Desafío 1: Reunir el talento adecuado para la migración a Dynamics 365 CRM
Para llevar a cabo la migración a Dynamics 365 CRM, una empresa necesita un equipo experto que pueda gestionar todos los aspectos comerciales y técnicos del proceso. Un equipo eficiente de migración a CRM debe incluir diferentes roles, como analistas de negocio, gerentes de proyecto, arquitectos de CRM, desarrolladores y testers. Sin embargo, formar un equipo tan multidisciplinario puede ser complicado, ya que la empresa puede no contar con todo el talento necesario internamente.
Prácticas útiles:
Implementar un programa de capacitación impulsado por IA
Si tu equipo interno carece de las habilidades necesarias para realizar la migración a CRM, puedes iniciar un programa de formación corporativa para mejorar sus competencias. Como la capacitación puede tomar desde unas semanas hasta varios meses, lo que podría retrasar la migración, las empresas pueden acelerar el proceso con software de aprendizaje impulsado por IA, como Retrain.ai, 360Learning o Degreed.
Estas soluciones analizan datos relacionados con los empleados provenientes de sistemas de recursos humanos y gestión del talento para crear un inventario de habilidades y detectar brechas que puedan afectar la migración. Luego, una plataforma con IA puede diseñar rutas de aprendizaje personalizadas para cada empleado y ofrecerles materiales relevantes, asegurando que reciban una formación coherente y adaptada a sus roles dentro del equipo de migración.
Externalizar la migración a Dynamics 365
Si consideras que tu equipo de TI interno puede gestionar la migración a Dynamics 365, pero aún tienes brechas en ciertas habilidades, puedes complementar tu equipo con desarrolladores externos. Esto evita gastar recursos en contratar y capacitar talento especializado, como arquitectos de CRM, testers o ingenieros en IA.
En caso de que tu empresa no tenga un equipo interno dedicado a la migración y la ampliación de personal no sea una opción, puedes externalizar todo el proyecto a un equipo externo. Este equipo se encargará de todas las etapas, desde el análisis de negocio y la estrategia de datos hasta la migración, siendo responsable del resultado final.
Desafío 2: Ejecutar una migración de datos precisa hacia Dynamics 365
La migración de datos desde un sistema CRM heredado a una solución basada en Dynamics 365 puede ser la parte más compleja y arriesgada del proceso. Incluso la pérdida o corrupción de pequeños volúmenes de datos puede interrumpir las operaciones comerciales, causando pérdidas financieras o de reputación.
Prácticas útiles:
Realizar una auditoría exhaustiva de datos
Primero, debes definir qué tipos de datos necesitas migrar desde tu sistema CRM antiguo a Dynamics 365. Durante la auditoría, es fundamental identificar y documentar todos los datos críticos, su formato y estructura, además de revisar los campos utilizados en tu CRM actual para definir claramente los requisitos de integración.
Probar a fondo los mapeos de datos
Una vez documentados los campos, debes definir cómo se corresponden con los campos en la solución basada en Dynamics 365. Esto ayuda a reducir errores en la integración de datos. Para facilitar este proceso, tu equipo puede usar capacidades automáticas de mapeo de campos que ofrecen Dynamics 365 o soluciones de terceros.
Es importante probar estos mapeos en entornos de prueba, ejecutando datos de ejemplo para detectar posibles errores antes de la migración definitiva. Puedes crear estos entornos con herramientas de la plataforma de Microsoft o adquirir entornos de prueba de socios oficiales.
Limpiar y agrupar los datos antes de migrar
Los datos inexactos o duplicados pueden causar errores en la nueva solución CRM. Por ello, es crucial realizar limpieza y agrupación de datos para mejorar su calidad y asegurarse de que encajen correctamente en los nuevos campos del sistema.
Desafío 3: Lograr una alta adopción de Dynamics 365 CRM entre los empleados
Incluso si la migración de datos se realiza sin problemas técnicos, el éxito del proyecto dependerá de que los empleados adopten el nuevo CRM. Si los empleados no usan Dynamics 365 o no aprovechan todas sus capacidades, la inversión en tecnología no dará el máximo retorno.
Prácticas útiles:
Obtener la aceptación de los empleados
Para lograr una alta adopción, es importante involucrar a los equipos de marketing, atención al cliente y ventas desde el inicio del proceso. Explica por qué se realiza la migración, qué ineficiencias se pueden solucionar y cómo esto beneficiará su trabajo. Comunicar estos aspectos puede motivar a los empleados a adoptar el nuevo sistema.
Capacitar a los empleados de forma integral
Aunque se fomente el uso de Dynamics 365, sin la formación adecuada es difícil que los empleados aprovechen todas sus funcionalidades, lo que puede generar frustración. Es recomendable ofrecer capacitación continua, incluyendo cursos oficiales y formación basada en roles específicos, para que los usuarios puedan familiarizarse con las herramientas y funciones del CRM.
Se pueden utilizar recursos de aprendizaje oficiales y colaborar con socios especializados que evalúen las habilidades actuales y proporcionen materiales de capacitación adaptados a las necesidades del equipo.
Reflexiones finales
Dynamics 365 es una suite de software integral que ofrece soluciones confiables para marketing, ventas y atención al cliente. Si tu empresa está considerando migrar a Dynamics 365, es fundamental anticipar los posibles desafíos y diseñar una estrategia clara para abordarlos.
Para maximizar el retorno de inversión en Dynamics 365, se recomienda contar con consultores especializados desde el inicio. Un socio tecnológico confiable puede analizar tus requisitos, ofrecer una estrategia de migración personalizada y gestionar los aspectos técnicos para acelerar y simplificar la transición.