1. La automatización del proceso manual es imprescindible
Realizar pedidos, aceptar órdenes y facturar siempre ha sido un trabajo que requiere mucho esfuerzo. Si se hace manualmente, hay mayor riesgo de errores y consume mucho tiempo.
Un programa inteligente de gestión de restaurantes que automatiza todo el proceso de facturación y pedidos — desde pedidos en tablet programados hasta facturación instantánea — reduce la necesidad de recursos humanos costosos para realizar estas tareas.
Contar con un sistema de gestión de costos que incluya una pantalla para la cocina sin duda disminuirá la dependencia del trabajo físico, lo que, según expertos, reducirá los costos laborales.
Una vez que el pedido se registra en el sistema POS, se muestra rápidamente en la pantalla de la cocina en tiempo real.
2. Reporte de costos del restaurante
Otro consejo importante es mantener siempre un control sobre los gastos generales del negocio.
El reporte en tiempo real resulta muy útil en esta situación. Al monitorear los números y mediante informes instantáneos, podrás tener un control riguroso del negocio, identificar áreas donde se pierde dinero y mantener un registro de ventas y compras.
3. Gestionar el desperdicio mediante el control de porciones
Las porciones grandes y la sobreproducción son señales de desperdicio que aumentan los costos de alimentos.
Es fundamental contar con las herramientas adecuadas para calcular las porciones y gestionar cuidadosamente el tamaño de las mismas. Una presentación adecuada de los platos es importante, ya que el exceso puede generar desperdicio y elevar los costos de comida.
Recomendamos crear un gráfico de monitoreo basado en estos parámetros:
- Comida derramada en el suelo o en la cocina
- Comida devuelta por los clientes
- Comida desperdiciada durante la cocción
- Porciones adicionales que se desechan
Antes de analizar estos datos, debes tomar acciones correctivas según los resultados.
Por ejemplo, si los clientes devuelven comida con frecuencia, quizás debas mejorar la calidad o el sabor de los alimentos.
Si la comida se quema con frecuencia en la cocina, sería conveniente capacitar mejor a los cocineros o considerar adquirir mejor equipo de cocina.
4. Comprar materias primas a crédito para reducir costos
Gestiona tus costos de restaurante de manera inteligente realizando compras en efectivo y gestionando todas las adquisiciones a través de la cuenta del restaurante en modalidad de crédito.
Generalmente, comprar materias primas en efectivo suele ser en menor cantidad y puede resultar más costoso en comparación con compras en grandes volúmenes.
Comprar a crédito puede ser beneficioso, ya que te permite administrar mejor el flujo de caja, generar ingresos por ventas y pagar después. Considera el período de crédito antes de elegir a tu proveedor.
Este período suele variar entre 10 y 25 días, dependiendo del proveedor. Asegúrate de establecer reglas claras para las transacciones, entregas y pedidos. Participa en un grupo de compras cuando sea posible, para reducir significativamente los costos del restaurante.
En un grupo de compras, debido al volumen de compradores, los proveedores suelen ofrecer mejores precios.
5. Monitoreo y control del inventario para reducir los costos de alimentos
El primer paso en la gestión de costos del restaurante es monitorear y gestionar el inventario.
Se recomienda registrar diariamente las entradas y salidas de stock, así como el uso real, las 24 horas del día. Llevar un control de la diferencia entre el inventario físico y el inventario ideal te ayudará a detectar si hay desperdicio o mal uso de recursos en el restaurante.
Una diferencia del 5-7% es normal; cualquier porcentaje superior suele indicar desperdicio o malversación.
Contar con un sistema eficiente de inventario y gestión de stock facilitará el seguimiento de estas diferencias, ofrecerá informes en tiempo real y permitirá establecer niveles de reorden para cada producto.
De esta forma, solo deberás hacer pedidos cuando los inventarios alcancen el nivel de reorden, evitando tanto la falta como el exceso de stock. Además, es recomendable comprar alimentos al por mayor, ya que los productos minoristas suelen ser más caros y afectar negativamente la rentabilidad del restaurante.