1. Entiende la diferencia entre procesos y procedimientos
Existen dos tipos de procesos. Algunos son formales y otros informales. Los procesos informales simplemente se llaman procesos y son implícitos. Forman parte de las actividades diarias de tus empleados, pero no están documentados formalmente. Además, no se les suele dar mucha importancia para mejorarlos.
Por otro lado, los procesos formales se conocen como procedimientos. A diferencia de los procesos regulares, los procedimientos están estrictamente regulados y documentados. Se proporciona a los empleados un conjunto de reglas claras para seguir, asegurando que se hagan de la manera más eficiente posible.
El objetivo es convertir la mayor cantidad posible de tus procesos y procedimientos en formales. Algunos empleados pueden protestar, pero al final es para el bien mayor de la empresa, y debes dejarlo claro. Entre los beneficios están:
- Mayor responsabilidad
- Roles y tareas claramente definidos para los empleados
- Todos sabrán quién está a cargo de qué
- Aumento de la productividad
- Más tiempo libre para que los empleados trabajen en tareas cruciales
2. Entiende la importancia de mejorar tus procesos de negocio
Si quieres que tus esfuerzos sean consistentes, debes comprender los beneficios reales de mejorar tus procesos y procedimientos. Si no lo haces, y todos en la cadena también lo entienden, perderás foco y aceptación.
“No gestionar la gobernanza de procesos mediante tecnologías y disciplinas de gestión de procesos puede tener graves repercusiones para cualquier negocio”, afirma un CEO reconocido. “Esto puede resultar en que diferentes personas hagan las cosas de distintas maneras, o que ciertas tareas se dupliquen o tripliquen, elevando costos y causando retrasos”, añadió.
Al final, el objetivo de la gestión de procesos es hacer que las operaciones sean más fluidas y el flujo de trabajo más productivo. Cuando los procesos son ineficientes o disfuncionales, pueden causar problemas en la organización, afectar la satisfacción de los empleados y poner en riesgo su salud. También perjudican el servicio a los clientes, desperdician recursos y aumentan los costos.
Las tres metas principales de la gestión y mejora de procesos son mayor eficiencia, efectividad y flexibilidad. Los procesos a menudo son ineficaces por esfuerzo manual o por falta de monitoreo adecuado. Mejorarlos permite ahorrar tiempo y recursos.
Así, tus procesos serán más efectivos, tomarás mejores decisiones, las tareas necesarias se realizarán de manera más adecuada y la satisfacción del cliente aumentará. La mejora de procesos también debe hacer que tu negocio sea lo más flexible posible para afrontar contingencias, nuevas regulaciones y tecnologías emergentes.
Para más información sobre los beneficios de la gestión de procesos, puedes consultar recursos en línea que destacan su valor y cómo implementarla en tu negocio. Además, existen programas de formación en gestión y dirección empresarial que puedes realizar completamente en línea, dándote las habilidades necesarias para gestionar procesos tú mismo mientras continúas con tu negocio actual.
3. Simplifica y optimiza
Una de las mejores formas de mejorar los procesos de negocio es simplificarlos y hacer que sean más eficientes. De hecho, esto es el núcleo del movimiento “lean”. Cuantos menos pasos tenga un proceso, más rápido aprenderán los nuevos empleados y más pronto estarán operativos. Además, menos pasos significan menos oportunidades para errores. Elimina la entrada de datos duplicados y ahorrarás tiempo y dinero, además de reducir errores.
Aquí tienes algunos consejos para optimizar tu flujo de trabajo:
- Mapea el proceso actual
- Analízalo según su estado actual
- Identifica áreas para mejorar
- Crea un plan para mejorar una área
- Implementa el plan
- Analiza el nuevo proceso para verificar que funciona como esperabas
No comiences otro proyecto de mejora hasta que hayas comprobado que el anterior tuvo el efecto deseado. Asegúrate de que todo funciona correctamente antes de hacer más cambios. Reconoce que a veces tendrás que ajustar tu proceso para perfeccionarlo antes de avanzar. Además, reserva tiempo en tu agenda para resolver problemas, ya sea brindando más capacitación o solucionando problemas de producción.
