también ayuda a disminuir los gastos en alimentación.
Es fundamental que el presupuesto también cubra adecuadamente la promoción del evento, ya que dar a conocer una conferencia o reunión aumentará las inscripciones y contribuirá al éxito final del evento.
Conclusión
Organizar un evento corporativo requiere paciencia y un enfoque proactivo, ya que las cosas no se resolverán por sí solas. Gestiona los detalles importantes y trata el proceso como un proyecto, ya que puede traer grandes beneficios tanto para la empresa como para el crecimiento profesional de quienes participan.