Comprendiendo la gestión del cambio
La gestión del cambio es un concepto que puede variar según la perspectiva. Se puede resumir en tres significados diferentes, pero la definición más común es: el uso de métodos y enfoques para analizar e influir en el comportamiento humano.
Muchas de las herramientas de gestión del cambio son académicas, teóricas o conceptuales, y buscan evitar que el cambio interrumpa las operaciones diarias de una organización.
Análisis de stakeholders
Un paso fundamental en el proceso de gestión del cambio es el análisis de stakeholders. Con este método, el objetivo es identificar a los stakeholders y clasificarlos en diferentes categorías. Existen varias formas de categorizar a los stakeholders, como por su influencia o el impacto que pueden tener en un proyecto.
El análisis de stakeholders se puede dividir en 3 pasos:
- 1. Identificar – Anotar a todas las personas que puedan verse afectadas por el proyecto, incluyendo a quienes provienen de fuera de la organización.
- 2. Priorizar – Revisar la lista de stakeholders y priorizarlos según su importancia e influencia en el proyecto.
- 3. Categorizar (también conocido como mapeo de stakeholders) – Una vez priorizados, crear un mapa que muestre a los stakeholders, su influencia, mercados, ubicación y cómo deben ser gestionados.
Al finalizar el análisis, deberías saber quiénes son los stakeholders del proyecto y qué importancia tiene para ellos.
Los 8 pasos de Kotter para el cambio
El modelo de 8 pasos para el cambio de John Kotter es una de las herramientas más conocidas para gestionar cambios organizacionales. Frecuentemente enseñado en escuelas de negocios, este modelo ofrece una guía útil para manejar cambios a gran escala.
Este método se suele aplicar cuando se implementan nuevos sistemas tecnológicos o en procesos de transformación digital. Sus 8 pasos son:
- Crear urgencia – Todos hemos procrastinado en algún momento. A veces, es necesario salir de la zona de confort para lograr resultados. Crear un sentido de urgencia aumenta la motivación y ayuda a entender que el tiempo apremia.
- Formar una coalición fuerte – Contar con personas influyentes en el equipo es clave en el cambio organizacional. Tener stakeholders poderosos al frente refuerza la necesidad de cambio ante el resto del grupo. La unidad entre stakeholders es esencial para alcanzar los objetivos.
- Desarrollar una visión para el cambio – Entender los valores asociados al cambio ayuda a construir una estrategia y, en consecuencia, una visión clara. Tener una visión convincente facilita que los empleados comprendan lo que se espera de ellos.
- Comunicar la visión claramente – La comunicación efectiva es vital. Mantener diálogos regulares y claros, mediante reuniones presenciales o correos electrónicos, asegura que todos compartan los objetivos y monitoreen el avance.
- Eliminar obstáculos – Aunque estemos motivados, siempre hay obstáculos. Identificarlos y remover las barreras ayuda a mantener un proceso más fluido.
- Lograr victorias a corto plazo – Celebrar pequeños logros genera confianza. Es recomendable comenzar con éxitos rápidos para fortalecer la motivación y el compromiso con el cambio.
- Construir sobre los cambios – Es fácil perder el enfoque. Encontrar maneras de reavivar el impulso y revisar regularmente los avances permite aprender de los errores y consolidar los logros.
- Mantener las estrategias – La resistencia al cambio puede hacer que las nuevas prácticas vuelvan a antiguas. Es importante seguir reforzando los cambios para que se conviertan en la nueva norma.
Herramienta de evaluación de preparación para el cambio
Una herramienta de evaluación de preparación para el cambio ofrece una visión del estado actual de la cultura y comportamientos en la organización. Ayuda a verificar si los stakeholders están listos para aceptar el cambio. Esto implica encuestas a diferentes niveles para determinar su aceptación, y recopilar información como:
- Estilos y comportamientos individuales
- Confianza en la gestión y apoyo
- Conciencia sobre el cambio propuesto
- Capacidad de la cultura organizacional para eliminar obstáculos
- Habilidades de comunicación
Mapeo de cultura
El mapeo de cultura es otra herramienta útil en la gestión del cambio. Cada organización tiene su propia forma de operar, con valores y comportamientos específicos. Un mapa de cultura proporciona los datos necesarios para ejecutar procesos de cambio, permitiendo identificar facilitadores positivos y posibles riesgos. Los pasos son:
- Identificar los grupos y subculturas dentro de la organización, así como a sus representantes.
- Entrevistar a los grupos para detectar empleados que puedan resistirse al cambio, entendiendo si esa resistencia es intencional o no.
- Organizar la información recopilada para clasificar resultados, comportamientos y resistencias.
Análisis de campo de fuerzas
El análisis de campo de fuerzas ayuda a identificar cómo el cambio afecta a los stakeholders, considerando los aspectos negativos y positivos. Se realiza mediante lluvias de ideas, entrevistas, reuniones y encuestas para entender qué fuerzas apoyan o dificultan el cambio.
Las 3 etapas de Lewin
Desarrollado por Kurt Lewin en los años 40, este modelo describe el proceso de cambio exitoso en 3 etapas: descongelar, cambiar y volver a congelar.
Etapa 1 – Descongelar
Preparar a la organización para aceptar el cambio, reconociendo que las cosas no pueden mantenerse igual y que se necesita cambiar. Es importante que los empleados comprendan la necesidad del cambio para facilitar su aceptación.
Etapa 2 – Cambiar
Transición en la que la organización modifica sus formas de hacer las cosas. Es la etapa más difícil, ya que el cambio se vuelve tangible. Es fundamental educar, capacitar, comunicar y apoyar a los empleados durante este proceso.
Etapa 3 – Volver a congelar
Reforzar los cambios para normalizarlos, integrándolos en comportamientos, procesos o metas organizacionales. Cuando los cambios son aceptados, se consolidan mediante refuerzos positivos, asegurando que se mantengan en el tiempo.
ADKAR
ADKAR es una herramienta de coaching en gestión del cambio que busca asegurar que los empleados involucrados estén de acuerdo y crean en el proceso. Sus cinco pilares son:
- Conciencia de la necesidad de cambiar
- Deseo de apoyar los métodos de cambio
- Conocimiento sobre los involucrados y cómo pueden contribuir
- Capacidad para realizar los cambios necesarios en habilidades y comportamientos
- Reforzar los cambios para evitar retrocesos
Técnica de los Seis Sombreros para Pensar de de Bono
La técnica de los Seis Sombreros de Edward de Bono es una herramienta sencilla para generar soluciones creativas en grupo. Cada sombrero representa un estilo de pensamiento diferente, y usarlos ayuda a considerar todos los aspectos del cambio.
Al ponerse mentalmente estos sombreros y alternarlos con el equipo, se facilita compartir ideas y perspectivas.
- Blanco – Información disponible o necesaria.
- Negro – Riesgos, debilidades y problemas.
- Rojo – Sentimientos y opiniones sobre el cambio.
- Amarillo – Positivos y beneficios del cambio.
- Verde – Generación de ideas y alternativas.
- Azul – Revisión de lo aprendido y próximos pasos.
Esta técnica ayuda a definir metas antes del cambio y a compartir ideas para su implementación.
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