4. Recuerda el objetivo final: servir al cliente y generar ingresos
Casi todos los procesos deben estar alineados con el objetivo final, que es generar ingresos o mejorar la experiencia del cliente. Determina cómo cada proceso contribuye a este objetivo. Si no lo hace, quizás sea mejor eliminarlo.
Una vez que tengas un proceso optimizado enfocado en vender, construir y entregar productos o servicios, puedes analizar cada uno. ¿Cuánto cuesta cada proceso y qué valor aporta al cliente? Elimina productos que cuesten más de lo que generan en beneficios, o busca maneras de reducir sus costos.
5. Busca formas de reducir riesgos
El riesgo no debe considerarse solo como un proceso abstracto. Tiene costos asociados. Los productos defectuosos generan gastos en reparaciones y devoluciones, o pierdes clientes que dejan de comprar. La entrega tardía puede causar pedidos retrasados, clientes insatisfechos, reembolsos costosos o estanterías vacías que te hacen perder ventas potenciales.
Busca defectos y errores en tus procesos y productos. Revisa estos procesos para reducir las oportunidades de error. Cambiar a un proveedor más confiable o que produzca componentes con menos variabilidad es una opción. También puedes aplicar controles más rigurosos, realizar inspecciones frecuentes, monitorear más de cerca la maquinaria o hacer mantenimiento preventivo regularmente para disminuir defectos inesperados.
¿Cómo reducir riesgos al mejorar procesos de negocio?
- Solicita retroalimentación desde el inicio y escucha las preocupaciones
- Realiza reuniones durante el proyecto y permite que todos opinen
- Monitorea el proceso tras los cambios, revisa a los 30, 60 y 90 días
- Sé flexible, dispuesto a revertir cambios fallidos y hacer ajustes si surgen problemas
- Documenta las acciones tomadas y los resultados; las lecciones aprendidas pueden ser útiles en otros ámbitos
Reducir riesgos en proyectos de mejora de procesos disminuye las probabilidades de fracaso. La alta tasa de fallos en proyectos hace que muchos sean escépticos respecto a nuevas iniciativas.
6. Establece métricas clave y gestiona en función de ellas
Lo que se mide, se gestiona. Sin embargo, muchas empresas gestionan con métricas superficiales que no aportan valor real, o con indicadores como beneficios que no necesariamente reflejan la salud a largo plazo del negocio. Mejores métricas incluyen tasas de trabajo en proceso, tasas de producción, tiempo de ciclo y satisfacción del cliente.
Estas métricas permiten a los empleados entender el estado actual de las operaciones y su contribución a la empresa. También ayudan a los gerentes a detectar desviaciones antes de que la situación sea crítica. Cuando relacionas cualquier proyecto de mejora con estas métricas y objetivos comerciales, es más probable que obtengas apoyo.
7. Ten un proceso para todo, incluso para la mejora de procesos
Implementa un proceso estándar para todo, desde enviar un paquete hasta procesar un pago. Usa procedimientos controlados formalmente para construir productos o actualizar software en servidores. Estos sistemas reducen riesgos y aumentan las probabilidades de hacerlo bien.
Establece un sistema formal para recopilar propuestas de cambios o actualizaciones en la documentación. Define claramente las prioridades del departamento para decidir qué proyectos se abordan primero. Sigue estos procesos al hacer cambios en líneas de producción y procesos de negocio, incluyendo la actualización de documentación y capacitación del personal.
8. Documenta todo
La documentación no debe ser una tarea secundaria; debe ser una prioridad. Documenta cada proceso en tu negocio. Esto permite que cualquier persona que asuma un rol sepa cómo hacerlo correctamente desde el principio. Actualiza la documentación cuando hagas cambios en los procesos y comunica esas modificaciones a tu equipo. De lo contrario, corres el riesgo de que las personas sigan trabajando como siempre, aunque hayas implementado mejoras.
Los procesos de negocio son la forma en que se realiza el trabajo en tu empresa. Entenderlos y documentarlos es el primer paso para mejorarlos, y esto eventualmente conduce a una organización más ágil y rentable.