1. Confía en la inteligencia artificial
Hoy en día, existen muchas formas de integrar la inteligencia artificial y la automatización en tu negocio. Por ejemplo, hay software automatizado de gestión de proyectos basado en IA y contabilidad.
Incluso hay opciones con funciones de reconocimiento de voz para que puedas hacer preguntas y mantener conversaciones similares a las humanas, recibiendo insights accionables. Cuando usas IA en tu negocio, no solo reduces tareas administrativas y que consumen mucho tiempo, sino que también tomas decisiones basadas en datos y en insights.
Esto te permite reducir el tiempo dedicado a evaluar datos y enfocarte en implementar decisiones informadas.
Además de la gestión de proyectos y contabilidad, la gestión de relaciones con clientes (CRM) es un excelente lugar para integrar automatización si aún no lo has hecho.
Una buena solución CRM te permitirá gestionar todo de manera sencilla y personalizar campañas de reenganche para fidelizar a tus clientes, generando más ingresos y gastando menos tiempo y recursos.
2. Identifica las ineficiencias
A veces, en un negocio, las cosas se hacen de una misma forma durante tanto tiempo que resulta difícil reconocer que existe un alto nivel de ineficiencia. Un buen punto de partida es analizar honestamente cómo funciona tu modelo actual.
La ineficiencia puede surgir por exceso de burocracia o micromanagement. También puede ser por obstáculos en la comunicación o redundancia en los procesos.
Otra causa puede ser intentar implementar demasiada tecnología a la vez.
En lugar de buscar una solución tecnológica robusta, algunas empresas intentan juntar múltiples softwares y tecnologías, solo para terminar ralentizándose.
3. Si no puedes automatizar, subcontrata
Una vez que encuentres formas de automatizar y usar IA en tu negocio, piensa en otros aspectos donde puedas subcontratar para reducir la ineficiencia.
Todo en tu negocio, incluido tú, debería enfocarse en las áreas donde eres mejor.
Si hay tareas que no puedes o no quieres hacer, subcontráarlas. Aunque requiera una inversión inicial para contratar a alguien, estarás liberando tiempo para enfocarte en estrategias más grandes y de mayor impacto. También estarás ayudando a tus empleados a ser más productivos.
En línea con la subcontratación, está la delegación. Si eres un pequeño empresario y sientes que debes hacer todo tú mismo, detente. No es eficiente y no es una estrategia sostenible para un crecimiento a largo plazo.
4. Cambia tu forma de trabajar y tus empleados te seguirán
Reducir la ineficiencia no solo implica eliminar tareas o automatizarlas, sino también cambiar la forma en que trabajas en las tareas que permanecen en tu lista.
Una estrategia que funciona muy bien para muchos líderes empresariales es la llamada agrupación o batching. Puedes mejorar tu productividad concentrándote en completar una sola tarea o agrupando tareas similares y realizándolas todas juntas, en lugar de saltar de una a otra.
Por ejemplo, puedes agrupar las tareas más desafiantes en la mañana y dejar las tareas más sencillas para la tarde, cuando puedas perder menos concentración.
Si adoptas este método eficiente, es más probable que tus empleados te sigan el ejemplo.
No temas al cambio
Muchas veces, los negocios mantienen rutinas y formas de hacer las cosas por miedo al cambio o por no querer evaluarlas en busca de mayor eficiencia.
La complacencia puede ser enemiga de la eficiencia. Crea una cultura y un ambiente de trabajo que valoren la innovación y acepten el cambio. La cultura empieza desde arriba, así que tú debes dar el ejemplo.
Tu objetivo debe ser no solo una cultura que no tema al cambio, sino también un entorno laboral basado en la agilidad. Así, podrás afrontar desafíos con mayor eficacia y adaptarte rápidamente, en lugar de quedar rezagado.
La eficiencia es clave, y un negocio que puede adaptarse con facilidad a los cambios será más competitivo y resistente. Ten siempre presente estos objetivos.