Todos hemos oído la famosa expresión – el tiempo es dinero. Y no podría ser más cierto cuando se trata de gestión de proyectos. Ahorrar tiempo es clave para cualquier organización, ya sea una empresa pequeña o grande. Por cada proyecto que completes antes de lo previsto, podrás liberar más tiempo para tu desarrollo personal, así como para el crecimiento de tu equipo y tu empresa. Algunas de estas acciones incluyen asumir más proyectos y mejorar la eficiencia tanto individual como del equipo.
Sin embargo, la realidad es que la mayoría de los empleados suelen estar con poco tiempo en la mayoría de los días laborales. Desde gestionar plazos hasta dedicar esfuerzos a tareas administrativas, hay muchas actividades que consumen tu tiempo. Y como gestor de proyectos, puedes diseñar estrategias para mejorar la gestión del tiempo tanto para ti como para tu equipo. Esto te ayudará a planificar actividades de capacitación, así como a mejorar la coordinación y el apoyo del equipo.
Veamos en detalle algunas de las acciones que puedes tomar para optimizar la gestión del tiempo en tu equipo.
Prioriza las tareas para tu equipo.
La forma habitual de abordar un proyecto es planificar los detalles del trabajo a realizar. Aunque este paso es importante, priorizar las tareas tanto para ti como para tu equipo puede ahorrar mucho más tiempo. La estrategia más común para ahorrar tiempo en el trabajo es atender primero las tareas urgentes. Verás que tu equipo adopta esta estrategia por defecto, principalmente por las solicitudes de los gestores de proyectos y otros interesados. Sin embargo, a nivel directivo, priorizar tareas puede resultar complicado, especialmente cuando hay intereses en competencia.
El método de análisis Pareto, que sigue la regla 80/20, puede ser muy útil para los gestores. Significa que debes completar primero el 20% de las tareas que generarán el 80% de los resultados. Esto maximiza la eficiencia y también ayuda a ahorrar tiempo a largo plazo.
Garantiza la visibilidad entre recursos e interesados.
Una de las actividades que más consume tiempo entre los miembros del equipo es actualizarse mutuamente sobre el trabajo realizado y pendiente. Desde informes de estado hasta resolver cuellos de botella, la coordinación puede complicarse cuando hay pasos críticos que actualizar. Esto se agrava si parte o la totalidad del equipo trabaja de forma remota. La solución puede ser realizar reuniones periódicas de actualización y asegurarse de que todos estén informados. También puedes aprovechar la tecnología para facilitar estas actualizaciones.
Con herramientas de gestión de recursos, estos problemas pueden reducirse significativamente. Ofrecen una visión clara de la demanda y capacidad de recursos, permitiendo a la alta dirección planificar mejor en los proyectos. Ya sea que tengas un equipo remoto o múltiples interesados, las actualizaciones en tiempo real y la programación eficiente de recursos facilitarán la gestión de proyectos en menor tiempo.
Participa en actividades de colaboración regularmente.
No hace falta decir que la comunicación es fundamental no solo para el éxito del proyecto, sino también para mantener un equipo saludable. Los beneficios de la colaboración son múltiples, y uno de los principales es que ayuda a ahorrar tiempo en la empresa. Los equipos que trabajan juntos y mantienen contacto constante pueden crecer y fortalecer sus lazos mejor que aquellos que trabajan de forma aislada.
Resolver juntos los cuellos de botella en el trabajo y en los proyectos no solo mejora la coordinación, sino que también permite realizar más tareas en la mitad del tiempo. Si tienes equipos remotos, asegúrate de que participen en reuniones periódicas y se mantengan involucrados con el proyecto principal. Al fomentar la colaboración, notarás un intercambio más fluido de habilidades y conocimientos entre los miembros. Sin importar dónde se encuentren, puedes promover el trabajo en equipo asignando tareas grupales.
Mantén tus reuniones cortas con límites de tiempo.
Las reuniones pueden consumir más tiempo del que imaginas en el trabajo. Sin embargo, en muchos casos, son inevitables para alcanzar hitos importantes del proyecto y mantener informada a la dirección. Pero hay acciones que puedes implementar para reducir la duración de las reuniones. Lo primero es programarlas con anticipación. Este pequeño pero importante paso ayuda a los asistentes a planificar y llegar puntualmente. También es fundamental invitar solo a las personas relevantes, para no desperdiciar tiempo de nadie. Además, no olvides enfatizar la importancia de la puntualidad al enviar las invitaciones.
Otra estrategia clave es tener una agenda clara para la reunión. Esto te permitirá centrarte en los temas importantes y evitar que las discusiones se desvíen. Una vez iniciada, asegúrate de que la reunión se mantenga en tiempo y que se resuelvan las principales dudas y problemas rápidamente.
Implementa medidas de cumplimiento regular entre tu personal.
La eficiencia en tu lugar de trabajo está directamente relacionada con el ahorro de tiempo. Para un equipo eficiente en todos los aspectos, trabajar duro es tan importante como reservar tiempo para descansar. Programar descansos en el calendario ayuda a los empleados a reflexionar sobre su progreso y ajustar su forma de trabajar.
Como gestor de proyectos, las auditorías internas pueden ser útiles para evaluar qué decisiones tomaron más tiempo en implementarse y cómo optimizar esos procesos en el futuro. También es recomendable solicitar retroalimentación del equipo sobre posibles mejoras. Además, puedes planificar sesiones de capacitación y desarrollo de capacidades, si es necesario. Esto aumentará la productividad y facilitará que el equipo complete los proyectos en tiempo y forma.
Finalmente: asegúrate de que cada reunión tenga resultados concretos.
Otra forma de mejorar la eficiencia es implementar un entorno de trabajo basado en resultados, conocido como el método ROWE. Este enfoque no mide el rendimiento del empleado por las horas trabajadas o en la oficina, sino por su desempeño, resultados y producción.
Se puede decir que ahorrar tiempo en la oficina hace que los procesos sean más flexibles y ayuda a los empleados a gestionar mejor su trabajo. Con pequeños cambios en el entorno laboral, podrás aprovechar al máximo a tu equipo y planear su crecimiento hacia un futuro prometedor.