La Caja de Eisenhower: Cómo ser más productivo
La estrategia de Eisenhower para tomar acción y organizar tus tareas es sencilla. Con la matriz de decisiones que te comparto a continuación, podrás separar tus acciones según cuatro posibilidades.
- Urgente e importante (tareas que harás de inmediato).
- Importante, pero no urgente (tareas que programarás para después).
- Urgente, pero no importante (tareas que delegarás a otra persona).
- No urgente ni importante (tareas que eliminarás).
Lo genial de esta matriz es que puede usarse tanto para planes de productividad amplios (“¿Cómo debería gastar mi tiempo cada semana?”) como para planes diarios más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”).
A continuación, un ejemplo de cómo se ve mi Caja de Eisenhower para hoy.
La diferencia entre urgente e importante
Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante. – Dwight Eisenhower
Las tareas urgentes son esas cosas que sientes que necesitas responder: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes, noticias. Por otro lado, en palabras de expertos, “Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra misión, valores y metas a largo plazo.”
Separar estas diferencias puede ser sencillo una vez, pero hacerlo de forma continua puede ser difícil. La razón por la que me gusta la matriz de Eisenhower es que proporciona un marco claro para tomar decisiones una y otra vez. Y como en todo en la vida, la constancia es lo más difícil.
Eliminación antes que optimización
Hace unos años, leía sobre programación cuando encontré una cita interesante:
“No hay código más rápido que no tener código.”
En otras palabras, la forma más rápida de hacer algo — ya sea que una computadora lea una línea de código o que elimines una tarea de tu lista — es eliminar esa tarea por completo. No hay forma más rápida de hacer algo que no hacerlo en absoluto. Esto no significa ser perezoso, sino forzarte a tomar decisiones difíciles y eliminar cualquier tarea que no te acerque a tu misión, valores o metas.
Con frecuencia, usamos la productividad, la gestión del tiempo y la optimización como excusas para evitar la pregunta difícil: “¿Realmente necesito hacer esto?” Es mucho más fácil estar ocupado y decirte que solo necesitas ser un poco más eficiente o “trabajar un poco más tarde esta noche” que afrontar el dolor de eliminar una tarea con la que estás cómodo, pero que no es la mejor inversión de tu tiempo.
Como dice un experto, “Estar ocupado es una forma de pereza — pensar de forma perezosa y actuar sin criterio.”
La matriz de Eisenhower es especialmente útil porque me impulsa a cuestionar si una acción es realmente necesaria, lo que aumenta las probabilidades de mover tareas a la categoría de “Eliminar” en lugar de repetirlas sin pensar. Y, siendo honestos, si eliminaras todas las cosas que desperdicias cada día, probablemente no necesitarías consejos sobre cómo ser más productivo en lo que realmente importa.
¿Esto me ayuda a lograr mi objetivo?
Una última reflexión: puede ser difícil eliminar actividades que desperdician tiempo si no tienes claro hacia dónde te diriges. En mi experiencia, hay dos preguntas que ayudan a clarificar todo el proceso de la Caja de Eisenhower.
- ¿Hacia dónde estoy trabajando?
- ¿Cuáles son los valores fundamentales que guían mi vida?
Estas son preguntas que me hago en mi revisión anual y en mi informe de integridad. Responderlas me ha ayudado a definir mejor las categorías de ciertas tareas en mi vida. Decidir qué tareas hacer y cuáles eliminar se vuelve mucho más sencillo cuando tienes claro qué es importante para ti.
La matriz de Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero la he encontrado muy útil para tomar decisiones, aumentar mi productividad y eliminar comportamientos que consumen energía mental, desperdician tiempo y rara vez me acercan a mis metas. Espero que también te sea de utilidad.